Дмитрий Шахов

Есть особый кайф в том, чтобы делать конференции

Дмитрий Шахов, организатор конференции BalticDigitaldays, делится болью своего дела и рассказывает, почему это занятие не хочется бросать, несмотря на все трудности.


Когда я организовал свой первый семинар — это было по фану, весело, недорого и непринужденно. Я просто снял зал, пригласил на бесплатной основе представителей бизнеса через местные СМИ и по рассылке. И собрал около ста человек. Никаких сложностей, минимальная смета, единственный докладчик — я сам.

Как мне тогда казалось, нет ничего сложного и в организации тематической конференции, куда съедутся специалисты из многих городов, разбросанных по разным странам. По крайней мере, сейчас я не нахожу других причин, почему я ввязался в историю, которая вычеркивает каждый год пару километров моих нервов и никогда не приносила прямого заработка.

Но я продолжаю снова и снова делать BalticDigitaldays, потому что это особый кайф и опыт, которым я готов поделиться.

Общая концепция мероприятия

Важный вопрос, который будет определять, какая аудитория на него пойдет. Кому-то надо просто наполнить залы. Кто-то заботится, чтобы пришла целевая аудитория (бизнес или специалисты). Концепция мероприятия — основа стратегии конференции.

Стратегия

Большинство организаторов ориентируются на смешанную аудиторию, получая в зале солянку, в которую трудно попасть потом докладом. Наполнение абы кем — не лучшая стратегия, и в итоге сказывается на имидже конференции, так как ни слушатели, ни докладчики не остаются довольными после проведения.

Я как докладчик всегда предпочту ивент для специалистов — ивенту для бизнеса. И почти всегда откажусь от профильных конференций, где основная аудитория — студенты.

Набить 2000 бесплатных человек в зал — не самая сложная задача, чтобы кто ни говорил. Мне трудно понять, кому такие ивенты нужны: выхлопа с них нет ни для кого, кроме подрядчиков по проведению. Есть ведь мероприятия, ориентированные на студентов, на повышение их уровня знаний, вроде дней профориентации или научных семинаров. Зачем тащить их на конференцию для специалистов-практиков, где они ничего не поймут или не оценят?

Подготовка

Планирование — наше все. Хороший организатор начинает готовиться за год. Минимальный цикл подготовки — 2 месяца. Некоторые вещи нельзя сделать быстрее чем за 2-3 месяца.

Например, нужна какая-то фиговина, которую будут везти из Москвы, а там ждать поставки из Америки — цикл 4-5 недель минимум. А если не привезут из Америки, надо будет менять поставщика. В итоге приходится планировать все сильно заранее.

Вторая причина длительной подготовки: хороший доклад не сделать за месяц, а набить программу тем, что уже где-то было или евангелической водой — это получить плохой фидбек еще на стадии проведения.

Придут или нет? Купят или нет?

Основной объем продаж приходится на последние 3 недели до мероприятия. Чем дешевле участие, тем сильнее смещение по продажам к началу конфы. Это жутко нервирует, ведь на старте делаешь все на свои деньги. С годами появляются спонсоры, раннее бронирование, опыт и понимание, но сильно легче от этого не становится. Стартуешь ты на свои, и за месяц до ивента у тебя обычно не более 50% от сметы на руках.

Фирменный стиль и репутация

Оформление конференции в интернете и в рекламных материалах. Репутация конференции в сети. Сарафан. Постоянный тотальный контроль всех этих вещей. Чуть не досмотришь и это может вызвать волновой эффект, который приведет к сильному падению продаж.

В чем может быть проблема? Да в чем угодно: спикер в программе с плохой репутацией, о чем ты не знал. Ты не донес информацию о чем-то, что будет в программе, или просто некорректно ее подал. Не поставил на одного человека больше на регистрацию и создал очередь. Еда на кофе-брейке остыла. Не встретили спикера в аэропорту. Сбился тайминг докладов. И так далее…

Зависимость от событий в стране и курса валюты

Могут закрыть границы. Могут обрушить рубль/гривну/зайца. Могут отменить авиарейсы. Могут усложнить въезд. Могут напугать людей чем-то. И все.

Очень чутко народ реагирует на такие вещи, ведь конференции — это, по сути, вид отдыха, а не первоочередные траты. Если опасно или трудно, проще не поехать. Кстати, это касается и спикеров.

Спикеры

Хороших спикеров мало. А очень хороших, способных не только привезти сильный материал, но и подать его ярко, практически нет.

Присмотревшись, начинаешь замечать, что везде на конференциях одни и те же люди. Поэтому хороший организатор начинает отсматривать для себя новых спикеров или окучивать крутых за полгода-год.

