Отпуск: как отдохнуть, а не работать удаленно?

В последний летний месяц в отпуск хочется как никогда (особенно если в первые два отдохнуть не получилось). Все знают о том, что в отпуске нужно расслабиться, "отключиться" от всех рабочих вопросов и дать себе отдохнуть и весело провести время, чтобы потом вернуться к работе со свежими силами и новыми идеями. К сожалению, сказать гораздо проще, чем сделать (особенно если вы руководитель или владелец собственного бизнеса).

"Я не могу оставить компанию без внимания даже на один день, что уж говорить о полноценном отпуске. Я поставил в офисе веб-камеры и, лежа на пляже с ноутбуком, смотрю, кто как работает, во сколько приходит и о чем говорит. Из-за этого на меня очень обижается жена, да и я сам не могу расслабиться и нормально отдохнуть. Постоянно думаю, что без меня никто не работает и дела идут не так, как нужно", - рассказывает Николай, генеральный директор из Москвы.

Развитие технологий позволяет быть онлайн 24 часа в сутки - удаленный доступ к рабочей почте, видеозвонки... Спорный вопрос, хорошо это или плохо. Но не стоит пытаться полностью контролировать рабочий процесс, даже лежа в шезлонге на пляже в сотнях километров от офиса. Этим вы не только сводите на нет весь свой долгожданный отдых, но и вредите команде: подчиненные, зная, что вы обязательно с ними свяжетесь, не будут принимать решения сами, а будут ждать ваших рекомендаций и указаний.

Вот несколько советов, которые помогут вам отдохнуть, а команде - эффективно работать, пока вы в отпуске.

Установите необходимые правила. И озвучьте их перед отъездом. Вы не сможете проверять почту в отпуске или будете заглядывать в электронный ящик только раз в день? Обязательно оповестите об этом всех. Подчиненные должны знать, чего ожидать и на что рассчитывать.

Делегирование полномочий. Убедитесь, что команда в состоянии работать без вас в том же темпе. Каждый сотрудник должен знать, за какой участок работы он отвечает во время вашего отпуска. Самые ответственные задания поручите тем, кому больше всего доверяете. Сотрудники привыкнут проявлять инициативу и действовать самостоятельно - это пригодится не только на время отпуска, но будет очень приятно и после него.

Придерживайтесь расписания. Если вы решили проверять почту не чаще раза в день или запланировали провести всего одно видео-совещание, то не отступайте от принятого решения. Боритесь с желанием поработать "еще немного".

Не реагируйте на звонки и смс. А еще - отключите оповещения о входящих письмах. Чем чаще вы отвечаете (не важно, на звонки или на сообщения), тем меньше у сотрудников стимулов действовать самостоятельно. Вы на отдыхе? Вот и оставайтесь там. Помните, этим вы приносите пользу не только себе, но и всей команде.

Доверие. Есть одна главная причина, почему ваши подчиненные работают в вашей компании, почему вы их наняли. Они умны, профессиональны, ответственны, и вы им доверяете. Именно об этом стоит почаще вспоминать, когда вы уходите в отпуск.

Ошибки. Ошибаются все - это неоспоримый факт. Но собственные ошибки - это прекрасный способ чему-то научиться (и запомнить урок едва ли не на всю жизнь). Поэтому разрешите сотрудникам ошибаться - вряд ли за время вашего отпуска произойдет нечто фатальное.

Отдыхайте с удовольствием. В конце концов, вы заслужили отпуск - поэтому постарайтесь не думать о делах, а отдыхать. Очень грустно наблюдать за человеком, который уткнулся в ноутбук или смартфон, вместо того, чтобы наслаждаться отдыхом.

Поручайте задачи в "тестовом режиме"

"Кто хорошо работает - тот хорошо отдыхает. Все мы знаем, что если на время отпуска отключиться от производственных проблем, отдых будет полноценным, даст необходимую разгрузку и обеспечит прилив сил для решения новых задач. Очень важно для руководителя уметь правильно распределить обязанности между сотрудниками на время своего отпуска. Не случайно в крупных западных компаниях при оценке эффективности работы руководителя отдельно оценивается то, насколько успешно он справляется с делегированием.

