Ксения

Если отложить утреннюю проверку почты на полтора часа, можно больше успеть за день

Секретами продуктивной работы в своей колонке поделился гуру личной эффективности Тони Шварц


Что делают многие профессионалы, едва проснувшись? Даже до того, как почистить зубы? Правильно - читают письма, пришедшие за ночь. И, как показывает практика, могут потратить на это порядка 30 минут, с головой погрузившись в чтение. Тони Шварц, эксперт в области личной эффективности и управления энергией, в своей колонке для The New York Times предложил радикальные меры борьбы с этим и объяснил, почему они полезны и эффективны.

Радикальное предложение Тони Шварца такое: в течение первых полутора часов рабочего дня отключить уведомления электронной почты и посвятить эти девяносто минут непрерывной работе над какой-либо приоритетной задачей. По словам самого Шварца, уже в течение десяти лет одной из главных его рабочих привычек является фокусирование на самом главном проекте в течение первых полутора часов работы. После - перерыв и все остальные дела. Такой распорядок объясняется тем, что утром отвлекающих факторов меньше, а энергии - больше.

В течение последних десяти лет компания Тони Шварца The Energy Project помогла, в числе прочих, Google, Genentech, Coca-Cola и Facebook с идеями для поддержания высоких показателей продуктивности. В их основе - удовлетворение потребностей сотрудников. Главным вызовом, считает Шварц, в последние годы является высокая загруженность и то, что специалисты практически всегда вынуждены работать в режиме многозадачности (кто бы что ни говорил, для человеческого мозга это не свойственно). Шварц отмечает, что каждый раз, выделяя утром девяносто минут для непрерывной интенсивной работы, он в конце дня видит очень впечатляющие результаты. После перерыва, который может длиться всего несколько минут, он чувствует себя вполне свежим и бодрым, чтобы работать над всеми остальными задачами. Если день идет по другому распорядку, то Шварц, по его собственным словам, отправляется домой ночью.

Современный рабочий ритм требует не только хороших навыков в области тайм-менеджмента, но также и способности управлять энергией и эмоциями. Поэтому, считает Шварц, при наличии массы дел важно уметь правильно расставить приоритеты и сосредоточиться на том, что действительно находится в вашей власти и компетенции, на что можно каким-то образом повлиять. Иначе специалист рискует работать упорно и много, но с крайне небольшой отдачей.

Шварц советует накануне вечером определить самую важную задачу и первым делом приступить к ней утром. Очевидно, что иногда обстоятельства будут сильнее, но если есть возможность посвятить приоритетному проекту не 90 минут, а, скажем, 30 или 45, то это обязательно нужно сделать. Если не получается - что ж, завтра будет другой день. Если вы сова и вечером более эффективны, то расписание можно скорректировать, но осторожно.

Так или иначе, лучше всего построить день так, чтобы работать на пределе возможностей в течение коротких периодов времени и делать между ними перерывы. Это будет гораздо лучше, чем быть частично сосредоточенным на работе, но в течение длительных временных промежутков. Рабочий день лучше представлять в виде серии спринтов, чем в виде марафона. Если точно знать о конкретном времени отдыха, легче мобилизовать все ресурсы и "пробежать" еще один спринт после перерыва. Кроме того, нельзя игнорировать сигналы, который подает организм в процессе. Многие профессионалы грешат тем, что забывают прислушиваться к себе. Естественно, основной тормоз работы - усталость, но и негативные эмоции вроде раздражительности и беспокойства тоже пагубно влияют на продуктивность. Шварц рекомендует регулярно оценивать состояние энергетических ресурсов по шкале от 1 до 10 (например, утром или в середине дня). Если оценка не превышает 5 баллов, то стоит сделать перерыв.

Мнение экспертов: периодически отключать уведомления электронной почты полезно

Идею Шварца относительно того, чтобы время от времени отключать электронную почту и работать, не отвлекаясь на уведомление, а потом проверить разом все письма за прошедший период, поддерживают и другие эксперты в области личной эффективности.

Например, автор методики Getting Things Done Дэвид Аллен включил этот совет по планированию работы в свою известную книгу "Как поддерживать дела в порядке". Он отмечает, что оперативность ответа на письма, разумеется, важна, но это отвлекает от основных задач. Мозгу приходится повторно прилагать усилия, чтобы сконцентрироваться на работе, после того как его отвлекло входящее сообщение (зачастую не содержащее никакой жизненно важной информации). Поэтому он рекомендует выделять промежутки времени на сосредоточенную работу, а в перерывах между ними - расслабляться и проверять пришедшие письма.

Похожие рекомендации дает и Роберт Поузен в своей книге "На пике возможностей. Правила эффективности профессионалов". Также он разработал метод Only Handle it Once, который заключается в том, чтобы не откладывать на потом простые вопросы, решение которых требует не более пяти минут. Это великолепно совмещается со временем, выделенным на проверку почты. Если ответ на письмо не требует больше пяти минут, то стоит сразу сделать это и не накапливать низкоприоритетные задачи.

Комментарии


Подпишитесь на рассылку RUSBASE

Мы будем вам писать только тогда, когда это действительно очень важно