Екатерина

Как спланировать рабочее время: личные лайфхаки продуктивных людей

Лучше начинать рано, пока партнеры и коллеги не проснулись и не звонят, советуют эксперты


Редактор RB.ru Ксения Герасимова - сверхчеловек. Она успевает все. Мы подозреваем, что Ксения взяла в рабство нескольких человек и держит их под столом, периодически привлекая к подсобным работам. Ну а если отставить шутки в сторону, еще вчера слова о тайм-менеджменте звучали как нечто заумное и новомодное, но сегодня без внедрения определенных правил (будь то на уровне компании или в плане самоорганизации) есть риск быть накрытым волной информационного шума. RB.ru расспросил сотрудников российских офисов, какие технологии, решения и личные лайфхаки помогают им выстроить грамотную систему тайм-менеджмента и все успевать.


1.      Заносите активности в календарь


В PR-агентстве PR Partner несколько лет назад внедрили систему тайм-менеджмента по методике Глеба Архангельского. Сейчас планирование рабочего времени у сотрудников компании производится строго в календаре Microsoft Outlook, бумажные носители не приветствуются. Как рассказывает генеральный директор PR-агентства Инна Алексеева, любой из сотрудников может получить доступ к календарю коллеги, для этого достаточно лишь запросить его. Открытый для чтения календарь позволяет сориентироваться, в офисе ли сотрудник, чем он занят. В календаре есть функция присвоения цвета в зависимости от уровня приоритета задачи. Зеленый означает, что, несмотря на занятость, к коллеге можно подойти и обсудить рабочие моменты по проекту. Синий цвет присваивается задачам, при решении которых сотрудников беспокоить нельзя, оранжевый предназначен для встреч и других событий, которые предполагают отсутствие в офисе. Серым цветом в агентстве отмечают задачи, исполнение которых остается под вопросом. Календарь используется для планирования совместных встреч и коллективных обсуждений проектов - с его помощью пиарщики "бронируют" время коллег. "Благодаря этому решению мы не только смогли структурировать работу, но также решили ряд задач, облегчивших жизнь команды, например, избавились от путаницы с бронированием переговорной комнаты: в "ее" календаре всегда можно отследить, в какое время она свободна", - подчеркивает Инна Алексеева.


2.      Ставьте задачи в специальных трекинговых системах


В IT-компании Mind нет строго определенного времени прибытия на работу: команда в первую очередь ориентируется на выполнение задач, поставленных перед сотрудниками, а руководство доверяет каждому менеджеру в том, что они способны самостоятельно оценить трудоемкость заданий и управлять рабочим временем. Если необходимо, сотрудник по согласованию с руководителем может работать какую-то часть времени из дома. Поэтому здесь используют систему управления проектами Atlassian JIRA. Эта система изначально была предназначена для разработчиков, но в  Mind придумали применять ее также и для отслеживания задач, сроков и потраченного на ту или иную задачу времени других сотрудников. "Сейчас JIRA используют многие наши департаменты, - рассказывает директор по маркетингу Mind Елена Андрианова. - Технический департамент (разработчики), департамент продаж, продуктовый отдел, департамент сервисов, маркетинг и HR, а также руководство компании".

 

В системе JIRA при постановке задачи руководителем или любым другим сотрудником, исполнитель может предварительно поставить оценку исполнения задачи в часах, а потом в процессе ее корректировать. При "закрытии" задачи/проекта можно посмотреть, сколько реально времени на нее было потрачено. Это позволяет впоследствии проводить анализ и более точно планировать свое рабочее время.


3.      Вырывайтесь из лап "прерывателей"


Исполнительный директор hrtime.ru Андрей Арзамасцев считает, что при планировании времени в сегодняшней ситуации большого уровня информационного шума самое главное - вырваться из цепких лап "прерывателей".

 

"Когда ты делаешь большую задачу или кусок проекта, на котором нужно непрерывно концентрироваться больше 30 минут, то обязательно кто-нибудь прибежит, позвонит или напишет письмо с просьбой сделать что-то ASAP (as soon as possible - как можно раньше)", - делится собеседник RB.ru.

 

В таких ситуациях ему очень помогает:

 

- убрать оповещения о пришедших письмах (для MS Outlook);

- поставить телефон на беззвучный режим;

- закрыть страницы социальных сетей и RSS-ридеров.

 

4.   Разделяйте время на специальные отрезки


Арзамасцев рассказывает про еще один способ - разделение рабочего графика на "целевые отрезки". Первую половину дня он обычно тратит на куски больших проектов, выполнение которых требует больше 30 минут времени подряд. "Лучше начинать рано, потому что партнеры и коллеги еще не проснулись и не звонят", - делится своим лайфхаком Арзамасцев.

 

Эксперт придумал несколько своих личных правил:

 

1) Просмотр и ответ на почту в несколько приемов, например, 1 раз в 2 часа.

2) Встречи проводить в начале или в конце рабочего дня.

3) После обеда решать задачи, на выполнение которых нужно менее 30 минут.

 

"У меня есть еще один лайфхак: правило "не отвечать, а не отклонять телефонный звонок". Так есть возможность, вынырнув из большой задачи, перезвонить всем, от кого есть неотвеченные вызовы. Иначе, когда отклоняешь звонок или отвечаешь смс-кой, есть шанс "закрутиться" и вспомнить о звонке только перед сном, когда звонить уже поздно", - говорит Арзамасцев.

 

5.      Купите специальный гаджет


Pavlok - браслет, который бьет своего владельца током за сорванные дедлайны. Гаджет разработан выпускником Стэндфорда Манишем Сетхи. Изобретатель назвал его в честь академика Павлова, открывшего безусловный рефлекс. Это наручное устройство стоимостью $250, которое бьет током своего владельца каждый раз, как тот нарушает поставленное условие.

 

 

 

Если вы поставили будильник на 6 утра, но отложили подъем, при повторной попытке затянуть с пробуждением  Pavlok ударит вас небольшим разрядом электрического тока.

 

 

 

Сетхи интегрировал проект с Facebook, в котором можно составлять план заданий на день. При невыполнении этого условия на помощь придут друзья - они смогут напомнить о вашей обязанности с помощью удаленного воздействия на ваше тело электрическим током.

 

До 40% нашего времени занимают привычки, выработанные в процессе жизни. Для  формирования новых нужен мощный стимул, и Pavlok может стать таковым. На данный момент Сетхи собирает средства на производство начальной партии устройства с помощью краудфандинговых платформ Kickstarter и Indiegogo.


Комментарии

  • Юлия Зраенко — 11:26, 21.08.2014
    супер! про браслет не знала :)

Подпишитесь на рассылку RUSBASE

Мы будем вам писать только тогда, когда это действительно очень важно