Как компании подготовиться к участию в GITEX

Что такое GITEX

GITEX (Gulf Information Technology Exhibition) — это крупная выставка технологий, которая проходит в ОАЭ с 1981 года. Ежегодно здесь встречаются более 150 тыс. посетителей из более чем 170 стран. Основное внимание в 2023 году уделялось искусственному интеллекту и системам «умного города».

В 2023 году мы участвовали в выставке. В процессе подготовки и анализа материалов мы поняли, что в мировой сети мало публикаций об опыте участия других компаний в таком мероприятии, поэтому решили подготовить гайд. 

Начинаем подготовку: определяемся с целями и выбираем вариант участия

Основная цель подобных мероприятий — показать свои услуги и продукты широкой аудитории и провести как можно больше встреч. Поэтому перед выставкой четко определите, какая у вас ЦА, какие продукты и услуги вы будете демонстрировать. Отправьте заявку через контактную форму на официальном сайте (сейчас уже идет отбор участников на 2024 год), ответив на вопросы:

1. В чем вы заинтересованы (спонсорство, участие, спикерство, т.д.).
2. Цель, которую вы хотите достичь на выставке
3. Сфера вашего бизнеса
4. Стартап ли у вас

В 2023 году предоставлялось четыре варианта спонсорских пакетов: Platinum Exclusive, Gold Limited, Silver и Bronze. Есть дополнительные возможности в виде спикерства. Их стоимость в 2023 году стартовала от 25 тыс. AED (дирхам — денежная единица ОАЭ), примерно от 600 тыс. руб.:

После того выбора подходящего пакета участия вам потребуется подписать договор и внести оплату: полностью либо двумя частями. В обоих случаях будет утвержден конкретный срок оплаты. За его несоблюдение грозит штраф. 

Какие еще расходы стоит учитывать

Проживание

Вы можете воспользоваться услугами официального подрядчика — Air Link International — и выбрать отель, который они предлагают. Все отели находятся на расстоянии 5–15 минут пешком от DWTC, где проводят GITEX.

В 2023 предлагали следующие варианты проживания: Novotel World Trade Centre, Ibis World Trade Centre, Rove Trade Centre, 25Hours Hotel One Central. Чем ближе дата проведения мероприятия, тем больше может вырасти цена. Мы жили в Rove Trade Centre. Отель оказался уютным внутри и удобным по расположению.

Перелет

GITEX предлагает промокоды и скидки на покупку авиабилетов компании Emirates, но вы можете приобрести билеты другой авиакомпании. Если вам нужно привезти с собой брендированные товары, берите билеты с багажом или дополнительные места и корректируйте бюджет.

Застройка стенда

Если вы берете один из спонсорских пакетов, в него уже будет включена застройка. В ином случае можно воспользоваться услугами официального подрядчика по застройке или нанять своего подрядчика.

Обратите внимание — ближе к началу мероприятия на панели участника будет тайминг, в который можно попасть на площадку и посмотреть, как идут дела на стенде. Для посещения площадки вам понадобится бейдж участника, светоотражающий жилет и закрытая обувь — это одно из правил безопасности на площадке. 

Дизайн стенда

За месяц до начала выставки официальные представители GITEX и подрядчик согласуют варианты стендов и их дизайн. Вам будет нужно предоставить artwork — баннер, который будет расположен на задней панели стенда, — и логотип. На их изготовление дают пару недель. 

Дополнительная мебель

Event Plus — это платформа, на которой можно приобрести мебель, ТВ, кейтеринг с питанием, дополнительные розетки и многое другое.

Стоимость некоторых товаров в 2023 году:

Брендированные товары, визитки, раздаточный материал

Сюда входит все, что вы хотите дарить и раздавать посетителям вашего стенда: визитки, ежедневники, ручки, буклеты с информацией о компании и т.д. 

Панель участника

Когда вы провели оплату и подписали необходимые документы, вам откроется доступ к Exhibitor Panel. Это происходит за 3–4 месяца до начала мероприятия. На этой платформе вы можете следить за датой начала мероприятия, ознакомиться с инструкциями, заполнить необходимые документы. 

В левом углу вам доступны несколько разделов: чек-лист и информация об участнике. Обратите внимание: пока вы не заполните этот раздел, вы не сможете перейти к заполнению других разделов и заполнению документов. 

Еще два раздела включает в себя инструкции по мероприятию: по поводу технической части, монтажа стенда и т.д.

