Дмитрий Архипов

Скоро мы будем работать в «умных офисах»

Дмитрий Архипов, руководитель направления бизнес-решений Plantronics, написал, на какие тенденции в отрасли коммуникационных технологий стоит ориентироваться.


1. Распространение Unified Communications (UC)

Несмотря на то что о концепции Unified Communications (UC) в России впервые заговорили еще восемь лет назад, только в 2015 году было зафиксировано наибольшее количество переходов к внедрению технологий, способствующих оптимизации управления внешними и внутренними коммуникациями. Сегодня UC используют не только крупные международные корпорации уровня PepsiCo или органы государственной власти, но и компании малого и среднего бизнеса. 

Под UC обычно понимают объединение систем коммуникации на программном и аппаратном уровнях. Интеграция различных каналов связи, мобильных и стационарных телефонов, ноутбуков и планшетов в единую систему позволяет сотрудникам предприятий оставаться доступными для коллег и партнеров, даже отсутствуя на рабочем месте, находясь, к примеру, в командировке в другой стране.

Благодаря UC корпоративный сегмент получает расширенные возможности для эффективной совместной работы, например:

  • Демонстрация текущего статуса – технология UC отображает статус каждого сотрудника таким образом, что не нужно тратить время на выяснение, кто в настоящее время доступен для звонка или видеоконференции, а кому лучше отправить мгновенное сообщение в мессенджере;
  • Доступ по единому номеру – вы можете завести единый номер для оперативной связи. Таким образом, все входящие на него вызовы будут перенаправлены системой IP-телефонии на ваш мобильный, рабочий или домашний номер или даже в голосовую почту, если ни один из указанных номеров недоступен в настоящий момент;
  • «Нажмите, чтобы набрать» – еще одной полезной опцией является возможность совершить вызов по указанному номеру, не выходя из браузера, через передачу голоса по интернет (VoIP);
  • Коммуникация из любой точки – вы можете задать короткий номер, три или четыре цифры, для оперативной связи с любым из сотрудников вашей компании, независимо от его местоположения (в офисе, дома или в дороге).

Один из кейсов в России – создание единой платформы объединенных коммуникаций в московском офисе компании Orange Business Services, подразделения группы Orange, работающей на российском B2B-рынке, которые перешли на программу-клиент Microsoft Lync, с недавнего времени Skype for Business. Это позволило сотрудникам получить удобный доступ к голосовой связи, обмену мгновенными сообщениями, видеовызовам, совместной работе над документами и т.д. После успешной интеграции коммуникационной платформы также возникла потребность в специальных профессиональных гарнитурах для коммуникаций как в офисе, так и во время деловых поездок, которыми обеспечила компания Plantronics.


2. Экспансии BYOD

BYOD (Bring Your Own Device «принеси свое устройство») — глобальная тенденция-вызов, которая предполагает использование личных устройств сотрудников компании для реализации бизнес-задач. Дискуссия по поводу явления продолжается до сих пор.

Одни специалисты считают, что, разрешая сотрудникам привлекать личные устройства для загрузки, хранения и передачи файлов и папок компании, предприятие подвергается риску, поскольку тут же всплывают проблемы, связанные с информационной безопасностью. Это и утечки данных, и взломы устройств мошенниками, и возможные вирусные атаки.

Другие рассматривают BYOD как позитивное явление, а беспокойство относительно угрозы безопасности для корпоративных данных считают преувеличенным. По их мнению, помимо экономии ресурсов (компании больше не нужно тратить деньги на оборудование рабочего места для сотрудника, если он готов использовать свою технику), работодатель получает множество других преимуществ.

Во-первых, это довольный сотрудник – человеку, как правило, нравится использовать привычные устройства. Во-вторых, это возможность оставаться на связи и оперативно решать задачи в те моменты, когда нет доступа к корпоративным устройствам.

Чтобы обезопасить себя, сохранив при этом преимущества BYOD, достаточно соблюдать простые правила:

  • Зафиксируйте и соблюдайте письменные правила и должностные инструкции относительно порядка работы с личными устройствами;
  • Попросите сотрудников использовать шифрование;
  • Запросите у сотрудников доступ к удаленной очистке данных;
  • Создайте собственный корпоративный App Store для управления приложениями;
  • Предотвращайте доступ в сеть устройств с заблокированными приложениями;
  • Создайте проверенную инфраструктуру, предоставляющую доступ для тех, кто в ней нуждается.

В российском офисе Plantronics принцип BYOD был внедрен несколько лет назад. Сегодня сотрудники представительства имеют доступ с личных мобильных устройств к корпоративной почте, а также корпоративным приложениям Skype  for Business, Salesforce и др.