Хороший доклад делается от 2 до 6 месяцев, делать больше 3-4 новых докладов в год — мозг сотрется. Поэтому, если постараться и начать дергать докладчика сильно рано, можно отхватить премьеру доклада до того, как он поедет гастролировать по другим конференциям, или, если повезет еще больше, получить эксклюзивное выступление.

Некоторые команды конференций ориентируются на один и тот же пул спикеров, лишь немного разбавляя его новичками — так спокойнее за качество материала и есть гарантии того, что программу ты сформируешь. Да и спикеру проще готовиться к ивенту, где он знает, кто будет и как это будет. Но это скучно. И со временем участники начинают такую конференцию игнорировать, ибо «опять орги своих друзей позвали, надоели, где свежая кровь».

Программа

Ты хочешь лучших, но необязательно они должны хотеть тебя. И даже если они тебя хотят, не факт, что они будут давать хороший материал. Приходится работать со спикерами, иногда на грани скандала.

Есть, конечно, ответственные спикеры. Но таких немного. С большинством приходится спорить, приминать их звездность, напоминать о смысле, о практической ценности. Хуже всех — спикеры с сильным персональным брендом или спикеры от крупных корпораций. Они дают меньше всего ценности, но на них идут за громкие имена. Приходится давать им место, скрипя зубами.

Мотивация для участников

Участник платит деньги. Он должен четко понимать, за что. За возможность прикоснуться к знаниям — уже слабо прокатывает.

Приходится искать много фишек и мотиваторов. Например, показывать, что альтернатива — это вечер в компании в кафе без всякой пользы. Или посчитать дополнительные услуги (питание, проезд, афтепати) и показать, что именно за доклады человек платит мало. Или анонсировать возможность общения со спикерами. Или тянуть на профессиональное общение. Или на смену привычной локации — по сути тур с пользой. Конференция, где просто доклады — и все, обычно или бесплатна для участников, или с такой скидкой к цене, что все равно что бесплатная.

Ивент должен удивлять, сплачивать, дарить полезные контакты, мотивировать на новые свершения. Иначе зачем тратить на него время? Доклады уже на следующий день будут в публичном доступе.

Хорошая команда

В основе всегда 2-3 человека максимум. Это генералы, решающие основные вопросы. Но на деле конференцию делает команда из 15-20 человек и даже более (это если ивент на 200-500 человек).

От слаженности действий команды, от четкого понимания, кто что должен делать, зависит очень многое. Одна ошибка одного исполнителя может обрушить целую цепочку действий других. Например, не привезут дополнительный микрофон в зал. Или не будет презентатора. Или не встретят спикера в аэропорту, и он опоздает к своему докладу. Или просто не вспомнят, что нужно купить воды в зал, так как все после вечерних посиделок будут хотеть пить.

Да что там, у нас бывали проблемы от одного забытого удлинителя!

Личное

Терки с участниками, терки со спикерами, терки со спонсорами. Все хотят халявы. Им плевать, что ты ничего или почти ничего не зарабатываешь на конфе.

Некоторые хотят денег. Кому-то нужен лишний билет на его «плюс один». Кто-то хочет трансфер на неудобное время, и некому его везти. Кого-то надо заселить не туда, куда всех. Это калейдоскоп из писем, телефонных разговоров. Дикий стресс, который в последние недели превращается в персональный ад.

Ты перестаешь спать. Мысль только одна — «что я забыл». Садишься к компу, где все планы сто раз прописаны и ищешь места, где мог что-то забыть. Находишь, как это ни странно, и только тогда идешь и проваливаешься на пять-шесть часов в тревожный сон.

Последние три дня «генералы» вообще не спят или дремлют часик между решением каких-то вопросов. Поэтому после конференции ты неделю тупо отсыпаешься и игнорируешь все рабочие вопросы.

Финансовые вопросы

Платят все как попало. Ты же платишь подрядчикам — кому как удобно. Это одновременно и сложности конвертирования одного типа денег в другие, и необходимость ходить с энной суммой в кармане в последнюю неделю, чтобы мгновенно решать любые вопросы. Бывали истории, когда приходилось на месте доплачивать в кафе, вызывать такси на 30-40 человек, потому что автобус не приехал. И так далее.

Или ты решаешь, или участник решит это сам, а потом напишет отзыв, какой ты говнюк и жадоба.

Форс-мажоры

Всегда у всех бывают. Иногда кто-то не приедет из спикеров. Иногда кто-то устроит дебош. Иногда облажается подрядчик. Иногда ты просто не угадал, как идеолог, и фишка не получает виральности.