Также вам будет доступен раздел с бейджами для участников. Количество бейджей зависит от вашего размера стенда.

От 700 до 799 кв.м — 500 бейджей, а от 800 — +50 за каждые 100 кв.м.

Если вам нужны дополнительные бейджи, то их цена составит 220 AED + VAT 5% (приблизительно 5 тыс. руб.). Участников может зарегистрировать один человек или вы можете попросить команду пройти регистрацию самостоятельно. За неделю до выставки будет нужно распечатать бейдж. За его утерю или передачу грозит штраф в размере 3000 AED (около 70 тыс. руб.).

Там же вы найдете промокоды для своих партнеров: их количество зависит от размера стенда. Промокоды действуют ограниченное количество времени: за две недели до выставки они «сгорают». 

После того как вы заполните информацию о компании, вам предстоит заполнение обязательных форм и необязательных (Compulsory and Optional Forms):

• Stand Name (информация о стенде). Важно указать корректное название компании: его изменение позднее будет возможно только за дополнительную плату;
• Health & Safety Declaration (декларация о здоровье и безопасности). Заполняет один человек из команды, который будет присутствовать во время застройки стенда — за 3–4 дня до начала выставки, — а также отвечать за безопасность на стенде;
• Event Plus Services (информация о сервисах для застройки).

Необязательные формы:

• Dubai Municipality Letter (письмо муниципалитета Дубая);
  
  
• Dubai Economic Department Letter for Raffle / Prize  Giveaways (письмо экономического департамента Дубая о розыгрышах на стенде, если вы планируете их проводить). Кстати о проведении розыгрыша: если стоимость приза менее 1000 AED, нужно заполнить шаблон заявления на розыгрыш, который вы увидите на панели участника. Если стоимость более 1000 AED, необходимо получить лицензию DED (экономического департамента Дубая), а также NOC от DWTC на имя DED. Лицензию DED можно получить в Dubai Mall на стойке 6, а NOC заполнить в разделе «Необязательные формы» на панели участника и отправить на электронный адрес, который будет там указан. Подробнее с политикой розыгрыша призов можно ознакомиться в разделе Information в левом углу на панели участников.
• Visa Invitation Letter (письмо-приглашение для визы);
• Banner Advertising (баннерная реклама). В 2023 году она стоила 1500 AED;
• Vehicle Delivery (заявка на доставку транспорта, если вы планируете демонстрировать автомобили на своем стенде);
• Temporary Staff (список временных участников, работающих на вашем стенде). Заполняется в том случае, если вы привлекаете рабочий персонал для уборки, кейтеринга и т.д., и для каждого из них будет необходимо оформить бейдж в отдельном разделе;
• Participation Letter (письмо-приглашение для участия). 

На панели участника вам также доступны бесплатные маркетинговые инструменты — это баннеры для соцсетей. 

Следующий этап: маркетинг и дизайн

После заполнения необходимых документов, подтверждения бронирования отеля и авиабилетов, согласований и остальных организационных моментов можно приступать к маркетинговому продвижению и разработке дизайна для всех материалов. В него входит подготовка контент-плана и распространение контента, дизайн макетов, презентаций и подготовка текстов для выступлений. 

Что вам понадобится:

• пресс-релизы о вашей компании и ваших услугах и продуктах;
• логотипы;
• шаблоны для SMM в ваших соцсетях;
• шаблоны для составления презентаций, которые вы будете показывать посетителям на стенде;
• дизайн визиток и раздаточных материалов.

Мы рекомендуем провести анализ конкурентов и участников прошлых лет: О чем они писали, как часто, какие платформы использовали? Это поможет сориентироваться и подумать над темами и необходимыми материалами.

Платформа для бронирования встреч и общения с участниками

За две недели до начала мероприятия вы получите доступ к приложению для поиска клиентов и бронирования встреч — GITEX Plus. Вам будет доступен список участников и посетителей (которые уже зарегистрировались), карта этажа и календарь. Также там есть сканер бейджа: его удобно использовать во время выставки.

Итог

Мы рекомендуем начать подготовку за полгода до мероприятия. Во-первых, все отели и авиабилеты будут доступны по приемлемой цене, а во-вторых, у вас будет достаточно времени, чтобы согласовать все организационные моменты, а также разработать алгоритм работы на стенде. Плюс у вас не будет ощущения «снежного кома» задач и «горящего поезда», если вы заблаговременно начнете подготовку. Желаем удачи!

Фото на обложке: Unsplash