Что делать при недостаче или излишки товара при проведении инвентаризации

Содержание:

• Зачем нужна инвентаризация
• Начинаем инвентаризацию
• Правила проведения инвентаризации
• Как быть с излишками и недостачей
• Что делать с расхождениями
• Как подвести итоги инвентаризации
• Как ускорить инвентаризацию в магазине

Зачем нужна инвентаризация

Стандартная схема контроля выглядит следующим образом: продукция поступает в магазин, затем ее вносят в систему учета товара, после продажи списывают. В идеальной ситуации количество товара по накладным и по факту идентично. 

На практике возникает разница между записанным и фактическим товаром. И здесь есть несколько вариантов:

• Недостача. По документам товар есть, но в магазине его нет. Он либо посчитан неправильно, либо похищен, либо испорчен. 
• Излишек. Товара по факту больше, чем указано в документах. То есть продукция либо продана, но не передана покупателю, либо в записях ошибка.
• Пересортица. По документам наименование и артикул одни, а по факту другие. Это значит, что продавец или сотрудник, принимавший товар, допустил ошибку.

Инвентаризация помогает выявить описанные выше ситуации. Это пересчет товарно-материальных ценностей — в ходе процедуры сверяют фактическое количество товара со сведениями в учетной системе. По итогам процедуры проводится покрытие недостач и оприходование излишков. 

Инвентаризация выявляет состояние товара, показывает, у каких продуктов истек или скоро истечет срок годности, если ли на упаковках штрих-коды, хорошо ли они считываются, нет ли нарушений в правилах хранения. Проверяется также корректное отображение товаров в бухгалтерском учете, оценка их рыночной стоимости и текущего состояния. 

Инвентаризации бывают полными и частичными. В первом случае проверяют весь ассортимент, во втором — только определенные позиции. Проверки бывают плановые или внеплановые. Сроки плановой инвентаризации устанавливаются руководителем предприятия, внеплановые проводятся по разным причинам, в том числе, установленным в законе «О бухгалтерском учете». 

В обязательном порядке внеплановая инвентаризация проводится в следующих ситуациях:

• Когда магазин продается или сдается в аренду.
• При изменении формы собственности государственных или муниципальных предприятий.
• Если меняется ответственное лицо.
• Для подготовки годового бухгалтерского отчета.
• В случае закрытия или реструктуризации компании.
• Если обнаружены кражи или повреждения товаров.
• При изменении ассортимента продукции магазина.
• В результате стихийных бедствий, пожаров или других нештатных событий.

Инвентаризацию проводят строго по регламенту, установленному нормативными документами — Приказами Минфина и Постановлениями Госкомстата, а также внутренними документами организации. 

Читайте по теме:

Как провести инвентаризацию в организации

Как работает овернайт для бизнеса

Юрлица и ИП, ведущие бухгалтерию, проводят плановую проверку с 1.10 до 31.12, то есть до окончания финансового периода и сдачи отчетности. Конкретные сроки устанавливаются в документах организации. 

Начинаем инвентаризацию

Процесс начинается с приказа об инвентаризации и назначения инвентаризационной комиссии. В состав входят материально ответственные лица, представитель руководства и бухгалтер. Приказ выпускают в типовой либо произвольной форме. 

Комиссия получает на руки актуальные на текущий момент приходно-расходные документы и отчеты о перемещении материальных ценностей. Материально ответственные лица должны убедиться, что бухгалтер предоставил все документы. Бумаги визирует представитель руководства с пометкой «до инвентаризации» и указанием даты.

Фото в тексте: Ground Picture / Shutterstock

Далее составляют в двух экземплярах инвентаризационную опись. Один экземпляр передается в бухгалтерию для сверки, другой оставляют материально ответственному лицу. 

Непосредственным подсчетом товара занимаются материально ответственные сотрудники — продавцы, работники склада. Другие представители комиссии (бухгалтеры, товароведы, менеджеры) контролируют ход мероприятия. 

Правила проведения инвентаризации

Минимальный количественный состав комиссии — три человека. Инвентаризацию проводят в нерабочие часы (вечером или ночью) либо в выходной день. Продолжительность будет зависеть от масштабов торгового объекта, количества товаров, числа участников, а также технического оснащения комиссии. 

Сроки для сверки запасов определяют заранее. Если инвентаризация занимает несколько дней, помещение, где она проходит, на ночь опечатывается. На следующий день утром проверяют, не нарушена ли пломба. Это делают каждый день, пока инвентаризация не будет завершена.

Во время инвентаризации запрещено перемещать товары со склада или из магазина. В особых случаях можно продавать остатки, но для этого необходимо получить письменное разрешение от руководства и главного бухгалтера. В таких ситуациях продажей занимается материально ответственное лицо при непосредственном участии членов комиссии.

Если во время инвентаризации на склад прибывает новый товар, принять его можно — это делает материально ответственное лицо в присутствии участников комиссии.

Проверять остаток товара можно как вручную, так и с применением технических средств. После пересчета в опись вносят:

• наименование продукта,
• количество в наличии, 
• артикул, 
• тип,
• прочие характеристики, согласно принятому в организации регламенту. 

