Евгений Карюк

Мы меняли офис 6 раз за 6 лет – и вот что можем посоветовать

Какие проблемы могут возникнуть при переезде в новый офис и что испытывает компания, заезжая в другое помещение – рассказывает Евгений Карюк, исполнительный директор компании «Биплан».


Переезд – процесс непростой, в него заложено множество трудностей и нюансов, о которых не всегда получается подумать заранее.

За последние 6 лет мы 6 раз меняли офис, и это не всегда было связано с увеличением штата сотрудников. Однажды мы переезжали из-за неадекватного поведения арендодателей, которые решили с нового года повысить цену в 2 раза… Не будем умалчивать и о случаях собственной глупости, когда мы заключали договор в у.е.  Эти сложности помогли нам накопить достаточно интересный опыт, связанный с переездом небольшой IT-компании, которым я и хочу с вами поделиться.

Для удобства я разбил процесс переезда на несколько частей:

  1. Договор в новым арендодателем;
  2. Подготовка к переезду;
  3. Компания, которая будет вас перевозить;
  4. Интернет / телефония;
  5. «Рассадка» сотрудников. Борьба за места;
  6. Переезд;
  7. Первый день в новом офисе.

Договор с новым арендодателем

Доверяй, но проверяй

Вот несколько советов – от человека, который не обладают юридическим образованием, но имеет опыт в разрешении вопросов по договорам:

  • Всегда внимательно читайте договор! Все дополнительные пункты и «звездочки» если не играют принципиального значения только на первый взгляд.
  • Когда вам что-то кажется непонятным, лучше обратитесь к юристу. Если профессиональный консультант заходит в тупик или считает, что в договоре много сомнительных требований, просто не подписывайте его и ищите нового арендодателя.
  • Обращайте внимание на срок договора и условия его пролонгации. Чаще всего вы должны письменно уведомить арендодателя за 3 месяца до окончания срока договора.
  • Прописывайте в договоре условия повышения арендной ставки, которые должны быть адекватны и выгодны вам. Не чаще 1 раза в год, на сумму, не превышающую Х рублей или %.
  • Обратите внимание на варианты расторжения договора, потому что многие арендодатели не горят желанием возвращать обеспечительный платеж или учитывать его за последние месяцы вашей аренды.
  • Не подписывайте договор в у.е., каким бы соблазнительным он ни выглядел.

Конечно, большинства ошибок можно спокойно избежать, если у вас есть знакомый или штатный юрист. Но мы говорим о небольшой компании. К тому же бывают случаи, когда переехать нужно максимально быстро – и не всегда получается обратить внимание на тонкости.

Однажды, просматривая договор, мы обнаружили интересный пункт. Он гласил: «Арендодатель имеет право повышать платежи в одностороннем порядке не чаще 1 раза в год», – и это стало для нас большим откровением. Арендодатель сделал вид, что это шаблонный договор и признаков для волнения нет. Когда мы попытались узнать, как часто возникали подобные прецеденты и откуда вообще появился такой пункт, он сослался на незнание всех деталей и попросил не обращать на это внимания. Мы рискнули, потому что все остальные параметры нас абсолютно устраивали, правда, негативный осадок все-таки остался.

Если вы сделали выбор в пользу здания с низкими арендными ставками, где аргументом стало их недавнее открытие и косметический ремонт с вашей стороны – будьте готовы к тому, что через 11 месяцев (а обычно на столько заключается договор) вам поднимут арендную плату минимум на 50%. Расчет делается на ваше нежелание покидать новое место.

Но если вы все-таки захотите уехать, то внимательно прочитайте соглашение. Скорее всего там есть пункт, который запрещает забирать с собой установленные вами кондиционеры и другие улучшения.


Подготовка к переезду

Четкий план – половина успеха

После того, как договор подписан и обозначена дата переезда, наступает время рассказать всем сотрудникам, когда и куда вы переезжаете, желательно показать всем фотографии будущего офиса. Вы, конечно, можете удивить сотрудников по факту. Но помните, что слухи все равно поползут, а держать людей в неведении – крайне рискованно с точки зрения мотивации.

Первое, что вам необходимо сделать – это назначить ответственных за участки. Пусть системный администратор решает вопрос с интернетом, телефонией, серверными делами и компьютерами. Бухгалтерия занимается упаковкой документов и договоров. И так далее... Необходимо установить четкие дедлайны, чтобы не было никаких сюрпризов в день переезда.

Заранее подготовьте идентификаторы, с помощью которых ваши сотрудники обозначат свою технику, коробки и кресла. Их будет сложно искать после переезда.

Самый лучший день для смены офиса – это суббота. За выходные можно перевезти практически все, подготовить пространство к первому рабочему дню, проверить и настроить оборудование.

Мы решили отдать инициативу самым энергичным и несильно загруженным сотрудникам. Они помогали собирать коробки, складывать разные мелочи и упаковывать хрупкие предметы, а такие в офисе тоже бывают. Этот процесс можно сделать веселым и задорным, если придать ему игровой формат. Устройте соревнования на скорость или на вместительность похожих предметов в одной коробке. Мы настолько увлеклись креативным подходом, что даже провели гонку на стульях, которую, абсолютно случайно, выиграл генеральный директор.


