4 правила деловой переписки на английском языке

Правило №1: соблюдайте структуру письма

Деловое письмо должно иметь четкую структуру и правила оформления. Это помогает читателю быстро найти нужную информацию и понять, в чем суть письма.

Вводная часть или opening. Она включает имя и адрес отправителя; имя, адрес, название компании получателя; дату письма. Не добавляйте свой адрес, если он уже указан в шапке письма.

Приветствие или salutation. Обращайтесь к получателю Dear — дорогой. Поставьте слово перед названием должности или фамилии. Например: Dear Mr. Parker, Dear Director Arvind. 

Если вы не знаете имени получателя, допустимо обращение Dear Mr или Mrs, Dear Sir или Madam. Слово «дорогой» можно заменить на Respected — уважаемый.

Основная часть или body. В первом абзаце представьтесь и раскройте тему письма. В следующем абзаце или нескольких расскажите подробно, с какой целью пишете. Заключительная часть должна содержать призыв к действию. При написании этой части задайте себе вопросы: что я хочу сообщить получателю; что мне от него нужно получить; доступно я излагаю мысли или нет.

Завершение или closing. Завершите письмо одним из трех способов: Yours truly, Cordially или Best regards. То есть, «Искренне ваш», «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Выберите тот, что подойдет именно в вашем случае.

Подпись или signature. Пропустите четыре строки и напишите свое имя, на следующей — должность и название компании. Если вы отправляете бумажную версию, поставьте подпись. Если прикрепляете документы, перечислите их в конце письма.

Правило №2: обращайте внимание на грамматику и пунктуацию

Грамматика

В деловой переписке на английском языке часто используются модальные глаголы для передачи максимально вежливого обращения: could, would, should, might. Например: 

• Should you have any questions, please do not hesitate to contact me.
  Если у вас возникнут вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь связаться со мной.
• Could you please be so kind as to tell me what happened?
  Будьте так добры, расскажите, что произошло?

Используйте гендерно-нейтральный стиль. Старайтесь не применять местоимения  женского и мужского рода. В качестве нейтрального местоимения англичане используют they — «они». 

Деловое письмо принадлежит к официально-деловому стилю. Неформальные выражения, сленг, идиомы в нем недопустимы.

Сленг: 

• I will be a pro and take care of business.
  Я буду профи и позабочусь о деле.

Деловой стиль: 

• I believe I would be a professional and do things that need to be done.
  Я верю, что буду  профессионалом и сделаю то, что нужно.

Пунктуация

Избегайте длинных предложений и большого количества запятых. Вместо одного длинного предложения напишите два средних.

Плохо:

• Write with more confidence and learn to project executive tone and find all errors.
  Пишите более уверенно, научитесь проецировать исполнительский тон и находить все ошибки.

Хорошо:

• Write with more confidence. Learn to project executive tone. Find all errors.
  Пишите увереннее. Научитесь проецировать тон руководителя. Найдите все ошибки.

Нюанс, о котором мало кто знает — после обращения к человеку нужно ставить двоеточие. Например, Dear Mr. Clark: I'm Amalia, manager of the Film Festival.В конце письма после фразы Yours truly поставьте запятую, далее — укажите свое имя. Например: yours truly, Amalia Smith.

Правило №3: придерживайтесь профессионального тона

В деловой переписке важно придерживаться профессионального тона. Есть несколько правил, которые нужно запомнить, чтобы успешно общаться с бизнес-партнерами на английском языке.

Сохраняйте уверенность. Компаниям нравится сотрудничать с людьми, которые уверены в себе, своем деле и продукте. 

Как добиться. Используйте активный залог при написании текста. Пассивный залог более трудный для понимания и менее убедительный.

Активный залог: 

• Our trained drivers will carry out quick and efficient delivery.
  Наши обученные водители выполнят быструю и эффективную доставку. 

Пассивный залог:

• Quick and efficient delivery will be carried out by our trained drivers.
  Быстрая и эффективная доставка будет осуществляться нашими обученными водителями.

