Немного отдыха, немного работы: как и зачем отправлять сотрудников на международные конференции

Почему вообще международные конференции

Идея была в том, чтобы подобрать мотивацию, которая максимально связана с профессиональной деятельностью сотрудников. Поэтому мы решили помочь специалистам развиваться — мы отправляем их на мероприятия: конференции, семинары, воркшопы, митапы. Так сотрудники могут совмещать получение знаний и впечатления от поездки в новый город или страну.

Не просто так сотрудники часто совмещают конференции и отпуск — чтобы чему-то научиться и отдохнуть, а потом вернуться в офис с новыми знаниями и силами.

Сотрудник сам выбирает, куда поехать, это не всегда международная конференция. Но мы считаем, что именно зарубежные встречи расширяют горизонты, потому что на них можно познакомиться с международной практикой, узнать интересные кейсы и использовать этот опыт в России. Учитывая амбиции нашей компании занимать долю международного рынка, мы рекомендуем сотрудникам выезжать на обучение за рубеж.

Если участие в конференции оплачивается для топ-менеджера компании, то это шанс получить новый контракт или найти нового толкового сотрудника. Главное — соблюдать простые правила деловой коммуникации. Если с российскими конференциями понятно, что нужно говорить четко и по делу, то западные коллеги предпочитают другой формат общения:

1. Small Talks — разговаривайте о погоде и других малозначительных вещах перед обсуждением сотрудничества. На западе считается, что такие разговоры комфортны для всех участников и создают дружелюбную атмосферу. 
2. Good вместо Bad — если предложение вам неинтересно, не говорите об этом прямо. Вместо этого следует назвать его хорошим и попросить время на обдумывание. Иногда это озадачивает: вы приходите с проектом и слышите, какой он классный, но непонятно, на что рассчитывать и есть ли смысл общаться дальше.
3. Мягкие продажи — перед предложением о сотрудничестве следует выстраивать коммуникацию за несколько недель: общаться по почте, в соцсетях, на мероприятиях. Только после этого можно что-то продавать.

Unsplash

Какие риски несет бизнес, когда отправляет сотрудника за границу

Риск 1: Уеду куда угодно, лишь бы выбраться из офиса. Иногда мы сталкивались с ситуацией, когда сотрудник был готов паковать чемоданы и ехать куда угодно без всякого повода, как только узнавал о возможности посетить другую страну за счет работодателя.

Чтобы такого не происходило, сначала мы решили делить стоимость поездки в пропорции 40 на 60, где большую часть оплачивает компания. Но оказалось, что это барьер для многих сотрудников. За целый год только 15 человек воспользовались таким предложением, при этом выбирали недорогие мероприятия в России и соседних странах. 

У многих, кто действительно хотел учиться на топовых конференциях, не было возможности покрыть 40% стоимость поездки. Посетить главную игровую конференцию Game Developers Conference стоит $1999 по предзаказу, то есть сотрудник должен отдать 50 тыс. рублей только за проход на мероприятие. Хотя для ключевых сотрудников компании конференция была бы крайне полезной.

В результате мы изменили условия для поездки, теперь алгоритм для сотрудника такой:

1. Выбрать любое мероприятие в России или за границей (Computerworld собрал актуальный список иностранных IT-мероприятий, которые пройдут до конца года).
2. Согласовать поездку. Объяснить руководителю, зачем ехать на конференцию. Мы не просим писать эссе, достаточно просто рассказать об ожиданиях и предполагаемом результате.
3. Заплатить 1 тыс. рублей. Личный вклад (пускай формальный) нужен, потому что бесплатное не ценится. Если сотрудник едет в качестве спикера, то, конечно, он не платит. Он уже вносит свой вклад, выступая на мероприятии и работая на имидж компании.

Самолет, отель и билет на конференцию — за счет компании. Так сотрудник не берет на себя значимые затраты, при этом имеет стимул осознанно выбирать мероприятие — даже тысячу рублей не хочется выбрасывать на ветер. Если сотрудник готов лишиться тысячи, лишь бы уехать куда-нибудь подальше, он вряд ли сможет обосновать целесообразность поездки, поэтому ее не согласуют. 