Надо быть готовым в момент ивента к чему угодно. И реагировать на это максимально быстро. Говоря проще, последние три дня ты не спишь вообще — и ты везде и нигде одновременно. Ты ни с кем не общаешься дольше трех минут. Ты трезвый и пьяный одновременно. Ты мгновенно бросаешься грудью на любую проблему, даже если она таковой не является. Потому что на кону репутация и продажи следующего года. Все должно быть идеально.

Пост-конференция

Все прошло, но всем нужны записи. Сразу после. Это нереально. Всем нужны фотки. Но непонятно как их собрать — фотограф был не везде и не всегда. Отзывы — нужно, чтобы имели хэштэг. И так далее.

Еще две недели идет вялое угасание — мягкая посадка, которую нужно растянуть как можно дольше для послевкусия. Не говоря о том, что нужно всех спикеров и участников отправить домой, не потерять, разослать закрывающие документы. И только потом ты садишься со страхом подсчитывать финансовый результат, потому что деньги в последний день просто уходили из любых источников, лишь бы решить проблему.

Конференция — это бизнес?

Да фиг там. Это, скорее, метод продвижения своего продукта или экспертности. Собрать большое число людей вместе и рассказать им за день то, что по отдельности ты бы рассказывал много месяцев подряд. Сверху получить большое оповещение в СМИ, в аккаунтах участников, спикеров — пиар-кампания длится от 2-х до 4-х месяцев до начала мероприятия и еще месяц — после.

В итоге ты получаешь хороший информационный заряд, который работает на тебя постоянно. Ивент-маркетинг — очень мощный инструмент. А вот чтобы зарабатывать на конференциях, нужно проводить их несколько в год. Такие компании есть, но в общей массе ивентов то, что они проводят, меньшинство. Основной объем — это продуктовые конференции, расходы на которые покрывает материнская компания, региональные, спонсируемые местной властью, и тематические, которые проводятся на деньги спонсоров и участников.

И там нигде нет прямого дохода, только косвенные плюшки в виде почти бесплатной рекламной кампании на год вперед.

Экономика

40% людей, присутствующих на каждой конференции, попадают на нее бесплатно — это спикеры, их +1 и +2, а также волонтеры, модераторы, пресса, инфопартнеры. Оставшиеся 60% попадают с большой скидкой.

Если вы заплатили полную цену, указанную на сайте, вы или покупаете в последний день, или просто не разобрались в рекламе. Это такая игра: назову цену повыше, но продавать буду со скидкой в 20-50%.

Вторая игра — на повышение цены с дедлайнами. Примерно треть участников все равно заявки, оформленные до дедлайна, оплачивает после него, иногда чуть ли не в день конференции. Это нормальная повсеместная практика. В итоге — если поделить собранную с участников сумму на всех, кто пришел на конференцию, то получится стоимость раза в три ниже указанной на сайте.

Покажу на пальцах: 500 участников по 5000 рублей — это в реальности 300 оплативших по 3000 рублей по промокодам, а средняя оплата в пересчете на 500 участников будет 1800 рублей. Немного ситуацию позволяют выравнивать спонсоры — на них на ивентах приходится от 10 до 50% бюджета, хотя есть уникальные конференции, где доход от билетов в разы меньше спонсорских поступлений.

Удовлетворенность

Главный секрет в том, что все всё равно останутся довольны. Любой ивент — это не монолит, а лоскутное одеяло из десятков разных активностей. И факап по одной из них не особо влияет на общее впечатление.

Надо зафакапить половину активностей, чтобы участники или спикеры после конференции дружно писали, что это было г***.

В остальных случаях одиночные хейтеры всегда найдут, к чему придраться, но основной объем останется довольным. Просто потому что общий позитивный настрой на веселый квест под названием «Конференция» трудно обломать, а все проблемы легко исправляются самоорганизацией. Чем меньше активностей создают организаторы, тем больше их вокруг ивента создают сами участники. Надо просто им не мешать это делать.

Организация ивентов — увлекательная и сложная задача, которая дарит множество эмоций в процессе подготовки и проведения.

Но только ради развлечения никто бы не стал этим заниматься. Конференция — это прекрасный способ сформировать профессиональную или бизнес-среду по своему вкусу и получать от этого знакомства и лиды в течение всего года после проведения. Это возможность протестировать свои навыки. Это возможность вырваться на несколько дней из рутинного существования. Это повод собрать коллег и друзей. Это создание новой ценности. Попробуйте, вам понравится.


Материалы по теме:

Event-отрасль переживает недостаток специалистов

7 типичных ошибок в организации ивента

Мы переоценили офлайн-маркетинг, больше я в это не верю

Как проходят киберспортивные турниры?

Как организовать свой техно-ивент

Фото на обложке: Shutterstock.


comments powered by Disqus

Подпишитесь на рассылку RUSBASE

Мы будем вам писать только тогда, когда это действительно очень важно