Как превратить электронную почту в эффективный рабочий инструмент: рассказывают эксперты

Как электронную почту, которую все же нельзя запретить, можно усовершенствовать до уровня нормального рабочего инструмента? Об этом в своей колонке рассказали эксперты компании Wrike, сервиса управления проектами и совместной работы.


Фото: Shutterstock

"Email на работе: отменить нельзя улучшить. Место для запятой можно выбрать на свое усмотрение, но поставить ее нужно ради эффективности своей работы. Согласно исследованию, 61% американских сотрудников в 2015 году считали email критически важным элементом своей работы. В 2008 году так думали 62%, в 2002 - 61%. Электронная почта - неустаревающий стандарт в рабочем общении. Однако привычное не значит хорошее. Незаметно электронная почта разрушает нашу продуктивность каждый рабочий день.

Личный хаос

Сколько времени в день вы тратите на проверку электронной почты? Это 10 минут каждые два часа, час, полчаса? Кроме того, часто мы используем почтовые программы, такие как Outlook, которые автоматически уведомляют нас о новых письмах, и тогда отвлекаемся вообще на каждое новое сообщение. Такая срочность почти всегда не оправдана (если только вы не работаете в службе поддержки) и даже вредна. Это мешает сосредоточиться на задачах, требующих внимания и погружения в тему. В результате вы теряете не только те 10 минут, что потратили на чтение писем, но и время, которое потребуется, чтобы восстановить в памяти все детали и вернуться к текущей работе.

Кроме того, практически никогда люди не ограничиваются рабочей почтой, заодно просматривая и личную. А это значит, что они потратят дополнительное время, чтобы получить новый скидочный купон на доставку еды, посмотреть фотографии со свадьбы племянника и прочитать главные новости дня. Понятно, что вернуться к прерванной работе после такого будет еще сложнее.

Традиционный совет от тренеров по продуктивности - установить строгий график для проверки почты (например, дважды в день) и встроить его в общий распорядок дня. Однако, как и любая давняя привычка, спонтанная проверка email - это уже своего рода зависимость, и может потребоваться волевое усилие, чтобы придерживаться графика.

Еще один важный момент - негативное влияние почты на планирование. Наверняка, когда вы садитесь утром за свой рабочий стол, у вас уже есть список дел на день: в блокноте, календаре или голове. Однако если день начинается с проверки почты, то весь план летит в тартарары, так как выясняется, что коллеги и партнеры очень нуждаются в вашем мнении, ответе, согласии или одобрении чем скорее, тем лучше. Вполне естественный порыв - начать работать с теми, кто к вам обратился. В этом случае вы исходите не из важности и срочности задачи, а просто реагируете на внешний раздражитель. Кто успел попасться на глаза - тот и выиграл.
Это оправдывает поговорку про удачливость того, кто рано встает, но с точки зрения разумного планирования дел это хаотичный подход. Рецепт здесь тот же - осознать, что ваше время критически важный ресурс, и планировать свою загрузку очень вдумчиво. Классический вариант - разделить свои задачи на срочные и важные, и сначала заняться теми, что попали в оба списка, потом срочными, потом важными и не забывать применять этот фильтр к входящим письмам.  

Плохие коллеги

Возможно, проблемы с личной продуктивностью компенсируются благотворным влиянием почты на совместную работу? Исследования показывают, что это не так. Недавно мы в Wrike проводили опрос офисных сотрудников по всему миру. 86% сказали нам, что оценивают собственную работу как продуктивную, а эффективно справляться с задачами так или иначе мешают коллеги. 52% не могут найти необходимую для работы информацию, 49% ждут действий со стороны коллег, чтобы продолжить свою работу, 40% раздражает необходимость тратить много времени на ответы по почте. Все эти проблемы связаны с email.

Трудности с поиском данных для работы знакомы половине сотрудников. Зачастую проблема связана с тем, что документы, статистика и прочая важная информация распространяется между коллегами по почте и оседает в отдельных ящиках. 59% респондентов сказали, что хранят рабочую информацию в почте. Получается, если вам понадобится найти презентацию, которую компания делала на конференции в прошлом году, то придется обращаться к людям, у которых вероятно сохранился этот файл, или они хотя бы знают, у кого еще спросить. Они в свою очередь начнут искать в почте переписку годовой давности, чтобы найти нужное вложение. В результате, каждый такой вопрос превращается в ощутимые временные затраты сразу для нескольких сотрудников.

