ИИ для офиса: четыре технологии, которые помогут вашим сотрудникам работать эффективнее

Интеллектуальное видеонаблюдение

Представьте ситуацию: вы проходите на работу без карт и пропусков, потому что вас «узнала» корпоративная камера. Садитесь за свой стол, где уже автоматически включился компьютер. Забираете распечатанные документы из принтера, доступ к которому получили благодаря технологиям распознавания лиц. 

Именно так и работает интеллектуальное видеонаблюдение в офисах. Каждая современная камера — это отдельный «боец», который умеет анализировать информацию, «общаться» с другими устройствами и даже самостоятельно принимать решения: включать свет, звук, передавать сигналы. 

Информация с устройств может не только инициировать включение компьютера или давать возможность воспользоваться МФУ, но и способствовать вызову экстренных служб при повышении температуры или обнаружении потенциально опасных предметов.

Количество возможных сценариев действительно впечатляет. Камеры могут анализировать маршруты движения персонала, чтобы оптимизировать организацию офиса. Или отмечать, какие сотрудники теснее всего общаются друг с другом — потом их можно будет переместить в один отдел. 

Однако особенно активно в последнее время развиваются технологии оценки поведения и распознавания эмоций. Хмуритесь, потому что поспорили с коллегой? Камера передаст информацию о возможном конфликте в HR-отдел. 

Чувствуете эмоциональное выгорание? Руководство попробует помочь, чтобы предотвратить увольнение — даже если вы еще не приняли такого решения. 

По оценкам экспертов ABBYY, эта система помогает не только сохранять ключевых сотрудников, но и экономить до двух миллионов долларов в год организации или подразделению размером в тысячу человек. 

Теперь видеонаблюдение — это не способ следить за сотрудниками, а новая возможность сделать работу удобнее и безопаснее. 

Виртуальные ассистенты

Еще одно применение искусственного интеллекта — автоматизация рабочих мест. С ростом популярности интеллектуальных помощников на рынке стали появляться виртуальные офисные секретари на базе ИИ-технологий. 

Они способны организовывать встречи, управлять расписанием, отвечать на письма или даже помогать принимать бизнес-решения — выявлять, какие задачи являются более приоритетными. Однако ассистенты могут не только облегчать индивидуальную работу, но и налаживать коммуникацию между сотрудниками и целыми отделами. 

Например, недавно мы внедрили в нашем офисе обучаемого чат-бота для ответа на часто задаваемые вопросы в области бухгалтерии и отдела кадров. Теперь стало намного проще узнать, какие документы нужны для отпуска или оформления представительских расходов. 

Сегодня услугами цифровых ассистентов на рабочем месте пользуется всего 2% сотрудников. Но ситуация быстро меняется: по прогнозам Gartner, к 2021 году каждый четвертый сотрудник в сфере цифры будет ежедневно обращаться к виртуальным помощникам. 

Наиболее популярны они станут на рынке финансов и страхования, а также в сфере обслуживания клиентов и обработки информационных запросов. Задавать тенденции в офисном сегменте будут гаджеты для домашнего пользования — умные колонки Amazon, Google и Apple, которые установлены уже в четверти американских домов, или, например, «Яндекс.Станция» с «Алисой». 

Распознавание документов

Представим еще одну ситуацию: вам пришел счет-фактура от поставщика. Раньше пришлось бы составлять специальную форму: перепечатывать дату, номер, ИНН и реквизиты из документа вручную, а теперь системы распознавания документов на основе ИИ сделают все за вас. 

Благодаря нейронным сетям и машинному обучению они становятся еще более интеллектуальными: например, после обучения на типовых актах системы смогут распознать даже отличные от образцов документы — и, скорее всего, не будут сильно ошибаться. 

Решения для управления контентом, или CMS-системы, осуществляют интеллектуальную обработку информации из любых типов документов: отсканированных бумаг, фотографий, текстов писем и вложений. Они распознают и классифицируют, а также извлекают данные, проверяют их корректность и передают в корпоративные информационные системы. 

Этот технологический тренд работает сразу в двух направлениях. Благодаря интеллектуальной обработке информации компании увеличивают скорость и эффективность работы, фокусируясь на ключевых задачах бизнеса. А еще привлекают наиболее мотивированные кадры, которым интересно профессионально развиваться, а не просто выполнять автоматические операции. 

Автоматизация процессов

Освобождать персонал от рутины помогает и RPA (Robotic Process Automation) — автоматизация бизнес-процессов, основанная на использовании программных роботов, которая все чаще дополняется аналитическими алгоритмами на базе искусственного интеллекта. 

Они воспроизводят действия человека, взаимодействуя с интерфейсом системы. Таким образом RPA позволяет автоматизировать многие процессы работы с данными: их копирование и преобразование, проверку на корректность, заполнение простых форм и формирование отчетов. 

Автоматизация помогает интегрировать различные системы: например, робот может «прочитать» почту и направить ключевую информацию из писем в ERP-систему. 

По мнению ряда игроков российского рынка RPA-решений, его объем за последние несколько лет значительно вырос и ежегодно увеличивается на 30-50%. 

Согласно совместному исследованию Департамента информационных технологий Москвы и ICT.Moscow, почти половина московских компаний внедрили роботизированную автоматизацию процессов в свою работу. И перспективы только положительные — ведь уже 60% сотрудников готовы отдать свои неинтересные и повторяющиеся задачи роботам. 

Перспективы

По данным Росстата, 82% российских компаний, внедривших искусственный интеллект, говорят об его эффективности. Около 20% отмечают, что он помог увеличить скорость бизнес-процессов, а еще 14% — что работать с ним стало проще и удобнее. 

С одной стороны, искусственный интеллект берет на себя всю рутину и оставляет сотрудникам только самые интересные и креативные задачи. Но с другой — помогает принимать сложные решения, обеспечивает спокойствие и безопасность. 

Благодаря ИИ мы приближаемся к концепции «умного офиса», где все системы взаимосвязаны, а сотрудники чувствуют себя более комфортно. И каждый из этих трендов помогает организациям стать более эффективными. 

Фото в тексте и на обложке: Unsplash