Вадим Захариков

Эти офисные проблемы можно решить технологично

Вадим Захариков, генеральный директор онлайн-сервиса «Планадо» – о проблемах сотрудников, которые уже сейчас можно решить с помощью новых технологий.


Ни для кого не секрет, что успешный бизнес невозможен без сплоченной команды. Профессионалы своего дела, лояльные к нанимателю, нужны и крупным технологическим гигантам, и государственным корпорациям, и маленьким частным компаниям. Но найти хороших специалистов — это лишь половина дела, ведь по-настоящему ценных работников бывает непросто удержать. Справиться с этой задачей не удастся, если сотрудник недоволен условиями труда или своим положением в команде.

Некоторые руководители даже не задумываются о деловых трудностях, с которыми ежедневно сталкиваются работники их компании. Но нередко и самые внимательные к нуждам коллектива менеджеры не могут найти подходящего решения офисных проблем. Сегодня мы поговорим об основных причинах недовольства сотрудников и расскажем, как можно сохранить команду и добиться лояльности подчиненных с помощью новых технологий.


Чем недовольны сотрудники

Очевидно, что сотрудники, которых полностью устраивают условия труда и атмосфера в коллективе, редко расстаются с работодателем по собственному желанию. Однако, как показывают данные исследования Aon Hewitt, только 61% работников по всему миру чувствует удовлетворенность своей работой. Чтобы сохранить собранную с немалым трудом команду специалистов, необходимо понимать, что именно может не понравиться им в организации рабочего процесса.


Ощущение собственной и чужой неэффективности

Один из главных признаков того, что рабочий процесс в компании выстроен неграмотно, это неравномерные затраты труда членов команды.

Когда группа сотрудников быстро справляется со своими заданиями и бездельничает на рабочем месте, более занятые коллеги чувствуют себя перегруженными работой и ущемленными.

Снижается и мотивация тех членов команды, у которых высвобождается слишком много свободного времени в течение рабочего дня. Если после продолжительного периода существования в режиме бездействия они получают новый сложный проект, обилие работы вызывает только негативную реакцию.


Отсутствие справедливого признания

Распространенная ситуация: сотруднику, который хорошо работает и многое успевает, дают все больше заданий, при этом никак не поощряя его. Рано или поздно энтузиазм такого работника угасает: зачем трудиться усерднее, раз стараний никто не заметит.

Отсутствие повышений и бонусов для старательных специалистов – это практически гарантированная их потеря в краткосрочной перспективе.


Отсутствие гибкого графика

Для многих сотрудников в возрасте до 30 лет одним из главных критериев выбора компании-работодателя является наличие гибкого графика или возможности работать удаленно.

Согласно исследованию PayScale, более трети из тысячи опрошенных сотрудников предприятий малого и среднего бизнеса в США и Канаде почувствовали бы себя более счастливыми, если бы руководитель позволил им трудиться по гибкому рабочему графику. Опрошенные также признались, что в этом случае едва ли задумались бы об увольнении по собственному желанию.


Обилие «бумажной» работы

Несмотря на то, что делопроизводство в современных компаниях уже давно автоматизировано, рядовые клерки по-прежнему не избавлены от необходимости распечатывать ежедневно десятки документов для согласования, утверждения, подписания. Тем временем именно усталость от бессмысленной «бумажной» работы становится одной из главных причин увольнения по собственному желанию.


Решение: использование технологий?

Современные технологии могут помочь менеджменту предотвратить ряд проблем в трудовом коллективе. Вот несколько примеров технологий, способных сделать сотрудников счастливее и лояльнее к работодателю:


Определяющие эффективность работы

Чтобы повысить эффективность работы, хорошо подойдут инструменты, которые позволяют отслеживать прогресс проекта, а также логировать затраченное на него время.

К таким инструментам относится система управления проектами Pyrus и сервисы повышения эффективности сотрудников вроде CrocoTime (для офисных работников) и Planado (для выездных бригад).

