Николай Горелый

Как организовать свой техно-ивент


В начале этого года я посетил выставку CES2015 (самую крупную презентацию технологических новинок в мире). Я был удивлён двум вещам: во-первых, масштабу события (чтобы просто пройти от одного конца выставки до другого, вам потребуется целый час), а, во-вторых, большому спросу на тест-драйв любого из представленных гаджетов. Это наблюдение натолкнуло меня на мысль создать мероприятие с упором именно на такой формат. Ведь согласитесь, что гораздо интереснее испытать гаджеты на себе, чем читать про них статьи или смотреть видео.

Так мы стали создавать выставку TechTrends Expo практически с нуля, ведь события такого формата до нас еще никто не организовывал. Да, мы имели за спиной масштабный опыт организации фестиваля Geek Picnic (не всегда гладкий и легкий, но единственный в России многотысячный open-air для Geek’ов), но пока не создавали события, которое совмещало бы и профессиональную конференцию для разработчиков, и площадку для “тестирования” технологий. Кроме того, мы решили жестко сегментировать представленные на событии технологии: ими стали новинки в области носимой электроники, умного дома, дополненной и виртуальной реальности, 3D-сканирования и 3D-печати.

С чего начать?

Меня часто спрашивают, что нужно сделать, чтобы организовать свою выставку. По своему опыту скажу, что не нужно ничего, кроме 1) дерзости; 2) желания рискнуть; 3) возможности потерять вложенные деньги. Фактически организация мероприятия делится на несколько этапов и самый важный из них - это Идея. Если Вы предполагаете (скорее всего ошибочно), что на вашу “тему” придут, то можно начинать организацию.

Попробую расшифровать детально, в виде логического ряда, ведь в ивент-сфере все взаимосвязано и каждый следующий ваш шаг зависит от предыдущего.

Идея = презентация. А презентация в свою очередь обозначает наличие спонсорских пакетов (информационных и коммерческих) и забронированной площадки. Как правило, площадка должна быть не слишком удалена от центра и иметь хорошую техническую базу. Исключение составляют площадки с интересной репутацией и опять же хорошим техническим оснащением. Например, выбранная нами площадка Технополис “Москва” принимала в прошлом году самый большой в России инновационный форум “Открытые инновации”. С того момента, как вы забронировали площадку, вы уже можете продавать билеты. Как только у вас стартуют продажи билетов, вы получаете возможность продавать стенды и платить зарплату своим сотрудникам.

Вы не поверите, но опытный организатор не тратит на проект ни рубля из своих личных средств. Например, можно получить аванс от билетного оператора или сначала продать спонсорский пакет, а потом уже приступать к организации. Ну и, конечно, вас может выручить постоплата. Постоплата здесь, как и в любом бизнесе - это способ перекредитовать свою деятельность. Личный пример: чтобы провести Geek Picnic 2015, нам потребовалось 10% собственных средств по отношению к реальной смете. И сразу же, чтобы у вас не возникало иллюзий - такая финансовая “эквилибристика” еще не гарантирует вам прибыль. То есть чаще всего у вас нет гарантий и ожиданий, все “произойдет как произойдет”, несмотря на то, что вы можете тратить на проект 18 часов из 24. Особенно, если вы делаете все в первый раз.

Команда

На команду у меня уходит основная часть времени, сил и нервов.

При работе вам нужно обязательно отслеживать и считать:

  • лиды,

  • pr-охват

  • конверсии на продажи билетов

  • объемы звонков, встреч, продаж - у отдела продаж

Результаты работы event-менеджеров обычно сводятся к функциональным таблицам

Площадка, спонсоры, партнеры

Ключевые «ингридиенты» события. Чтобы выбрать правильную площадку, вам нужно прикинуть, сколько народу вам нужно для вашего формата мероприятия и трезво оценить свои возможности. Определяющие параметры - это расположение, площадь площадки и ее привлекательность. Чтобы получилось не слишком дорого, вам нужно выбрать только один вариант. Но если место проведения будет тесным или неудобным, вы рискуете не получить нужного количества посетителей или иметь проблемы на мероприятии.

Какое время для организации - лучшее?

Критерий один: время и место для организации вашего события не должно совпадать с мероприятиями ваших конкурентов. Ну и ньюансы: b2b-мероприятия следует проводить в будни, а b2c - на выходных и в праздники.

Деньги

Организаторы событий зарабатывают на:

  • продаже билетов

  • спонсорских пакетах или “открутке” чужого бюджета (государства или коммерческих компаний). НО! В таком случае - это уже совсем другая экономика и в ней организаторам важно потратить как можно больше средств. Лично я больше работал по первой схеме, поэтому не могу детально объяснить как работает второй вариант.