Риск 2: Хорошо отдохну. Может, что-то новое узнаю. Как убедиться, что сотрудник не просто отсидит на конференции, но и получит знания, которые сможет применять в работе? Мы решили эту проблему просто: просим сотрудника провести для команды небольшой мастер-класс и рассказать, что нового он узнал на конференции и как это можно использовать в нашем бизнесе. 

В результате сотрудник систематизирует и закрепляет знания, а команда узнает о новых решениях, которыми можно повысить эффективность работы. Как основатель компании я сам регулярно езжу на мероприятия, а потом делюсь с коллегами своим опытом.

Билеты останутся за счет компании, но проживание после конференции сотрудник оплачивает сам. Так даже лучше, ведь человек вернется в офис отдохнувшим — не только с новыми знаниями, но и с новыми силами.

Риск 3: COVID-19. А я доеду? Россия отменила обязательный двухнедельный карантин для всех, кто пересекает границу страны. Однако вынужденный карантин актуален для других государств — например, Великобритании. Пока неизвестно, пойдет ли таким путем Евросоюз и как долго будут действовать ограничения. 

Сначала изучите ситуацию и заложите дополнительное время. Например, сайт «Самокатус» запустил карту, с помощью которой можно узнать актуальную информацию о нужной вам стране.

Во сколько обходится наша программа мотивации

В месяц на конференции уезжают 5-6 человек, мы тратим на это ~150 тыс. рублей. При этом материальная мотивация в компании остается — это и премии, и доплаты за сверхурочную работу.

Playkey — это IT-компания, но профильные мероприятия существуют не только для айтишников. Например, недавно мы отправляли главного бухгалтера и юриста в Москву и Санкт-Петербург на курсы повышения квалификации. Каждый месяц 5-6 наших сотрудников куда-то ездят. Например, они были на «Игромире» в Москве, Electronic Entertainment Expo в Лос-Анджелесе, HolyJS в Санкт-Петербурге. 

Показательный пример пользы от конференции — наш выезд на Product Sense весной 2019 года. Тогда у нас было много пользователей старых архивных тарифов и это приносило компании убыток. На них приходилось 40-50% затрат, но мы не хотели менять им условия, потому что боялись потерять ядро аудитории.

На Product Sense был доклад Дмитрия Зборовского из Instamart «Как найти своего клиента и выйти на прибыль за один год», где он описывал похожую ситуацию. Команда решила ее так: они сделали минимальный чек для доставки продуктов — 3 тыс. рублей. Тогда часть невыгодных клиентов ушла, а те, кто остались с компанией, стали совершать покупки на необходимую сумму.

Мы экстраполировали опыт ребят на нашу ситуацию и переформатировали архивные тарифы. Те меры, на которые мы не решались пойти раньше, вывели сервис на операционную прибыль. 

Unsplash

Как достичь максимума

Чтобы поездки ваших сотрудников на конференции приносили бизнесу пользу, обратите внимание на эти моменты:

3. Целесообразность. Когда сотрудник выражает желание поехать на конференцию, попросите его рассказать, почему именно она привлекла его внимание и чем будет полезно ее посещение.
4. Отдых. Во-первых, по такой схеме можно хорошо сэкономить на билетах (если вы компенсируете их стоимость), люди это воспринимают как приятный бонус.  А во-вторых, такая поездка позволяет посмотреть на город с разных сторон: увидеть его деловую жизнь и его будни. Обычно этот контраст дает еще больше впечатлений и воспоминаний. Ребята приезжают вдохновленные и отдохнувшие.
5. Отчетность. После поездки попросите сотрудника поделиться новой информацией с коллегами. Это полезно и классно объединяет команду.  А убедиться в эффективности такой системы мотивации достаточно легко — пообщайтесь с сотрудниками, которые посетили конференции, они сами вам все расскажут.

Фото на обложке: Unsplash