Полезно опробовать и онлайн-платформу Wooboard, позволяющую как следить за личным прогрессом отдельных сотрудников со стороны, так и общаться с ними напрямую, узнавая о сложностях в работе, идеях и пожеланиях. Кстати, ресурс позволяет общаться в режиме онлайн не только руководителю с подчиненными, но и коллегам между собой.

Внедрение подобных технологических инструментов позволяет значительно повысить эффективность рабочего процесса – в среднем, по нашим данным, на 10-12% для офисных работников и 31% для выездных сотрудников. Но что еще важнее – они позволяют понять, кто в команде работает много и продуктивно, а кто – лишь «просиживает штаны» в ожидании выходных. Внедрение программ мотивации, которые опиралась бы на данные, полученные с помощью вышеуказанных ресурсов, позволит эффективным сотрудникам зарабатывать больше и получать заслуженное признание в рамках трудового коллектива .

В свою очередь, те сотрудники, которые предпочитают прикладывать минимум усилий и прятаться за спинами коллег, не смогут получить бонус — справедливость будет восстановлена, что хорошо скажется на рабочей обстановке.


Упрощающие документооборот

Грамотная организация документооборота – одна из сложнейших задач, с которыми сталкивается руководство крупных производственных объединений. Внедрение современных технологий может существенно упростить жизнь сотрудникам, которые занимаются документацией.

По словам директора по информационным технологиям компании «АЭМ-технологии» (ГК «Росатом») Антона Думина, внедренная им электронная система позволяет облегчить работу 3 тысячам зарегистрированных в ней сотрудников. «В системе происходит процесс регулирования исполнения бизнес-процессов. Например, если вы создаете какой-либо договор, то вы обязаны заполнить обязательные параметры.

В результате у людей, которые задействованы в создании или исполнении этого договора, в системе появляется задание, например, согласовать этот документ. Также с помощью этой системы можно легко создать отчет о том, с какими сроками проходила та или иная закупка – либо посмотреть, на какой она стадии исполнения. Сотрудники сразу видят, где, какая и чья задача не выполняется в срок», – отмечает он.


Упрощающие расчет расходов в командировке

Расчет командировочных – камень преткновения в отношениях руководителя и подчиненного. Нередко вернувшимся из командировки сотрудникам приходится буквально «вытрясать» компенсацию затраченных средств.

В поездке работник скрупулезно собирает чеки, корешки билетов и счета для бухгалтерии: стоит потерять хоть что-то, и получить деньги назад будет невозможно. Как следствие – снижается концентрация на рабочих задачах.

Сотрудникам, часто выезжающим в командировки, пригодятся сервисы учета расходов, например, ExpensePoint или Concur (не только фиксирует траты, но и помогает спланировать поездку – забронировать билеты и т.д.).

Западные компании предпочитают собирать отчетность по расходам сотрудников именно таким образом, но опасаться слежки со стороны руководства не стоит – пользоваться ресурсом или нет решает сам работник.


Обеспечивающие коммуникацию с выездными сотрудниками

Менеджеры компаний, сотрудники которых совершают кратковременные выезды для оказания услуг (например, для сборки мебели или монтажа кабелей связи), сталкивается с рядом организационных трудностей. Чем больше выездных работников, тем сложнее операторам координировать работу команды, следить за своевременным выполнением заданий и контролировать качество исполнения.

К тому же новички на выезде часто нуждаются в рекомендациях и советах более опытных специалистов, а некоторые нечестные работники пытаются обмануть работодателя и договориться с клиентом за его спиной.

Сервис Planado поможет руководству наблюдать за ходом работ и скоординирует действия выездных сотрудников. При получении заказа оператором они будут получать извещения с указанием задачи, точного адреса клиента и «особых обстоятельств» – например, наличия в доме сторожевой собаки.

Отчитаться о выполнении можно при помощи фотоснимка. Геопозиция работников отслеживается: выполнять новое поручение отправят самую близкую к дому заказчика бригаду.