Влияние кризиса

На мой взгляд, рынок b2b-конференций на ближайшее время может быть похоронен. Особенно это коснется некрупных событий без государственного финансирования. Но есть и более положительные прогнозы. Я думаю, что организаторов событий с недорогими входными билетами в 2015 году ждет тотальный успех. Обратите внимание, что в Москве и Санкт-Петербурге кинотеатры по-прежнему переполнены, так как у людей еще остались средства на развлечения, но уже нет денег на дорогие поездки за рубеж. В 2016 году ситуация частично сохранится, но что будет дальше - пока не известно, все как в тумане. Кстати, серьезные проблемы уже сейчас испытывают организаторы концертов с участием зарубежных исполнителей. При нынешнем курсе валют делать этот бизнес фактически нереально.

Технологический «голод», его влияние на сферу техно-ивентов

Неутоленный голод в области технологий есть сейчас во всем мире. Я полагаю, что это долгосрочный тренд, но в России он выражен особенно сильно, так как у наших потребителей есть неудовлетворенный спрос на “умные развлечения”. Докажу простым примером: вспомните, какой популярностью пользуются квесты! Все дело в том, что в крупных городах вроде Москвы и Санкт-Петербурге сконцентировано большее количество образованных людей, которым просто некуда ходить развлекаться, кроме того же самого кинотеатра. Поэтому и потенциал у этой сферы огромный и во многом неизведанный.

Зарубежные аналоги: на кого ориентироваться?

Когда я регистрировал домен, то заметил похожую конференцию в Аргентине. Лично я опираюсь не на зарубежный опыт, а следую своему чутью рынка и редко ошибаюсь. Глобально в мире я бы выделил CES. Но сравнивать CES с нами - это все равно что сравнивать Москву и садоводство “Дружба”, но опрятное и интересное такое садоводство. Есть также всемирно признанное событие в 3D-индутрии - 3D Print Show. Я планировал купить франшизу этого мероприятия для проведения качественного ивента, но одна украинская компания, как водится, украла на Западе фирменный стиль и идею - и сделала то, что получилось.

График работы организатора выставки

Любой адекватный человек не захочет заниматься этим бизнесом. Но в ивент-сфере заложено огромное количество драйва и адреналина, и пока ты молод, тебе эта сфера кажется интересной. Попробуйте представить, что на вашем мероприятии в одной точке должны сойтись: регистрация и проход участников, правильно распланированные лекции (интеллектуальная часть), работа персонала (постоянно работающего и приглашенного, например, волонтеров), напечатанная вовремя полиграфия, огромное количество материалов для СМИ (в том числе и эта статья), организация vip-приема специальных гостей, согласованный со спонсорами дизайн материалов и статусы партнеров...И так далее. Я уже не говорю о незапланированных ситуациях, которые так или иначе возникают при организации.

TechTrends Expo & Geek Picnic: главные отличия

Geek Picnic 2015 -  это мое событие - МЕЧТА. Главная тема мероприятия в этом году - “Человек - машина”. Фактически мы проведем первую глобальную конференцию, посвященную киборгизации. Киборги - это поколение людей с ограниченными возможностями, которое в связи с развитием новых технологий получают шанс стать модными и стильными “сверхлюдьми”. Подобное направление мысли сейчас активно поддерживаются на Западе, особенно в Америке, где люди-киборги принимают участие в фотосессиях для глянцевых журналов. На GP вы сможете увидеть кумиров этого направления, а также узнаете перспективы его развития в России. Что важно, вход на все лекции Geek Picnic будут проходить по одному билету.

TechTrends Expo - это более “карманный” вариант, чем Geek Picnic, однако не менее интересный. 28-29 марта в технополисе “Москва” мы совместим между собой большую тест-драйв зону технологий, интерактивную game-зону (с особым акцентом на нейроинтерфейсы, дополненную и виртуальную реальность), а также проведем техноэстафету (как мы ее называем “гаджетиада”) среди техноблогеров и журналистов. Так что если вы желаете увидеть блогера Илью Осипова (Зверье), Wylsacom, команды проетов droider и CheZaCite - приглашаем вас на наше событие. Что особенно интересно читателям ЦП, у нас вы сможете первыми в России попробовать нашумевший браслет Healbe, средство удаленного управления гаджетами Myo, а также несколько гаджетов российского производства, представленных впервые.


comments powered by Disqus

Подпишитесь на рассылку RUSBASE

Мы будем вам писать только тогда, когда это действительно очень важно