Алексей Иванов

7 типичных ошибок в организации ивента

Алексей Иванов, контент-маркетолог агентства Satur-D, рассказывает, как запороть любой ивент и какие ошибки организаторы совершают чаще всего.

Первую часть статьи, про три шага в создании любого мероприятия, читайте тут.


Создание мероприятия с нуля – это глубоко творческий процесс со множеством тонкостей, которые необходимо учитывать организатору. И нередко случается так, что даже из-за мелочей мероприятие идет насмарку – и все затраченные средства не окупаются.

Для того, что избежать этого, или, по крайней мере, снизить количество таких упущений, рассмотрим типичные ошибки, которые совершают «ивентологи» в организации мероприятий. Предупрежден – значит, вооружен.


1. Отсутствие четко поставленных целей и задач

Одна из главных ошибок, о которой я уже упомянул в начале статьи – отсутствие четко поставленных целей и задач для команды. Это вызывает недопонимание, а чего мы, собственно, тут делаем и зачем оно нам нужно? Поэтому цели и задачи должны быть четко определены и прописаны.


2. Не учтены интересы ЦА

Организатор может быть зациклен на проведении ивента и может вкладывать в него по максимуму информации о той ценности, которая несет их компания… забывая или вовсе не учитывая, чего хочет ЦА.

Как итог такого проступка, мероприятие становится скучным, и вместо заинтересованного взгляда участников присутствует лишь зевота и желание поскорее уйти или перейти к финальной части, например, фуршету.

Эта ошибка также может быть связана с тем, что четко не определены цели мероприятия, не прописаны задачи, не отданы понятные указания каждому сотруднику.

Если сотрудник не знает, что ему делать, он будет делать все что угодно, но не то, что нужно.


3. Неправильно подобранное место

Площадку для ивента нужно искать заранее – и желательно это сделать с личным присутствием. В противном случае можно нарваться на неприятности – даже если на фото помещение выглядело вполне сносно.

К тому же, если место уже объявлено и пропиарено, будет очень сложно переделать всю рекламу, заменить билеты, перенести организацию в другое помещение, зал или на площадку.

На некоторых мероприятиях организаторы намеренно идут на то, чтобы снять зал поменьше и заполнить его плотнее – таким образом визуально создав ажиотаж. В остальных случаях площадка должна подбираться под оптимальное количество людей и не быть чрезмерно большой или слишком маленькой.


4. Нет ориентиров

На самом мероприятии участник должен чувствовать себя комфортно. Чтобы это произошло, ему, как минимум, надо добраться до места Х. Если ивент проходит на открытой площадке, поиски будут проще, чем в случае с маленьким помещением, например, в старом питерском дворике. Поэтому должны быть организованы ориентиры для пешеходов и автомобилистов.

На месте участники должны также легко ориентироваться – где туалет или ванная, где можно купить напитки, продукцию спонсора или организатора.


5. Мало фирменной атрибутики организатора

Если мероприятие проводится для пиара бренда, то на нем просто обязана быть ваша атрибутика – и ее должно быть много. На воздушных шарах, рекламных стендах, майках, кепках, шарфах и т.д.


6. Где сотрудники?

Представители компании должны выделяться из толпы. Этого можно добиться за счет яркой униформы, специальных стендов, штендеров, указателей в местах, где локализуется представитель компании.

Количество и качество сотрудников играет важную роль. Если во время мероприятия вы занимаетесь продажами своего продукта, то для вас отстутствие или нехватка сотрудников будет фатальной ошибкой, которая приведет к сливу до 90% всех продаж.

Представьте, что на сцене объявляют какое-то «сладкое» предложение: «Сегодня в честь выхода компании на мировой уровень – "дикие скидки". Приобрести продукцию можно у наших сотрудников, количество товара ограничено!».

И тут понеслось. Команда на старт дана, жаждущая толпа ринулась на «халяву», грузовики с товаром ждут своей очереди, а сотрудников или точек продаж не хватает. Как итог – время идет, работа стоит, народ потихоньку расходится. Не потому что не заинтересовался, а потому что с площадки выгоняют, ночь на дворе... Или ждать надоело. :)

Обученный персонал, который находится на своих, заранее продуманных местах, в яркой униформе, которую можно разглядеть в толпе, повышает уровень продаж на 40-70%.


7. Отсутствует «постпродакшен»

Работа остановилась.

Теперь все дело за завершающей стадией. Именно от нее зависит, придут к вам те клиенты, которых вы старались ублажить, или нет.

Если в завершение всего вы не собрали базы данных клиентов, фото- и видеоотчеты с журналистов, не выложили отчет на сайт и в социальные сети, не написали пост-релиз в СМИ – то все, работа прошла впустую. Да, даже если само событие получилось прибыльным.

Совершать повторные продажи лояльным клиентам в 7 раз дешевле, чем искать новых, холодных. Даже те, кто был на мероприятии и ничего не купил, уже знают вас и настроены к вам лояльнее, нежели человек с улицы. Такими клиентами надо дорожить и поддерживать с ними отношения, напоминая о себе через оставленные ими контакты.

Избегая типичных ошибок, можно значительно повысить эффективность и качество мероприятия, получив большую базу лояльных клиентов и создав мощный пиар своей компании.


Заключение

Скажу точно, задавшись целью и составив четкий план задач, а также найдя грамотную команду единомышленников, можно создать любой ивент с максимальным выхлопом.

Цель! Часто про нее забывают, но когда она есть – она как маяк на горизонте, на которой вы направляете свой корабль под названием бизнес.




B2B магазин Rusbase собрал только проверенных поставщиков услуг для предпринимателей.


В разделе Маркетинг и PR вы найдете специалистов, которые помогут вам:

  • разработать и реализовать PR стратегию для нового продукта или стартапа;
  • выстроить работу со СМИ и продвигать первых лиц компании;
  • работать с социальными сетями и репутацией в поисковых системах.


Материалы по теме:

3 области, где эффективен «натив»

Три полезные ссылки. Как написать хороший пресс-релиз

6 стилей продаж: как выбрать свой?

Ачивки больше не работают


comments powered by Disqus

Подпишитесь на рассылку RUSBASE

Мы будем вам писать только тогда, когда это действительно очень важно