Все идет по плану: как эффективно распределить рабочие задачи в начале года


Новогодние праздники закончились совсем недавно, но у многих складывается впечатление, что никакого отдыха вообще не было. После длинных каникул (а в случае некоторых прозорливых специалистов - еще и после добавившегося к ним отпуска) рабочие задачи выполняются с трудом, сотрудники прокрастинируют, а руководители ищут наиболее эффективные методы, чтобы помочь подчиненным перестроиться в нужный ритм. Как начать год плодотворно? RB.ru опросил руководителей, как грамотно спланировать работу в первые недели после отдыха и сохранить настроение таким же, каким оно было в праздники.


Фото: Shutterstock

Марина Таран, начальник отдела подбора и адаптации розничного персонала ритейлера "Связной"

orig

"Первый шаг необходимо сделать еще до первого рабочего дня - составить макроплан на наступивший год (впрочем, если вы не озаботились этим в каникулы, не поздно сделать это и к концу января - ред.). Для этого нужно задать себе вопрос: "Каких результатов в этом году я хочу добиться?" Это может касаться как личностного развития, так и глобальных вопросов по функционалу. Затем можно приступать к микропланированию на первый день, неделю или на месяц.

Планы на первую неделю следует распределить по степени важности - это поможет не потеряться в куче заданий после долгих каникул. С помощью такого дисциплинированного подхода к работе вы войдете в рабочую колею плавно и без лишнего стресса.

Особенно важно подготовиться к первым рабочим дням руководителям и старшим менеджерам, ведь именно они являются примером плодотворной работы для своей команды. Если вы руководитель, то помочь своим сотрудникам настроиться на рабочий лад поможет планерка, на которой нужно четко сформулировать стратегию и задачи, рассказать о грядущих изменениях и реалиях, в которых придется существовать. На этом небольшом собрании работники восстановят в голове те планы, которые не были завершены в прошлом году, и подготовят план работы на будущее.

Есть еще один совет - важно сохранять позитивное настроение. Этот метод возвращения к рабочему процессу особенно эффективен в первые несколько дней после новогодних праздников (и дальше он тоже не повредит - ред.). Планерку можно начать с неформального общения: в этом случае сотрудники погружаются в приятные воспоминания, делятся впечатлениями - и рабочие дни проходят в позитивном и доброжелательном ключе".

Ольга Шамбер, директор направлений Life Sciences, Supply Chain, FMCG рекрутинговой компании Hays

orig

"Начало работы зависит от специфики бизнеса. В моем случае, как правило, многие клиенты после новогодних каникул или находятся в отпусках, или уезжают на цикловые митинги и совещания, поэтому мне и коллегам остается достаточно времени на раскачку после отдыха. Однако в этом году ситуация отличалась: год начался активно, времени на раскачку не было.
 
Проблема новогодних каникул в том, что это не просто отпуск, а десять дней, когда вся страна отдыхает, и есть возможность отключиться от трудовых задач. Поэтому в первые недели после праздников втягиваться в рабочий процесс очень тяжело. Если не наваливаются срочные задачи, это время лучше всего посвятить делам, которые вы не успели завершить в конце года, или составить планы на наступивший год, если вы этого не сделали в декабре. Также это время можно потратить на назначение первых деловых встреч. Вообще, я считаю, что эффективное планирование помогает собраться и дисциплинированно приступить к выполнению своих обязанностей. Обязательно найдите время для общения с командой, с коллегами и руководством.
 
После выхода в офис очень важно не перерабатывать, особенно в первое время. Не взваливайте на себя слишком много задач - после длительного отдыха такой контраст обернется лишним стрессом и тратой нервов. Решайте деловые вопросы постепенно, без лишнего напряжения".

Дарья Анжело, руководитель группы копирайтеров коммуникационного агентства Comunica

orig

"Встречая Новый год, мы все желали друг другу нового счастья, новых успехов, новых планов. И вот наступило время заняться осуществлением загаданного. Оптимально начать год обсуждением с коллегами планов на год, в том числе и личных планов профессионального развития каждого. В Comunica мы всегда начинаем год, определяя и расставляя цели каждого департамента и каждого сотрудника. Это мотивирует людей - ведь когда понятно, куда идти, то и идется легче и веселее.
 
Выход после новогодних каникул - уникальная возможность застать всех коллег отдохнувшими. Часто, выйдя из отпуска и накопив массу идей и решений, я принимаюсь за новые проекты и сталкиваюсь с уставшими, молящими о покое глазами людей. В январе же начинать новые проекты гораздо проще и эффективнее.
 
Определить и обсудить планы, зафиксировать цели - это важно. Но не старайтесь сразу же назначить все встречи, организовать тренинги и обучения, распланировать каждую секунду на весь месяц вперед - быстро выдохнетесь и вы, и коллектив. Расставьте приоритеты по задачам и грамотно распределите события в календаре. При планировании не забывайте оставлять себе возможность провести вечер с семьей или с друзьями.
 
Чтобы поддерживать приподнятое настроение и состояние свободы, появившееся в праздники, подумайте - что за эти дни доставило вам больше всего радости и удовольствия? Возможность выспаться? Оставляйте себе достаточно времени на сон - не перегружайте свой день. Возможность проводить много времени с родными? Устраивайте семейные вечера или утра. Часто у меня встречи начинаются в 12, и чтобы не разбивать день, я не еду с утра в офис, а готовлю большой "воскресный" завтрак родным, устраиваю утро без спешки. И тогда весь последующий день проходит эффективнее, без нервной дрожи "ой-ой опаздываю - не успеваю". Еще одна важная составляющая праздничного настроения - улыбка и добрые пожелания. Перенесите ее из каникул в рабочие будни, и все процессы и коммуникации пойдут быстрее и эффективнее".
 
Оксана Беляева, директор по маркетингу и продажам страховой компании INTOUCH

orig
 
"Не начинайте новый год с прокрастинации! Конечно, в первые недели после новогодних праздников неизбежно наступает период адаптации. Для кого-то это безболезненный этап, а кто-то довольно тяжело втягивается в рабочий режим. Необходимо собраться и сфокусироваться на первоочередных задачах. Если вы руководитель, то напомните сотрудникам, как оценивается их работа, какие цели перед ними стоят. В первые рабочие дни мы стараемся проводить статусы внутри компании - подвести итоги и определить цели на будущее, обсудить список важных дел на первую рабочую неделю, выделить приоритетные задачи. Это помогает сконцентрировать свое внимание, формирует ясное представление о планах и задачах.
 
Для разгрузки первых рабочих недель мы рекомендуем своим сотрудникам закрывать большинство своих задач до ухода на праздники. Для этого внутри отделов можно ввести статус о проделанной работе, а руководитель определяет приоритетные и трудоемкие задачи, которые необходимо завершить до конца года.
 
При постановке новых задач необходимо четко проставлять дедлайны - это повышает работоспособность, позволяет не допустить "постотпускного синдрома", с последствиями которого бороться сложнее".


Комментарии


Подпишитесь на рассылку RUSBASE

Мы будем вам писать только тогда, когда это действительно очень важно