10 инструментов, которые помогут оптимизировать поиск и подбор персонала

Теперь перейдем непосредственно к инструментам оптимизации. Для удобства я разделил их на управленческие (методики и подходы) и цифровые (технологии). 

Управленческие инструменты оптимизации

Разделение рекрутеров по нишам

Одно из главных препятствий эффективного подбора персонала — распыление рекрутера. Когда сотрудник вынужден искать разных специалистов на разные вакансии из разных сфер, эффективность его работы может страдать.

Все из-за того, что, «нахватавшись по верхам», он имеет поверхностное представление о том, как определить наиболее подходящего кандидата именно в этой области. Но, как известно, дьявол кроется в деталях. Без глубокого понимания сферы риск найма нерелевантного кандидата увеличивается. 

Читайте по теме: Секреты эффективного рекрутинга: как наладить поиск талантливых сотрудников

Этот тезис в большей степени относится к внешним рекрутерам, которые работают над закрытием вакансий в разных компаниях. Хотя внутренний подбор тоже может от этого выиграть. Самый частый пример — деление рекрутеров на массовый и точечный подбор.

Но и в рамках точечного подбора можно выделить поиск и подбор топ-менеджеров, руководителей, технических специалистов. Если компания собирается нанять 100+ одних только программистов за год, то почему бы не поручить это нескольким конкретным рекрутерам? Это взрастит их экспертизу и сделает работу в разу эффективнее.

Если вы руководите рекрутинговыми процессами компании, рекомендую разделять между рекрутерами позиции, для которых они подбирают кандидатов:

• кто-то будет отвечать за поиск и подбор IT-специалистов,
• другой — за позиции в финансовом блоке. 

Читайте также: Как проверить достоверность анкетных данных кандидата — рабочий алгоритм

Если же вы независимый (внешний) рекрутер, советую выбрать для себя одну-три связанные между собой специальности и развивать экспертизу именно в них.

Так вы будете:

• лучше понимать кандидатов,
• говорить с ними на одном языке,
• знать актуальные тренды или боли выбранных вами рынков труда, что повысит качество и количество закрытых вакансий.

Как разделять рекрутеров по нишам?

• Стоит обратить внимание на интерес самого рекрутера к конкретной индустрии, отрасли, типу компаний

Это первостепенный фактор, потому как если рекрутеру не интересна сфера, для которой он подбирает кандидатов, его работа будет идти тяжело, и ее качество будет падать.

Например, если рекрутеру неинтересна сфера финансов, то ему будет неинтересно общаться с кандидатами, разбираться и развиваться в этой области.

• Важно учитывать склад характера рекрутера

Так, экстравертам проще взаимодействовать с кандидатами-экстравертами, которые чаще всего работают в сфере коммуникаций: продажах, маркетинге, развитии бизнеса и продукта.

А, например, большинство технических специалистов — интроверты и не особо расположены к разговорам с людьми, поэтому для работы с ними лучше всего подойдут рекрутеры с похожим складом характера.

• Нужно смотреть на навыки деловой коммуникации рекрутера

Например, у него может быть желание работать со сферой маркетинга, он может быть достаточно открытым человеком, но у него могут быть слабо развиты навыки делового общения. Это просто не позволит ему эффективно работать в точечном подборе топ-менеджмента, так как в данной сфере крайне важно умение вести качественную коммуникацию.

Поэтому в этом случае лучше назначить рекрутера на точечный подбор менее «тяжеловесных» вакансий и составить индивидуальный план развития (ИПР), включающий в себя развитие навыков делового общения.

Разделение функционала сотрудников 

Все люди разные. У каждого есть свои сильные стороны и есть задачи, которые даются с трудом.

• Так, экстраверты получают удовольствие от общения с людьми. Такие специалисты могут провести несколько собеседований подряд, не почувствовав морального истощения. Однако рутинные и монотонные задачи, например, сорсинг кандидатов или обработка резюме даются такому человеку с трудом.
• Интроверты же наоборот, с удовольствием проведут весь день перед экраном монитора, рассылая сообщения кандидатам, просматривая и редактируя резюме, заполняя таблицы и базу данных.

По возможности рекомендую компаниям разделять функциональные обязанности членов команды с учетом их сильных сторон. Это поможет улучшить качество работы сотрудников и степень их удовлетворенности, что существенно повышает эффективность процесса подбора и бизнеса в целом.

Выявить сильные стороны рекрутера можно с помощью психодиагностики, оценив его личностные качества, мотивацию и компетенции. Различные инструменты оценки позволяют получить полный индивидуальный портрет человека и опираться на это в разделении обязанностей. 

Для организаций это наиболее объективный метод, поскольку тестирование основывается на математических и статистических моделях и апробируется на большой выборке респондентов по должностям и отраслям. И, кстати говоря, сейчас все больше российских компаний применяют цифровые инструменты оценки сотрудников, — почти 96% используют этот метод.

А для личного понимания можно использовать и коучинговые инструменты.