Компания, которая будет вас перевозить

Есть люди, которые работают руками лучше вас, доверьтесь им

Не экономьте деньги на грузчиках, заставляя своих сотрудников таскать мебель и компьютеры. Конечно, вам не стоит доверять особо ценные вещи незнакомым людям, но все остальное оставьте им. На рынке есть много компаний, которые оказывают комплексные услуги по переездам. Это значит, что они заранее привезут вам коробки и скотч, посмотрят вещи, которые нужно перевозить, и помогут упаковать крупногабаритные предметы. Такие компании работают как с почасовой оплатой, так и по фиксу. Выбор остается за вами.

Мы не учли всего, когда заезжали в новый офис.

О том, что услуги охраны оплачиваются отдельно от договора и стоят ощутимую сумму, мы узнали позже. Причем платить нужно было именно наличными.

Дальше было еще интереснее. Вывоз мусора также не был включен в изначальное соглашение, и нам нужно было быстро найти компанию, которая избавила бы нас от оставшегося хлама. Платить завышенный ценник мы не хотели – и дело тут даже не в экономии, а в наглости арендодателей и предметном желании подзаработать еще больше. 


Интернет и телефония

Ни одного разрыва...

Помните, что заключение нового договора дело хлопотное – если вы, конечно, считаете деньги. От звонка в компанию до прихода монтажников, когда у вас появляется в руках рабочий кабель, проходит примерно от 1 до 2,5 недель. Все сильно зависит от размера интернет-провайдера, крупным компаниям торопиться некуда и вы должны быть готовы подождать.

Если не успеваете, то посмотрите в сторону беспроводного интернета, это поможет вам пережить период темных дней в кабельном интернете.

Не забудьте подстраховаться и заранее выявить, какие интернет-провайдеры есть в вашем офисном здании. Бывает, что арендодатель находится в сговоре с провайдером, разрешая съемщикам работать только с ним. Такой подход может нанести ощутимый удар по вашему бюджету и превысить реальную стоимость примерно в 3-4 раза.

Мы обожглись, сделав ставку на популярного провайдера, которого используют многие наши соседи. Спустя пару месяцев сеть пропала на два часа, еще через месяц – на целый день, а спустя полгода мы получили приключение с перебоями соединения на 48 часов.

Думаю не нужно объяснить, как сильно маркетинговое агентство, которое специализируется на интернет-рекламе, зависит от хорошего провайдера.

Хотелось бы отметить, что, проанализировав ситуацию, мы выбрали отличный вариант, не вызывающий пока нареканий.

«Рассадка» сотрудников. Борьба за места

Let the war begin!

Переезд – это интересный способ посмотреть на то, кто же является неформальным лидером в коллективе. Вы можете поступить демократично и дать возможность руководителям отделов договориться между собой. По моему опыту, этот подход контрпродуктивен. Каждый начинает перетягивать одеяло на себя, стараясь сесть на самое комфортное место – с его точки зрения, а в итоге, кроме недовольства ничего не получается.

Конечно, нужно обязательно учитывать индивидуальные особенности определенных сотрудников, но будет куда лучше, если вы, как руководитель компании, сделаете выбор сами.

Мы остановились на шахматном порядке, у нас в наличии были белые и зеленые столы. Внутри этого построения сотрудники могли делать любые рокировки и отдавать предпочтения по аналогии с самолетом – у окна, в центре или у прохода.


Переезд

Этот прекрасный день!

Обязательно попросите нескольких сотрудников помочь вам в день переезда. Просить многих в небольшой компании просто не имеет смысла, так как у вас не будет времени на управление толпой. Цель этих людей – показывать грузчикам, что и куда переносить. Обозначьте для каждого зоны ответственности и определите руководителя процесса.

Если все хорошо спланировано и нет форс-мажоров, то дальше начинается рутинная работа. Следите за обстановкой спокойно и размеренно, поймите, что без сложностей не проходит ни один переезд.

К сожалению, очень вероятно, что что-нибудь разобьется или сломается.

Мы организовали специальную группу в корпоративном «Битриксе», где собрали 8 единомышленников, готовых прийти на помощь любимой компании. С учетом того, что мы переезжали 3 раза за последние 4 года, могу сказать со стопроцентной уверенностью – речь идет об одних и тех же сотрудниках. Не расстраивайтесь, если у остальных появились другие планы или они нашли простые отговорки. Такое поведение никак не влияет на их профессионализм и отношение к компании – возможно, они ненавидят подобные процедуры и готовы избегать их любыми средствами.


Первый день в новом офисе

Новая жизнь

Сотрудники приходят в новый офис. Кто-то из них приятно удивлен, а кто-то – немножко расстроен. Не переживайте, спустя неделю все встанет на свои места. Люди умеют договариваться и находить компромиссы.

 


Материалы по теме:

Что делать с телефонным номером при переезде?

5 подводных камней при переезде в Европу

Как мы делали офис для IT-стартапа

Рабочая Станция: Мы избавляемся от слова «коворкинг» в названии

Видео по теме:

Фото на обложке: Shutterstock.


comments powered by Disqus

Подпишитесь на рассылку RUSBASE

Мы будем вам писать только тогда, когда это действительно очень важно