Что же нужно для того, чтобы распределить работу между сотрудниками и не бояться за результат? Пожалуй, первое и главное - не бояться самого факта того, что работа будет выполнена чужими руками. Если ваши подчиненные понимают процессы и владеют вопросами в рамках своих компетенций, они вполне в состоянии справиться с работой руководителя. Со стороны менеджера не лишней будет подробная инструкция о том, как следует поступить в том или ином случае, которая поможет работнику решить вопрос самостоятельно.

Обязательно нужно ободрить сотрудников, показать, насколько вы в них уверены. Конечно, можно оставить вашим подчиненным возможность связаться с руководителем в отпуске, но практика показывает, что они чаще справляются самостоятельно.

С тем, чтобы подготовиться к отсутствию руководителя, ему следует заранее, в тестовом режиме поручать подчиненным выполнение той или иной функции. Не стоит забывать и о том, что при правильном подходе исполнение обязанностей руководителей сотрудник воспринимает как доверие, соответственно, это может послужить дополнительной нематериальной мотивацией", - говорит руководитель отдела подбора постоянного персонала Coleman Services-Санкт-Петербург Анна Супрун.

Решите стратегические задачи заранее

"Прежде всего, руководителю перед уходом в отпуск следует по возможности постараться решить все стратегические  вопросы, требующие его непосредственного участия, для того, чтобы не перекладывать проблемы и компетенции, связанные с наиболее важными делами, на своих подчиненных. Что касается различных рабочих процессов, связанных с реализацией задач, то их вполне можно делегировать коллегам на время отсутствия руководителя и оценить результаты уже по возвращении из отпуска", - отмечает консультант по подбору персонала кадрового холдинга "АНКОР" Лейла Меликова.

Безвыходных ситуаций не бывает

"Хороший отпуск нужно готовить загодя: если работа в компании налажена, каждый знает свой участок и имеет достаточно полномочий, руководитель всегда спокойно идет в отпуск. Нужно определить наиболее важные задачи, делегировав менее значимые, а также вычленить "слабые места" и проработать негативный сценарий. Нужно определить, кому из сотрудников пришла пора "идти на повышение", получив вместе с новыми задачами от руководителя и новую зону ответственности.

При "ручном" управлении, тотальном контроле и неумении делегировать отдых не слишком отличается от работы. Конечно, в каждом деле своя специфика, да и проблема кадров у многих стоит довольно остро. Бывает, что и хотел бы делегировать, да некому. Кадры нужно растить, обучать, доверяя им скрепя сердце все более важные участки.

Многое зависит и от управленческой структуры компании. В нашем агентстве два соучредителя, два партнера, поэтому, когда один из нас в отпуске, другой его "прикрывает". Так же мы выходим из положения, когда у нас встречи с клиентами или мероприятия накладываются одно на другое.

Если все-таки в отпуске приходится отвечать на звонки и проверять почту, надо спросить себя, не пора ли вплотную заняться кадровым вопросом или, быть может, сходить к психологу, чтобы перестать все время волноваться и скорректировать собственную гиперответственность и нервозность.

Чтобы подготовить команду к уходу руководителя в отпуск, необходимо предварительно провести летучку, распределить зоны ответственности, проработать негативные сценарии. Главное - четко обозначить ответственных лиц и сроки выполнения задач. Как правило, в компаниях, где все это делается регулярно, проблем с уходом руководителя в отпуск не возникает. Необходимо заранее предупредить клиентов: у них могут быть какие-то нерешенные или забытые вопросы. Не забыть оставить подчиненным все контакты, которые им могут понадобиться. Продумать все "а что делать, если…". Помнить, что безвыходных ситуаций не бывает, и с оптимизмом и внутренним спокойствием отправляться в отпуск. Ваше спокойствие и уверенность передадутся вашим сотрудникам, и они вас не подведут", - говорит генеральный директор Boring PR Agency Тамара Пядушкина.