Поделюсь одним из наиболее эффективных — упражнение «Сильные стороны». Его суть в том, чтобы спросить у 7-10 человек из своего окружения:

• какие у вас есть сильные стороны,
• что у вас особенно хорошо получается,
• за какой помощью они бы обратились к вам в первую очередь.

Затем всю полученную информацию нужно свести и проанализировать — часто на этом этапе возникает много инсайтов о своих сильных сторонах.

Помимо управленческих инструментов оптимизации рекрутинговых процессов есть еще и цифровые. Рассмотрим некоторые из них.

Инструменты автоматизации в рекрутменте

Продвинутая CRM-система

Если раньше базу кандидатов вели в excel-таблицах, сейчас все больше компаний используют специализированные платформы вроде «Хантфлоу» или «СберПодбор». Использование современных сервисов с многочисленными инструментами автоматизации рутинных процессов позволяют быстро находить нужных кандидатов по внутренней базе. 

Читайте по теме: Как учебный центр выбирал российскую CRM-систему — личный опыт

Например, использование умных «фильтров» поиска, массовые рассылки персонализированных сообщений и другие функции существенно сокращают время на поиск нужного кандидата под конкретную вакансию. 

Важный совет: администрируйте базу данных, заполняйте все поля и пишите заметки к каждому профилю. Это позволит вам быстро находить нужных кандидатов под конкретную вакансию с помощью фильтров и ключевых слов.

Расширения браузера

Apollo или LeadLeaper

Позволяет в пару кликов получить номер телефона или email без дополнительного поиска или гадания на кофейной гуще. Работает преимущественно на англоязычных порталах вроде LinkedIn.

Иными словами, практически всегда.

Grammarly или Language Tool

Сервис проверки орфографии. Первый — для английского языка, второй — для английского, русского и еще 25 языков.

Упрощает работу рекрутера, помогая исправить ошибки в тексте. Особенно важно, если сообщение нужно напечатать быстро и нет времени вычитывать текст. 

Шаблоны сообщений

Чтобы не тратить время на написание сообщений каждому кандидату, рекомендую заранее прописать себе вариативный скрипт текстов, которые вы будете отправлять. Да, какие-то сообщения вам нужно будет адаптировать, но наличие готовых шаблонов значительно упростит вам работу. 

Calendly или Fasti

Чтобы в переписке не выяснять удобное время для проведения встречи, есть специальные сервисы, заменяющие ассистента.

Например, Calendly, который доступен на английском языке и Fasti — русскоязычный аналог этого сервиса. Их суть в том, что любому человеку можно отправить ссылку, перейдя по которой он сразу видит ваше расписание и может выбрать удобное ему время для связи.

Сервисы интегрируются с Google-календарем, поэтому доступные тайм слоты определяются автоматически.

Octopus CRM 

CRM-система, которая разработана специально для LinkedIn. В ее функционал входят автоматическая отправка приглашений, отправка одного сообщения сразу нескольким пользователям, подтверждение навыков ваших контактов, автоматический просмотр профилей для напоминания о себе.

Читайте по теме: Гайд по Notion: как дистанционно контролировать задачи с помощью одной программы

Он намного выгоднее подписки LinkedIn Recruiter, а стоимость составляет около $20 вместо $900. Хотя он, к сожалению, не заменяет полностью функционал LinkedIn Recruiter.

ChatGPT и другие нейросети

Сейчас довольно много говорится о роли нейросетей в оптимизации рабочих процессов, поэтому затрону и эту тему.

На мой взгляд, нейросети эффективны пока что только:

• для составления описания вакансии,
• портрета кандидата,
• других простых текстовых задач.

Но даже для этого важно составить детализированный запрос, чтобы результаты запроса были точными. 

С точки зрения аналитики рынка труда, заработных плат и навыков кандидатов нужно быть внимательными. Данные требуют тщательной перепроверки. Поэтому зачастую быстрее и точнее провести аналитику самостоятельно.

Читайте по теме: 23 полезные нейросети — сервисы для перевода, презентаций, аналитики и создания контента

В перспективе нейросеть станет отличным помощником для оптимизации поиска и подбора персонала.

Недавно я был на вебинаре британской рекрутинговой компании, где коллеги рассказали о том, как интегрировали ChatGPT в свою CRM-систему для составления описаний вакансий, анализа компетенций кандидатов и других задач, что помогло им упростить процесс подбора кандидатов.

Заключение

1. Оптимизация процесса поиска и подбора персонала способна сократить расходы бизнеса. На моем примере это позволило сократить издержки до 50% по некоторым категориям расходов. 
2. Следует разделять зоны ответственности и функционал рекрутеров и сорсеров, учитывая сильные стороны и особенности характера одних и других. Кроме того, фокус на конкретных позициях дает более глубокую экспертизу и понимание профиля кандидата и вакансии.
3. Цифровые инструменты автоматизации рекрутинговых процессов позволяют сэкономить время на подбор. А время в рекрутменте — один из самых ценных ресурсов и ключевых метрик, влияющих на успех процессов.

Фото на обложке: Unsplash