Как правильно подписывать документы

В этой части речь пойдет об элементарных правилах подписи документов, которые избавят вас в дальнейшем от головной боли и визитов в суд

Факсимиле
 
В двух словах факсимиле – это штамп чьей-либо подписи. А это значит, что воспользоваться им сможет кто угодно. И дело тут даже не в том, как и у кого будет храниться факсимиле. При нынешней простоте изготовления штемпельной продукции, о которой мы уже писали в статье, посвященной этой проблеме, изготовить чьё-либо факсимиле не составит никакого труда, используя для этого копию подписи. Бесспорно, что факсимиле очень удобно при визировании большого числа документа, или на случай временного отсутствия руководителя, но вопросы безопасности бизнеса не должны перекрываться вопросами удобства. Выход очень простой: не использовать факсимиле. С точки зрения законодательства, использование факсимильной подписи допускается только по соглашению сторон (ч. 2 ст. 160 ГК РФ). Если вам предлагают подписать договор, в котором содержится условие о юридической силе факсимильной подписи, то такое условие следует исключить. Если предлагается подписать какой-либо двухсторонний документ (акт, товарно-транспортная накладная и др.) и вторая сторона использовала для подписи факсимиле, то необходимо аннулировать такой документ и потребовать подписания нового, при условии, что между вами не было ранее соглашения об использовании факсимиле. В дополнение ко всему вышесказанному приведем один документ:

Письмо 
министерства РФ по налогам и сборам от 1 апреля 2004 г. N 18-0-09/000042@

В связи с поступающими запросами по использованию факсимиле подписи в работе налоговых органов Министерство Российской Федерации по налогам и сборам сообщает следующее.

В соответствии со статьей 160 Гражданского кодекса Российской Федерации использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Учитывая, что данный порядок не установлен действующим законодательством, использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон.

Кроме того, факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.

Учитывая изложенное, Министерство Российской Федерации по налогам и сборам запрещает использовать факсимиле подписи должностных лиц территориальных налоговых органов в основной деятельности.

Полагаю, данный документ в комментариях не нуждается.

Правильно подписываем договор

Допустим, вы достигли соглашения по всем пунктам договора, осталось его только подписать. Часто приходится видеть многостраничный документ, скрепленный лишь скобой степлера и подписью на последней странице, причем речь часто идет о договорах на довольно серьезные суммы. Потом, уже в суде выясняется, что тексты договоров не совпадают. Чтобы таких недоразумений с вами не случалось заведите себе в привычку подписывать многостраничные документы на всех листах и требуйте этого от контрагента. Допускается также прошивка документа с проставлением в месте прошивки подписей и печатей обеих сторон.

В заключение 

Как видно из всего вышесказанного, для того, чтобы обезопасить себя при подписании документов, необходимо соблюдать элементарные правила, при этом не требуется каких-либо сложных степеней защиты и применения спецсредств.