Кроме того, люди могут не ответить на ваш вопрос мгновенно, например, потому что отнесли ваше письмо в несрочное и неважное. И тогда вы не сможете продолжить свою работу, дожидаясь ответа коллеги с нужными материалами. Если с вашей точки зрения дело безотлагательное, вы подкрепите свое письмо дополнительными усилиями: отправите сообщение в Skype, Facebook, iMessage, а для верности еще и позвоните. Так или иначе вам придется оторвать человека от текущих дел, что вряд ли благотворно скажется не только на его продуктивности, но и на ваших рабочих отношениях.

Однако даже без трудностей с поиском информации и ожиданием ответа электронная почта - не лучший способ вести рабочие дискуссии. Сотрудники обсуждают одни и те же задачи в разных цепочках писем, причем решения и выводы в этих обсуждениях в итоге могут противоречить друг другу. Если вдруг приходится вовлечь в обсуждение новых людей, вы поставите их в копию. Они в свою очередь привлекут других участников. В итоге мы получаем отрывочные растянутые по времени обсуждения, которые разрастаются в необъятные завалы из текстов и вложений, где уже невозможно разобраться, и нет ни малейшего намека на структурированность информации.

Командная игра

Эти проблемы не новы и решаемы. На рынке есть много командных сервисов, которые позволяют справиться с недостаточной прозрачностью в совместной работе. Идеи, которые лежат в основе таких систем, достаточно просты. Их стоит взять на вооружение независимо от того, готова ли ваша компания потратиться на автоматизацию своих рабочих процессов.

Во-первых, вся информация по проектам, которая может понадобиться двум и более сотрудникам, должна лежать в одном месте, доступном и известном всем возможным участникам. Это может быть сервис для хранения файлов (например, Dropbox), сетевой офисный пакет (Google Docs) или система управления проектами. Но нужно не просто отправить все документы в один сервис, важно создать систему папок или аккаунта в совместном доступе. Если все в команде играют по одним правилам и держат данные в общем рабочем пространстве, вам не придется постоянно обращаться к коллегам, и все будут знать, где найти нужную информацию.
Во-вторых, работа команды должна сосредоточиться вокруг этих файлов: обсуждение, ответственные, сроки. Если предложения и решения по рабочим проектам не будут приниматься в ходе частной переписки, и о них будут сразу знать все заинтересованные люди, вы избежите неприятных сюрпризов и недопонимания.

В-третьих, все рабочие процессы должны быть представлены в понятном структурированном виде, и эта структура должна поддерживаться по мере добавления информации. Так любой новый человек сможет сразу представить себе картину происходящего во всех деталях без уточняющих вопросов и дополнительных поисков.

Судьба email

Допустим, все получилось, рабочие процессы отлажены и прозрачны. Остается один вопрос: как примирить этот подход с электронной почтой? Здесь есть разные точки зрения. Многие сервисы управления проектами предполагают полный отказ от email и других альтернативных каналов рабочего общения. Это позволяет гарантировать, что все детали задачи, включая обсуждения, будут в одном месте. Разработчики этих решений поставили бы запятую в первом предложении этой колонки после слова "отменить".

Но есть и менее радикальные подходы. Когда мы создавали Wrike, то решили, что людям проблематично будет отказаться от настолько привычного канала общения. Тотальная перекройка рабочих процессов может нанести продуктивности не меньший урон, да и никто не любит запретов. Поэтому мы постарались "подружить" почту со своим сервисом. Аналогичный подход можно встретить в продуктах некоторых конкурентов.
В частности, мы добавили возможность создать в системе задачу, просто переслав письмо со всеми вложениями на определенный адрес, не покидая почты. Также важно было, чтобы люди, предпочитающие почту, оставались в курсе изменений по задачам, которые их волнуют. Это мы решили автоматических отправкой уведомлений об обновлениях в задаче на почту всем заинтересованным участникам.

Главное - начать

Первый шаг к решению проблемы - осознать ее (инструменты - вторичны). Электронная почта стала настолько обыденной, что обнаружить пространство для улучшений непросто. Для начала можно прикинуть, сколько времени (а иногда денег и нервов) отнимает у вас электронная почта и связанные с ней сложности командной работы.

Если результат прибавит решимости изменить рабочие процессы, начните с себя. Дозируйте время на проверку почты, оставьте личную корреспонденцию на вечер, попробуйте держать всю информацию, которая может пригодиться другим, в одном месте и комментировать задачи там же. Пример заразителен, и вы удивитесь, как быстро ваш подход к организации своей работы переймут ваши коллеги. Проверено на собственном опыте".