Что такое закрывающие документы и как их правильно составить

Содержание

• Что такое закрывающие документы
• Зачем нужны закрывающие документы
• Виды закрывающих документов
  • Накладные
  • Акты выполненных работ
  • Счета-фактуры
  • УПД
• Правильно собираем закрывающие документы
• Проверка правильности заполнения закрывающих документов

Что такое закрывающие документы

Закрывающие документы — комплект коммерческих бумаг, которые стороны соглашения (клиент, поставщик, исполнитель) подписывают после завершения сделки, выполнения обязательств по соглашению между двумя сторонами. Они необходимы, чтобы в отчетности было зафиксировано целевое назначение денежного перевода, обосновано поступление средств на счет компании или индивидуального предпринимателя.

Документы подтверждают:

• официальный заказ услуг, продукции;
• качество работ;
• отсутствие претензий с обеих сторон;
• расходы, поступления компании;
• условия сделки, распределение прав участников соглашения;
• стоимость, качество, характеристики товаров.

Юридическим лицам закрывающие документы нужны для бухучета и налоговой отчетности. Индивидуальные предприниматели на ОСНО с помощью документов определяют НДС, налоги на прибыль. Для ИП на упрощенной системе налогообложения (УСН) достаточно стандартного учета. Это позволяет оптимизировать работу фирмы, фиксировать оказанные услуги, приход и расход средств и своевременно отчитываться в ФНС.

Читайте по теме:

Как выставить, проверить и оплатить инвойс

Как с налоговой запросить и получить акт сверки в 2024 году

К документам, подтверждающим факт перевода денег, нужно прикладывать банковские выписки. По требованию законодательства РФ компаниям необходимо сохранять оригиналы закрывающих документов на протяжении минимум пяти лет. В течение этого периода бумаги нужно размещать в бухгалтерии. Затем их переводят в архив. Срок хранения документов отсчитывают от даты подписи договора, соглашения или акта.

Зачем нужны закрывающие документы

Организациям нужны закрывающие документы при заключении сделок по:

• купле-продаже комплектующих, продуктов или материалов;
• выполнению работ;
• оказанию услуг;
• аренде спецтехники, автомобилей или строительного оборудования;
• отправке товаров, которая совмещена с оказанием услуг.

Закрывающие документы нужны для подтверждения:

• отсутствия претензий у обеих сторон,
• предоставления услуги,
• завершения работ,
• передачи продукции,
• перевода подотчетных денег.

Документы нужны организациям, чтобы вести отчетность. По закону «О бухучете» каждую операцию необходимо подтверждать первичными учетными документами. На их основе специалисты фирмы ведут отчетность после завершения каждого квартала.

Виды закрывающих документов

В Налоговом кодексе РФ не указан универсальный пакет документов о завершении сделок. Назначение и варианты оформления закрывающих бумаг зависят от типа предприятия, вида операций и особенностей договора.

Основные закрывающие документы представлены:

• накладными,
• УПД,
• актами,
• счетами-фактурами,
• справками о предоставлении услуг.

Накладные

С помощью накладных фиксируется передача товара. По этим документам подтверждают законность поступлений, ведут учет расходов, составляют налоговую отчетность.

Существуют следующие виды накладных:

1. Товарные. Документы нужны, когда доставку материалов или продукции организует посредник либо покупатель. В бумаге стороны соглашения указывают основные данные о товаре, контактные сведения участников договора. Накладную оформляют по форме предприятия либо по шаблону ТОРГ-12 и визируют подписями.
2. Товарно-транспортные. Фиксируют отправку груза от производителя к покупателю с помощью посредника (компании-перевозчика). В бланке записывают цену товара, затраты на его доставку. Для заполнения накладных разработана форма 1-Т, утвержденная Госкомстатом.
3. Транспортные. Подтверждают законность сделки, сумму за доставку продукции. Накладная подтверждает обязательства транспортной компании по перевозке груза по оговоренной стоимости. Продавец указывает расходы на транспортировку, погрузку, хранение и другие сопутствующие действия. Документы оформляют в 3 экземплярах по специальному шаблону.
4. Требование-накладная. Документ нужен для отслеживания перемещения инструментов и материалов внутри предприятия. Бумага оформляется по шаблону М-11 либо бланку предприятия. Накладные можно составлять в электронном виде при наличии в компании системы ЭДО.
5. На отпуск материалов. Накладная нужна, чтобы передать комплектующие с завода на склад в другом населенном пункте. Документ составляют по форме М-15 либо шаблону компании.