Показывайте искренность. Чувство доверия — важная часть делового письма. Поскольку искренность трудно передать через текст, лучше приведите пример из практики в качестве доказательства вашего успеха.

Как добиться. Используйте цифры. С цифрами трудно спорить, поэтому текст с ними выглядит более достоверным.

Без цифр: 

• We have helped many customers reach their social media goals.
  Мы помогли многим клиентам достичь их целей в социальных сетях.

С цифрами: 

• We have helped 55 customers reach over 22,000 new customers through social media.
  Мы помогли 55 клиентам привлечь более 22 000 новых клиентов через социальные сети.

Будьте доброжелательны. Позитивный тон письма заряжает читателя положительными эмоциями. Они вдохновляют и настраивают на успешный диалог. 

Как добиться. Избегайте резких выражений, пассивно-агрессивных мыслей, давления и т. д.

Негативный тон: 

• Please accept the contract by Wednesday. If not, we will be too busy to process your order in time.
  Пожалуйста, примите контракт до среды. В противном случае мы будем слишком заняты, чтобы успеть обработать ваш заказ.

Позитивный тон: 

• To guarantee delivery and high quality service, please accept the contract by Wednesday.
  Чтобы гарантировать доставку и высокое качество обслуживания, пожалуйста, примите контракт до среды.

Способы, как еще выразить свое уважение:

• I would appreciate your help.
  Я буду признателен за помощь.
• I would be grateful if you could.
  Я буду благодарен, если вы сможете.
• I request you to kindly consider my letter.
  Прошу вас рассмотреть мое письмо.

Если вы неплохо знакомы с адресатом, можно использовать дружеский тон:

• Hope you’re doing well.
  Надеюсь, у вас все хорошо.
• Hope this email finds you well.
  Надеюсь, это письмо застанет вас в добром здравии.

Способы выразить признательность и благодарность:

• Thank you for your consideration. Waiting for your response.
  Спасибо за внимание. Ждем вашего ответа.
• Thanks for being patient with us.
  Спасибо, что были снисходительны к нам.
• Thank you in advance for any help.
  Заранее спасибо за любую помощь.

Правило №4: ясно выражайте мысли

Письмо должно быть логичным и понятным с первого прочтения. Избегайте возвышенного стиля. Ваша цель — передать суть, а не бравировать пышными фразами. 

Письмо должно быть полезным получателю и призывать к действию: ответному письму, отправлению нужного документа, покупке товаров или услуг и т. д. 

После написания письма внимательно прочитайте его, пройдясь по всем перечисленным правилам. Читайте как бы со стороны, будто видите текст впервые или попросите коллегу или друга прочитать и дать обратную связь. 

Пример хорошего делового письма

Ниже — пример хорошего делового письма. Сохраните его, чтобы при необходимости открыть и по анологии быстро написать сообщение иностранному коллеге.

На английском

Dear Mr. Parker:

I'm Amalia, manager of the Film Festival «Best Movies IV». 

I am pleased to inform you that your film has been awarded Best Short Film and will be screened at the opening ceremony of the festival on May 15, 2024. 

We invite you to participate in the event and receive your award. The event will take place in Lisbon at av. da Liberdade 175, 1250-144.

The start time is at 11:30 Azores, Portugal.

Would you be kind enough to reply in a return email about your willingness to attend the award. 

Sincerely, 

Amalia Smith.

Перевод на русский

Дорогой мистер Паркер:

Меня зовут Амалия, я менеджер кинофестиваля Best Movies IV. 

Рада уведомить вас, что ваш фильм был выбран лучшим в номинации короткий метр и будет показан на церемонии открытия фестиваля 15 мая 2024 года. 

Приглашаем вас поучаствовать в мероприятии и получить награду. Мероприятие пройдет в г. Лиссабон по адресу av. da Liberdade 175, 1250-144. 

Начало в 11:30 Azores, Portugal.

Будьте добры, ответьте в обратном письме о своей готовности присутствовать на награждении.

С уважением, 

Амалия Смит.

Фото на обложке: luis_molinero / Freepik