Если помещений несколько, проверка проводится последовательно в каждом из них. После окончания инвентаризации комнату опечатывают, комиссия переходит в следующее помещение. В перерывах описи хранят в сейфах или в шкафах в запертом помещении, где проводится проверка. 

Важно: После перерасчета итоговые акты подписывают все члены комиссии. Если хотя бы одна подпись отсутствует, инвентаризация считается недействительной. Кроме того, ответственные лица подписывают документ, что проверка проводилась в их присутствии, и никаких претензий к участникам нет. 

Если расхождения найдены, тогда составляют ведомости, в которые заносят суммы недостачи и излишки. Этот документ подписывают главный бухгалтер и ответственное лицо. 

Как быть с излишками и недостачей

Излишки товаров реализуют и записывают в приход по рыночной стоимости. Сумма отражается в отчетных документах организации и ее финансовых показателях. 

Что делать при недостаче? Зависит от объема недостающего товара. 

• Если показатели находятся в пределах норм естественной убыли, ее списывают, а убыток заносят в издержки производства. 
• Если недостача превышает естественную убыль, убытки возмещают виновные лица. 

В случае, если виновные в недостаче не установлены, убытки заносят в в графу финансовых расходов организации. К документу прикрепляют решения следственных либо судебных органов, которые подтверждают отсутствие виновных в недостаче. Результаты сверки отражаются в бухгалтерском учете за тот месяц, в котором проводилась инвентаризация. Если этого годовая проверка, ее результаты вносят в годовой отчет. 

При отсутствии виновных руководство может удержать недостачу с ответственных лиц, равномерно или в других пропорциях распределив сумму. Такая процедура должна быть предусмотрена в нормативных актах организации. 

Задача руководства — найти причины недостачи. Это может быть хищение, халатность, неправильное хранение продукции. Например, сотрудники могли отключить холодильник на ночь, что привело к порче товара. В этом случае ответственность несет лицо, отвечающее за хранение продукции.

Для суммы взыскания предусмотрен лимит — она не должна превышать 20% от зарплаты виновного сотрудника. 

Если у товара истек срок годности, виновных нет, потери заносятся в расходы магазина. 

Что делать с расхождениями

Излишки и недостачу заносят в бухгалтерские и налоговые документы. Статьи расходов и соответствующие подводки зависят от причин появления расхождений. Например, если продукции недостает по причине пожара, потребуются документы МЧС, подтверждающие факт возгорания. 

В этом случае недостачу заносят в прочие расходы в бухгалтерских документах, и во внереализационные — в налоговых.

Есть еще несколько способов зафиксировать расхождения:

• Списать недостачу как допустимую, как, например, в случае воровства со стороны покупателей. Однако для этого во внутренних актах компании должны быть указаны нормы для таких списаний в процентах от выручки.
• Списать на бухгалтерские ошибки, допущенные в прошлых периодах. Например, на опечатки в накладных. 
• Списать недостачу из нераспределенной прибыли при условии, что сумма не превышает определенных показателей. 

Недостачу можно возместить (частично или полностью) излишками, если после инвентаризации таковые обнаружены. Для установления виновных проводят следственные действия или обращаются в суд. 

Как подвести итоги инвентаризации

Результаты бывают промежуточными и финальными. 

В первом случае документы передают в бухгалтерию, но предварительно при наличии расхождений проверяют все проблемные пункты. Иногда недостающий товар находят, потому что его просто перенесли в соседнее помещение или убрали в другое место. Нередко это делают покупатели, возвращая товар не на ту полку. 

Финальные итоги подводят, сверив инвентаризационные и сличительные ведомости, изучив акты о расхождении. Отчетный документ представляет собой сводку результатов. Далее руководство издает приказ об утверждении результатов инвентаризации. 

Как ускорить инвентаризацию в магазине

Традиционно процедуру проводят вручную, что требует времени и увеличивает риск ошибок человеческими ошибками. Чтобы их избежать, применяют современные средства автоматизации — сканеры штрих-кодов и специализированное программное обеспечение. 

Современные терминалы могут загружать данные в системы учета товаров даже через мобильные приложения. При этом штрих-коды считываются с помощью камеры смартфона.

Читайте по теме:

«Вкусвилл» начал внедрять AGV-роботов в распределительные центры

Таможенное оформление и его этапы

Есть специализированные инвентаризационные компании, которые привлекают своих сотрудников и терминалы для считывания информации. Им предоставляется доступ к материальным ценностям и все остальные условия для работы.

Инвентаризация проводится в магазинах и на складах, чтобы определить фактические остатки продукции, выявить недостачу, излишки или пересортицу. Эта процедура обеспечивает контроль товарооборота на предприятии, позволяет оценить текущее материальное состояние торговой точки, убедиться в надлежащих условиях хранения товара.

По результатам проверки недостачу компенсируют или списывают на естественную убыль, а излишки реализуются через магазин. По итогам инвентаризации составляется бухгалтерский отчет.

Фото на обложке: Lysenko Andrii / Shutterstock