Акты выполненных работ

В перечень документов включен и акт выполненных работ. С его помощью фиксируют получение работы заказчиком и отсутствие претензий к работе. Если компания пользуется системой ЭДО, бумагу распечатывать не нужно. По законодательству разрешено подготовить акт в электронной форме.

Подписывать бумагу нужно после того, как исполнитель выполнит работу. Можно разделить задачу на части и поэтапно вносить оплату после проверки результата. Отсутствие претензий подтверждает соответствующий акт, который подписывают участники договора.

Для строительной отрасли зафиксирована специальная форма закрывающего документа — КС-2. Ее подписывают после того, как принимают заказ по договору подряда. При необходимости дополнительно оформляют форму КС-3, в которую вносят этапы работы, цену и затраты.

В других случаях допускается подготовка своего шаблона под акт. В бланке обязательны следующие пункты:

• перечень работ,
• единицы измерения,
• контакты ответственных лиц,
• дата,
• подписи и официальные данные сторон.

Акт по договору подписывают стороны соглашения. Участники сделки должны получить по одному экземпляру бланка.

Счета-фактуры

Счет-фактура необходима для подтверждения суммы НДС, выставленной продавцом покупателю. Документ позволяет получить налоговый вычет, рассчитать размер отчислений и пр. Однако счет-фактура требуется не всегда. Ее не оформляют, если:

• операция или услуга не облагаются налогом;
• стороны сделки не платят НДС (ИП на УСН, ИП с патентной деятельностью);
• заказчик товара — физлицо.

Документы составляют по установленному образцу. Существует несколько вариантов счетов-фактур:

1. На отгрузку отслеживаемых товаров. Их перечень регулируется 371-ФЗ. В счетах-фактурах указывают отправку колясок для детей, морозильных камер, погрузчиков, жидкокристаллических мониторов и пр.
2. Авансовые. Их оформляют, когда поставщик получает плату от клиента. Продавец должен подготовить счет-фактуру в срок до 5 дней с момента поступления денег.
3. На отгрузку неотслеживаемой продукции. В категорию входят позиции, не включенные в перечень из 371-ФЗ.
4. Корректировочные. Документы оформляют при изменении стоимости, единиц в отправке либо возврате продукции, материалов на склад.

УПД

Подготовка универсальных передаточных документов позволяет бизнесу подтвердить прибыль продавца и затраты покупателя. УПД может использоваться как замена счету-фактуре и разным видам накладных. Предприятия применяют его для упрощения документооборота. УПД необходимы при оказании услуг и отправки товаров.

Для подачи документов нужно использовать специальную форму для УПД, разработанную налоговой службой. В бланке должны быть контактные сведения сторон, реквизиты счета-фактуры, сведения об отправленном грузе. Экземпляр УПД получает каждый участник сделки.

Правильно собираем закрывающие документы

Закрывающие документы оформляются по установленным законодательством формам либо по шаблонам, разработанным в компании.

В структуре бумаги должны быть следующие данные:

1. Наименование документа.
2. Данные клиента и исполнителя.
3. Где и когда оформлен документ.
4. Перечень продуктов, материалов или услуг.
5. Единицы измерения.
6. Показатели стоимости за единицу товара или услуги.
7. Должности и Ф.И.О. лиц, которые ответственны за оформление сделки.

Закрывающие документы можно подготовить вручную, либо использовать специальные онлайн-сервисы.

Проверка правильности заполнения закрывающих документов

Документацию важно проверять на наличие ошибок в технических данных, расчетах и оформлении. Способ корректировки недочетов зависит от вида нарушения. Если операция не отвечает требованиям законодательства либо экономически не выгодна, руководитель может отменить решение и изъять документ из архива. При выявлении технической или арифметической ошибки можно внести поправку в бумагу и закрепить ее подписями лиц-участников соглашения (п. 7 ст. 9 № 402-ФЗ).

Читайте по теме:

Онлайн-сервисы для предпринимателей: подборка

О чем нужно знать при работе с электронным документооборотом

Однако в некоторых документах исправления запрещены. Это банковские и кассовые бумаги. Если нашли недочеты, нужно заменить документ на новый. Нельзя использовать для правок корректор, ластик и другие технические методы. Нужно составить новые версии бумаг с исправленной информацией и отправить контрагентам или другим сторонам соглашения. Затем документы вносятся в отчетность.

Порядок исправления бухгалтерской отчетности регламентирован в ПБУ 22/2010. Ответственность за ошибки в бумагах несет руководитель компании.

Фото на обложке: Unsplash