В нашей компании работают 24 робота – и существенно упрощают нам жизнь. Вот как правильно внедрять их в бизнес-процессы

Роботизация рутинных процессов (RPA, Robotic Process Automation) – это технология, с помощью которой создают роботов, выполняющих определенные действия так, словно их делает человек. Их цель – освободить время сотрудников для более важных задач за счет того, что теперь им не приходится выполнять повторяющиеся процессы.

Согласно исследованию Gartner, в 2018 году рынок RPA вырос на 63% – до $846 млн, что сделало его самым быстрорастущим сегментом мирового рынка корпоративного ПО. При этом 47% рынка контролирует пять крупнейших поставщиков. В 2019 году ожидается рост до $1,3 млрд.

И это логично, потому что для компаний автоматизация – это экономия денег и ресурсов. Талантливых сотрудников можно использовать по-максимуму, а неэффективным сократить рабочее время или вообще пересмотреть их роль в компании. А для робота не нужны никакие дополнительные расходы на оборудование, он может работать на отдельном компьютере или в централизованной ИТ-среде компании.

В отличие от традиционных систем RPA не подключается к API или интеграционной шине, а работает через интерфейс, имитируя работу пользователя. Это упрощает разработку и помогает автоматизировать задачи в тех программах, где поставщик не предоставляет API, а разработчику не нужно каждый раз вникать в особенности того или иного приложения.

Что умеет RPA:

• повышает производительность и эффективность сотрудников, сократив время на повторяющиеся задачи;
• обеспечивает последовательное обслуживание клиентов;
• масштабирует бизнес, не увеличивая затраты на рабочую силу;
• исключает человеческий фактор.

Задачи, которые решает RPA

Роботы RPA способны имитировать многие действия пользователей:

• открывать приложения,
• перемещать файлы и папки,
• копировать и вставлять данные,
• заполнять формы,
• извлекать и структурировать информацию из документов,
• выполнять сложные вычисления с помощью ИИ и машинного обучения.

По оценкам Forrester, к 2021 году более четырех миллионов роботов будут выполнять офисную и административную работу, заниматься продажами и связанными с ними задачами. В нашей компании сейчас работает 24 робота. Вот чем занимаются трое из них.

Подготовка ежемесячных актов

• Время, ранее затрачиваемое сотрудником: пять рабочих дней каждый месяц.
• Время, потраченное на разработку: неделя и два дня на тестирование.
• Время работы робота: четыре часа в месяц.

Каждый месяц сотрудники готовят акты сверки и оказанных услуг. Сложность задачи – в ее объеме.

Человеку каждый раз приходится собирать большое количество чисел из разных мест и параллельно их суммировать. Робот исключает человеческий фактор и сводит возможность опечатки к нулю.

Как это выглядит на практике: для него заранее готовят шаблон документа, в котором есть все поля для заполнения. Он собирает и суммирует необходимые данные из автоматизированной банковской системы (АБС), а затем подставляет полученные значения в шаблон.

На выходе сотрудник получает готовые отчеты. Остается всего ничего – отнести документы на подпись и убрать в папки.

Отслеживание информации о контрагентах

• Время, ранее затрачиваемое сотрудником: 45 минут в день.
• Время, потраченное на разработку: четыре часа.
• Время работы робота: пять-семь минут в день.

Наша компания развивает экосистему платежей для любителей спортивных ставок, отвечая за безопасность денежных транзакций и конфиденциальность данных. Поэтому сотрудники службы управления рисками постоянно мониторят информацию о специфических событиях, например, отчетности, чтобы проанализировать уровень риска взаимодействия с контрагентами.

Сейчас этим также занимается робот: вместо человека он постоянно мониторит информацию на ресурсах «Интерфакс». Список компаний для него подготовили заранее – по нему робот ищет новости, опубликованные после предыдущего запуска.

Теперь сотрудники не затрачивают время на поиск и получают всю нужную информацию в специальном Telegram-канале.

Объединение в один отчет информации из разных систем

• Время, ранее затрачиваемое сотрудником: один день.
• Время, потраченное на разработку: две недели.
• Время работы робота: 15 минут.

Маркетолог постоянно собирает данные, чтобы проанализировать рекламные кампании. У него довольно много источников:

• Google Analytics,
• AppMetrica,
• UniSender,
• другие системы.

Ранее на это уходил целый рабочий день. Сейчас этим занимается робот: делает запрос на каждый ресурс и получает выгрузку данных, по которой рассчитывает необходимые показатели. Вся информация переносится в Excel-документ в удобном для анализа и презентации формате.

Как внедрять RPA

Выбрать процесс

Нужно тщательно оценить все операции компании, чтобы найти подходящие. Для этого подразделения составляют список рутинных процессов. В нашем случае их было более 70. Мы оценили, какие задачи занимают 15 минут в день, а какие – несколько дней ежемесячно.

