Вероника Елкина

Три правила проведения эффективных онлайн-совещаний

Продуктивное совещание онлайн — вовсе не миф. Чтобы его провести, достаточно следовать этим советам.


В наши дни компании могут спокойно работать в разных временных зонах. А в последние годы произошел настоящих бум корпоративных технологий, призванных им в этом помогать. Но многие из нас еще не привыкли к качественным онлайн-переговорам. Обычно мы просто проводим стандартное совещание, только в цифровом пространстве. Именно поэтому многие так ненавидят совещания — особенно виртуальные.

Фото: Wikimedia Commons

К счастью, хорошее онлайн-совещание — вовсе не миф. Чтобы его успешно провести, запомните следующие советы.

1. Старательно поддерживайте беседу

Эффективные онлайн-совещания нужно продумывать — они не могут просто взять и состояться. Руководители таких совещаний не только должны сидеть во главе и следить за порядком. Они обязаны вести переговоры еще более старательно, чем на «живых» встречах. Но вам и не понадобится прилагать для этого слишком много усилий.   

Читайте по теме: Как операционный директор Facebook планирует день?

Представьте, что вы экскурсовод, и вам нужно, чтобы все сориентировались и были заняты делом. Выполнение сразу нескольких задач — это прекрасно, поэтому постарайтесь постоянно давать задания для всех участников собрания. Нужно разделять каждую часть обсуждения и возможный вклад его участников на «микросекции». Пример:  

— Анна, спасибо за подробный отчет о проблеме клиента. Кто-нибудь хочет что-то уточнить?  

— Хорошо, давайте подумаем, как лучше всего ее решить. Вы все здесь эксперты в этом деле, поэтому я собираюсь спросить мнение каждого по очереди. Будет еще лучше, если вы сможете дополнить чью-то идею своей.

Не нужно изобретать велосипед или обладать какими-то знаниями высоких технологий. Все, что вам нужно, это дать слово другим и попросить — или, точнее, приказать — каждому поделиться своими мыслями, прежде чем двигаться дальше.  Вместо того чтобы вести переговоры ради самих переговоров, вы показываете, зачем вам нужно в первую очередь обсудить какой-то вопрос. Только так вы сдвинетесь с мертвой точки.

2. Заставьте всех пользоваться видеосвязью

Сейчас большинство совещаний проходит в смешанном режиме. Часть участников сидит в одной комнате, а кто-то подключается удаленно. Причем удаленные сотрудники, в основном, представляют собой какие-то неясные образы в рамочках и в них и остаются до самого конца. Лучше, если все выйдут из конференц-зала и проведут собрание удаленно. Конечно, вырастет соблазн заняться несколькими делами одновременно, но зато все будут участвовать на равных.

Чтобы ваше присутствие было максимальным, включите видеосвязь. Сделайте это нормой для ваших коллег — ей должны пользоваться все без исключения. Не стесняйтесь подсказать вашим сотрудникам, как лучше обустроить рабочее место для качественной видеосвязи (подсказка: главное — хороший ракурс и свет).

3. Пользуйтесь качественными средствами связи

Если ваша команда работает удаленно, объясните всем коллегам, что они обязаны освоить средства связи, которые вы все используете. Skype для бизнеса, WebEx и GoToMeeting (платформа и приложение для проведения веб-конференций — прим. ред.) позволят всем участникам переговоров видеть друг друга и обмениваться файлами в реальном времени.

При правильном использовании эти средства позволят вам участвовать в обсуждениях самым разным образом, а не только говорить. Они идеально подойдут для случаев, когда команда обсуждает нечто, что можно представить в виде какой-то наглядной формы. Например, покажите своим коллегам какой-нибудь пример на модели из спичек. В этом случае вы будете давать своей аудитории одновременно и аудио-, и визуальную информацию, что сделает переговоры более увлекательными.

Чем бы вы ни занимались, не поддавайтесь иллюзии, что обычное онлайн-совещание даст нормальный результат. Потратьте свое время и сделайте его отличным. В конце концов, это не только ваше время, но и время всей вашей команды.

Источник.


Об авторе: Шани Хармон участвовала в создании движения Stop Meeting Like This, призванного бороться с пугающим количеством потраченного впустую времени и энергии на работе (особенно, во время совещаний). Вот уже более 10 лет она работает с корпорациями из рейтинга Fortune Global 500 в качестве консультанта по рабочей эффективности.   


Материалы по теме:

Как я смогла построить бизнес, путешествуя по миру

11 полезных ресурсов для цифровых кочевников

Как планировать встречи

25 бесплатных расширений Google Chrome для оптимизации работы


comments powered by Disqus

Подпишитесь на рассылку RUSBASE

Мы будем вам писать только тогда, когда это действительно очень важно