 3. Перенос конференц-связи в облачную среду

Переговоры с заказчиками и с удаленными сотрудниками по телефону затруднены тем, что вы не видите глаза собеседника или выражение лица, которое может сказать о многом – как известно, 93% информации передается в ходе невербальной коммуникации. К счастью, времена, когда нужно было ехать в другой город или даже в страну, чтобы увидеть друг друга, в прошлом. Сегодня компании все чаще используют сервисы видеоконференцсвязи для связи с коллегами или заказчиками. Исследование, проведенное Plantronics среди 270 компаний малого и среднего бизнеса, продемонстрировало, что по крайней мере четверть всех предприятий проводят интервью с помощью видеоконференций.По теме: В «облаках» безопасней?

Один из первых проектов в России по внедрению Microsoft Skype for Business в компании «Бюро техники» был реализован с целью перехода от аналоговых систем связи к полнофункциональным системам коммуникаций как внутри организации, так и с ключевыми партнерами. Решение Microsoft позволяет корпоративным клиентам использовать привычный интерфейс Skype для работы. С его помощью они могут обмениваться текстовыми сообщениями, передавать документы, совершать видеозвонки, проводить онлайн-встречи, а также звонить на городские и мобильные телефоны из одного приложения.

При этом сегодня мы можем наблюдать слияние двух тенденций, когда все больше компаний используют облачные сервисы видеоконференцсвязи. Для того чтобы воспользоваться облачной видеоконференцсвязью, достаточно  недорогой веб-камеры, гарнитуры и собственно сервиса. Условно бесплатного (ooVoo, Skype, Google+ Hangouts и др.) или продвинутого с дополнительными опциями, включающими поддержку бизнес-класса, расширенные возможности для конференций, бесплатные звонки на обычный номер, поддержку мобильной и PDA-версий и другими функциями. Расположенные в облаке сервисы для проведения видеоконференций не требуют изменений в инфраструктуре или инвестиций в программное обеспечение и всегда поддерживаются в актуальном состоянии.


4. Беспроводные решения приходят в контактные центры

Еще недавно под «контактным центром» чаще всего подразумевалось рабочее место оператора, консультирующего клиента с помощью проводной гарнитуры. Тренд этого года – внедрение беспроводных устройств. Этот шаг создает благоприятные условия для активной совместной работы над решением вопросов клиентов. Теперь, используя беспроводную гарнитуру, оператор может обратиться к своему коллеге или руководителю за консультацией, сократив время ожидания на линии.

Эффективность такого подхода уже доказана. Так, например, согласно исследованию Sage Research «Unified Communications Application: Uses and Benefits», благодаря использованию беспроводных решений количество обработанных звонков увеличивается в среднем на 37%.

Успешный кейс из нашей практики – совместный проект Plantronics и одного из крупнейших российских банков подтверждает данные о том, что производительность операторов была существенно повышена, а качество обслуживания клиентов улучшено именно после внедрения беспроводных решений.


5. «Умный офис» как альтернатива традиционному офису

Все больше компаний рассматривают рабочее пространство как один из ключевых факторов, оказывающих влияние на производительность сотрудников. Такие компании стараются усовершенствовать свой офис исходя из потребностей работников. Основные направления происходящих изменений:По теме: 9 полезных гаджетов для офиса

  • Зоны тишины: создаются удобные и привлекательные пространства для всех сотрудников, которым необходима предельная концентрация для выполнения задачи;
  • Зоны для совместной работы: пространства сконструированы таким образом, чтобы удовлетворить потребности группы людей, и расположены вдали от зоны тишины;
  • «Плавающее» рабочее место/hoteling: гибридные пространства, которые обеспечивают местом для работы сотрудников, непостоянно посещающих офис;
  • Социальные центры: рекреационные зоны для сотрудников, часто располагаются рядом с кофе-пойнтами или кухней;
  • Гостевые станции: рабочее место для удаленных сотрудников, подрядчиков и поставщиков, приехавших в офис.

Несколько лет назад компания мы открыли свой первый «умный офис» в Великобритании, в городе Суиндон. Помещение разделено на четыре функциональных зоны:

  • Для общения: пространство для живого и виртуального взаимодействия с фиксированным или гибким рабочим местом;
  • Для совместной работы: пространство для проведения групповых дискуссий, презентаций, аудио-/видеоконференций и мозговых штурмов;
  • Для отдыха: уютные пространства, где сотрудники могут расслабиться и восстановить силы;
  • Для концентрации: тихие и замкнутые пространства, где работник может уединиться, когда ему необходимо сфокусироваться на задаче.

Такая реорганизация рабочего помещения позволила сэкономить до 50% пространства, что в сочетании с установкой системы тепло-восстановления сократило потребление энергии на 45%. Продуманный дизайн и правильное распределение рабочего пространства позволяют не только снизить количество потребляемых ресурсов, но и создать комфортную и творческую атмосферу для каждого сотрудника. 


comments powered by Disqus

Подпишитесь на рассылку RUSBASE

Мы будем вам писать только тогда, когда это действительно очень важно