Вероника Елкина

Как планировать встречи

Чтобы запланировать встречу, вам не нужен персональный помощник. Даже виртуальный. Вам потребуются лишь те средства, которые у вас уже есть — просто начните ими пользоваться.


Подбор времени в Календаре Google

Когда вы планируете встречу в Календаре Google, вы может выбрать дополнительную опцию под названием «Подобрать время». С ее помощью вы можете задавать временные интервалы встреч. Там же вы получите специальную ссылку, которую можете отправить другим людям. Пройдя по этой ссылке, они увидят, какие слоты у вас не заняты, и смогут выбрать самое удобное время для встречи с вами. Их решение придет к вам в виде специального уведомления, в котором будут указаны все детали, вроде места встречи и ее описания.

Дополнительные советы:

Журналист TheNextWeb советует создать шаблонное письмо. Например, такое:

Самый простой способ назначить встречу, это выбрать дату и время в календаре по этой ссылке:  

[ссылка]

Если вам такой вариант не подходит, вы можете пригласить меня через собственный календарь. Мне удобны короткие встречи недалеко от моего офиса, примерно с десяти утра до часу по вторникам и четвергам. Если такие условия вам непонятны или вас не устраивают, я буду рад все обсудить.

Ссылку на календарь можно сократить с помощью сервиса bit.ly. Используйте этот шаблон для людей не из вашей компании. Для встреч с коллегами воспользуйтесь функцией Календаря «Проверить доступность». О ней поговорим далее.  

Проверка доступности коллег

Если вы пользуетесь Календарем на OS X или Календарем Google, то сможете легко проверить, когда у ваших коллег есть свободное время. Откройте календарь и запланируйте новую встречу. В окне с описанием события добавьте людей в поле «Добавить участников». Появится новая кнопка «Проверить доступность». 

Чтобы вы могли видеть расписание коллег, они должны дать вам доступ к своему календарю.

Важное замечание: чтобы вы могли видеть расписание ваших коллег, им нужно дать вам доступ к своему рабочему календарю. Например, на картинке выше доступ к календарю участники встречи пока не предоставили.

У Календаря Google интерфейс не такой понятный, но все равно рабочий:

То же самое здесь. Чтобы воспользоваться этой функцией, попросите коллег дать вам доступ к своему рабочему календарю.

Теперь, когда вы научились пользоваться этими двумя дополнительными функциями, вы станете более эффективными.

Источник.


Материалы по теме:

Как посмотреть, что о вас знает Google

25 бесплатных расширений Google Chrome для оптимизации работы

6 способов справиться с завалом электронной почты

10 трюков для работы с Facebook


comments powered by Disqus

Подпишитесь на рассылку RUSBASE

Мы будем вам писать только тогда, когда это действительно очень важно