На этом этапе важно рассчитать, как много времени займет разработка и насколько экономически выгодным будет решение. Нет смысла начинать автоматизировать задачи, которые занимают два-три часа в месяц, если есть процессы, на которые сотрудники тратят три-пять рабочих дней.

Подробно смоделировать процесс

Составляется карта, где описываются все шаги сотрудника. Затем нужно превратить это в техническое задание и отдать на разработку.

Тут важно задокументировать каждый шаг:

• что открыл,
• куда нажал,
• какие данные получил,
• в какую ячейку занес,
• какие данные суммировал.

Иначе разработка будет работать неправильно и потребуется еще столько же времени на переделку.

Программирование

На создание первого робота у нас ушло два дня. Альфа-версию необходимо постоянно тестировать и устранять любые неожиданные препятствия, которые могут возникнуть. Затем доработать и передать в эксплуатацию, не забывая постоянно улучшать робота.

Например, если спустя время покажется, что процесс можно выполнить не за пять шагов, а за два, или компания-разработчик добавит новую функцию, которая делает все то же самое проще и быстрее.

Передать в эксплуатацию

Роботы помогают оперативно решать задачи, при этом допуская значительно меньше ошибок. Но после внедрения необходимо отслеживать KPI (и робота, и освободившихся сотрудников), которые помогут оценить успех разработки. Иначе будет непонятно, сколько денег сэкономили и не халтурят ли теперь работники в освободившееся время.

Шесть критериев хорошего робота:

• процесс описан качественно;
• досконально продумана архитектура;
• созданы повторно используемые модули;
• количество объектов, подтвержденных динамике, минимально;
• минимизировано участие человека в работе робота;
• робот тщательно протестирован и готов к работе.

Мы разрабатываем роботов RPA на платформе UiPath. В продуктовую линейку входят среда разработки, два типа роботов и оркестратор – инструмент для централизованного управления. Создать сценарий можно двумя путями: перенести необходимые действия из библиотеки в рабочую среду или же записать действия пользователя.

Для разработки RPA-роботов не нужны специфические знания, так в первую очередь важно алгоритмическое и процессное мышление. Но будет плюсом, если человек разбирается в программировании в целом и написании кода на C#. Под эту задачу отлично подойдут С#-, Java-, Python-, 1C-разработчики и системные администраторы.

По оценке PwC, можно автоматизировать до 45% работы человека. RPA позволяет снизить расходы.

1. Во-первых, внедрять и использовать робота проще, чем автоматизировать процессы, так как он работает через пользовательский интерфейс и более прост в разработке.
2. Во-вторых, цифровой сотрудник может работать 24/7, не требует контроля и его можно масштабировать вместе с бизнесом. А сотрудники могут заняться более стратегически важными задачами.

Будущее RPA

К 2026 году рынок RPA вырастет на 29,5% и достигнет $8,781 млрд. Такой рост объясняется спросом на автоматизацию бизнес-задач. Бизнесу это дает ряд преимуществ: снижение затрат, повышение эффективности, обеспечение соответствия нормативам, устранение человеческого фактора и так далее.

Исследование платформы ICT.Moscow и Департамента информационных технологий Москвы показало, что 81% компаний малого и среднего бизнеса уже окупили затраты на роботизацию процессов. Большинство достигло этого результата меньше чем за год. Такие показатели воодушевляют и снимают часть страхов для тех, кто только собирается внедрять RPA. Но никто не отменяет первичную оценку, которая покажет реальную экономическую целесообразность.

В гораздо большей перспективе RPA – настоящая находка для корпораций. В отчете McKinsey & Company говорится, что к 2025 году экономический эффект от автоматизации в бизнесе составит от $5,2 до $6,7 трлн. В дальнейшем возможна связь RPA с интернетом вещей, большими данными и искусственным интеллектом.

Например, робот сможет отслеживать онлайн-активность покупателей, изучая, как они используют устройства или общаются с людьми в социальных сетях. Затем он начнет внимательно анализировать эти данные и находить шаблоны поведения, которые раньше не были очевидны.

Он также сможет изучать проблемные места в операционной деятельности, помогая ее планировать и бюджетировать. А потом – и вовсе улучшать себя самостоятельно за счет анализа собственной работы.

RPA может быстро генерировать и собирать данные, а машинное обучение – делать прогнозирование и оптимизацию в режиме реального времени. Объединение этих двух технологий может ускорить процесс обучения нейросетей, а компании получат улучшенную производительность.

В проекте Dig(IT)al рассказываем о технологиях, которые помогут вам заработать. Переходите на цифровую сторону бизнеса.

Фото в тексте и на обложке: Unsplash