Как создать офис мечты — шесть простых советов

Мы — инновационная IT-компания на страховом рынке, на который вышли в июне этого года. На нашей онлайн-платформе мы рассчитываем полис КАСКО с использованием искусственного интеллекта и анализа больших данных. 

Для нашей команды очень важно сохранять атмосферу свободного творчества и совмещать ее с комфортом и удобством. Именно поэтому в офисе Mafin при проектировании рабочих пространств использовался принцип activity-based design — дизайна, который отталкивается от рабочих задач современной компании, которой требуется как концентрироваться, так и создавать неожиданные решения.

Ловушка опенспейса

Согласно исследованию Harvard Business School, проведенному в 2018 году, классические опенспейсы парадоксально воздействуют на связи внутри офиса — прямые контакты между людьми снижаются на 70%, что в итоге негативно сказывается на всей работе. 

Благодаря activity-based design можно уйти от этих рисков. В нашем офисе расставлены круглые столы для оперативных совещаний: так мы сохраняем необходимый уровень коммуникации между всеми сотрудниками и поддерживаем их продуктивность. От круглых столов для летучек сотрудники могут быстро добраться до своих рабочих мест.

Каждому члену команды Mafin доступна персональная рабочая зона — столы длиной 1,6 метра. Сотрудников не вынуждают работать только за отведенным ему столом. Все могут пересаживаться в разные отделы и группы в зависимости от текущих задач. С помощью этого правила мы поддерживаем и развиваем кроссфункциональное взаимодействие разных сотрудников и отделов.

Да будет свет. И воздух

Все без исключения рабочие места расположены в зоне дневного освещения. Любопытное исследование, опубликованное в 2014 году в журнале клинической медицины сна, показывает, что люди, долго находящиеся под естественным светом, лучше сохраняют хорошее настроение и здоровье в целом. 

От этих факторов напрямую зависит продуктивность работников, так что мы ответственно относимся к расположению рабочих зон. Кроме того, у наших сотрудников есть постоянный доступ к свежему воздуху — все окна в офисе Mafin можно открыть.

Также в центре нашего офиса расположено несколько переговорных комнат разного размера, вместимостью от пары человек до целой рабочей группы.

Они используются для шумных мозговых штурмов и дают возможность не отвлекать окружающих коллег, занятых другими проблемами. Или, если это необходимо, в переговорных можно уединиться, чтобы отдохнуть от опенспейса, подумать и продуктивно поработать над различными задачами.

Приключение вместо рутины

При декоративном оформлении офиса Mafin использовались темы путешествия и экспедиции. Путешествие обычно воспринимается людьми как вдохновляющее приключение, а экспедиция — как приключение, связанное с новыми открытиями, исследованиями и интересными, подчас неожиданными результатами. 

Мы сознательно ушли от урбанистической тематики. Мегаполис — фактор стресса. Он ассоциируется с проблемами, нехваткой времени и личного пространства, эмоциональным истощением и изматывающей работой. 

Mafin пытается разорвать связь «работа равно стресс». Наш офис похож на джунгли или лес. Здесь множество растений: они заполняют и оживляют стеклянные перегородки, а стены отделаны деревом, мхом и расписаны под лесные заросли. 

При оформлении помещений использовалось множество предметов природной тематики. Так, мягкие пуфики для отдыха сотрудников сделаны в виде камней, что, наряду с множеством деревянных элементов, создает впечатление не офиса, а естественного пространства.

Оформление переговорных комнат также выполнено в приключенческом стиле. Сотрудники могут собираться в помещениях, декорированных под джунгли, подводную лодку «Наутилус» или заброшенный храм. А коллаборационная зона сделана в форме фрагмента самолета. 

Для поддержания правильного настроения важна каждая мелочь. Ячейки для хранения вещей выполнены в виде кожаных чемоданов и деревянных ящиков с грузовых кораблей. Лампы — это мартышки на лианах или корабельные канаты. 

В офисе сконструированы специальные капсулы для сна в форме палатки с живописным видом или купе поезда. В цветовых решениях офиса Mafin преобладают зеленые, светло-серые и коричневые оттенки. Они не отвлекают сотрудников от работы и одновременно настраивают их на позитивный лад.

Что нужно учитывать при построении офиса

Комфортные условия для работы и хорошее настроение — ключ к высокой производительности труда. В нашем офисе можно хорошо поработать, а затем отдохнуть и перезагрузиться. Лаунж-зоны, игровая комната, душевые и капсулы для сна — все это в полном распоряжении членов нашей команды 24 часа в сутки (ведь у службы поддержки клиентов есть и ночные смены).

Основываясь на нашем опыте и экспериментировании с пространством, мы рекомендуем учитывать следующие аспекты при построении современного офиса:

1. Обеспечьте коллегам «свободу передвижения» по офису и возможность работать в самых разнообразных локациях — за рабочим столом, в кофе-зоне, на диване, в капсуле для сна или в гамаке; в любой позе: сидя, стоя, лежа. Не забывайте о power-naps. Подход WPI (workplace innovation) помогает не только оптимизировать расходы, но и повысить уровень вовлеченности сотрудников, привнести больше гибкости в рабочие процессы.
2. Внимательно отнеситесь к освещению в помещениях: дневной свет — лучшее решение. А продуманное зонирование в комнатах вдали от окон позволит вам варьировать интенсивность и уровни освещения.
3. Правильная температура в помещениях (около 24 градусов) и доступ к свежему воздуху — важный элемент для поддержания здоровья. Установка увлажнителей также станет правильным шагом в этом направлении.
4. Продумайте места для отдыха: можете сделать игровую комнату с приставкой, столом для пинг-понга и прочими развлечениями. Это не мешает работе, а позволяет отвлечься и расслабиться, чтобы потом снова приступить к обязанностям. Невозможно в течение восьмичасового рабочего дня целый день сидеть за компьютером: продуктивность падает, работа останавливается.
5. Поддерживайте самоорганизацию внутри коллектива и разных команд. Это поможет создать прозрачные и комфортные отношения между сотрудниками в рабочее время, а также сформировать среду для формирования дружеских отношений.
6. Регулярно старайтесь переосмысливать варианты организации рабочего пространства, периодически меняя их, чтобы максимизировать эффективность сотрудников. Будьте креативными — создание необычного рабочего пространства поможет сплотить коллектив и направить его к новым свершениям.

Фото в материале и на обложке: архив компании