Помогающие сотрудникам поддерживать себя в форме

Сделать своих сотрудников счастливее можно, предоставив им достойные условия для отдыха прямо в офисе. От бассейна или спортзала в нескольких метрах от рабочего кабинета не откажется никто. Но что же делать, если помещение не позволяет разместить несколько велотренажеров и беговых дорожек?

Американские работодатели нашли выход: они закупают приставки Nintendo Wii и позволяют работникам тренироваться в виртуальной реальности. Компактные консоли и сенсорные коврики не занимают много офисного пространства, да и стоят дешевле фитнес-тренажеров. А сотрудники, ведущие здоровый образ жизни, будут рады возможности тренироваться в перерывах.

Облегчающие коммуникацию внутри команды

Несмотря на то, что социальные сети и мессенджеры завоевывают все большую популярность среди работающих граждан, очень немногие руководители готовы пользоваться ими в рамках деловых коммуникаций внутри компании. Эксперты не одобряют подобного пренебрежения.

«Социальные сети плотно вошли в жизнь и умы людей. У каждого гражданина, имеющего компьютер дома или на работе, есть своя страничка в популярных сетях: Facebook, «ВКонтакте», «Одноклассники», Myspace или Twitter. Социальные сети с точки зрения внутренней коммуникации приносят неплохие результаты.

Недостаточное общение между филиалами осталось в прошлом, теперь сотрудники на расстоянии могут обмениваться опытом и наработками. На корпоративной страничке я размещаю последние новости и события, фотографии мероприятий и совместных встреч, музыку, создаю группы по интересам», – делится опытом Софья Баженова, руководитель отдела персонала «ГК Элком».

По мнению кадровиков , социальные сети (как внутрикорпоративные, так и общедоступные) и мессенджеры — крайне удобная площадка для делового общения: ими пользуется подавляющее большинство молодых сотрудников компаний, да и на сообщения подобного формата обычно отвечают быстрее, чем на электронные письма.

Закрытая группа в Facebook или во «ВКонтакте» может стать хранилищем рабочей информации и идеальным средством коммуникации – история переписок сохраняется, изменять уже размещенную информацию можно. К тому же, тут можно как общаться со всеми подчиненными/коллегами одновременно, так и отправлять сообщения конкретному сотруднику.

А срочные рабочие вопросы проще всего решать в мессенджерах вроде WhatsApp, Slack или Telegram.

Важным для построения корпоративных взаимоотношений может стать и YouTube: специалисты отмечают, что компании все чаще размещают в этой социальной сети обучающие видео для новичков. Главный редактор журнала «Пресс-служба» Тимур Асланов на сайте Российской ассоциации по связям с общественностью приводит результаты нескольких исследований в этой области. Так, по версии Ragan Communications, 72% западных рабочих коллективов собираются улучшить внутрикорпоративные отношения с помощью видеороликов. Кроме того, согласно опросу интернет-журнала PR News, 51% западных HR-менеджеров отметили значительный рост бюджета на создание обучающего видео-контента в 2015 году.

Свободный доступ к обучающим материалам на YouTube сможет привлечь в компании и талантливых новичков. 


Не только технологии делают счастливее

Хотя современные технологии существенно упрощают деловую коммуникацию, личное общение руководителя с подчиненными по-прежнему остается крайне важным.

Генеральный директор международной компании-разработчика программного обеспечения Futurice Туомас Серьянен (Tuomas Syrjänen), ежегодно проводит 30-минутную встречу с каждым из сотрудников лично, чтобы из первых уст узнавать об успехах членов своей команды. Во многом благодаря внимательному отношению руководства Futurice считается одним из самых лучших рабочих мест в Финляндии.

 


Материалы по теме:

Сколько получают герои сериала «Кремниевая долина»?

Директор по IoT – главное назначение года?

Как проходит рабочий день веб-дизайнера

Опубликован рейтинг крупнейших технологических компаний России

После этого нами заинтересовались в Apple


comments powered by Disqus

Подпишитесь на рассылку RUSBASE

Мы будем вам писать только тогда, когда это действительно очень важно