Пребординг: как не превратить перспективного соискателя в «Тони на полдня»

Что такое пребординг

Пребординг — это предварительная адаптация, у которой много общего с онбордингом. Только онбординг начинается с первого дня на рабочем месте, а пребординг проводят сразу после принятия кандидатом оффера и до выхода на работу.

Классическая схема набора сотрудников выглядит так: поиск — отбор — подписание оффера. Однако принятие предложения не всегда означает, что человек готов работать в компании.

По статистике 20% сотрудников покидают новое место работы в течение первых 45 дней. При этом предварительная адаптация и онбординг помогают увеличить количество оставшихся на 82%. 

Пребординг помогает еще до подписания договора отсеять кандидатов, которые не планируют работать в компании. Это сэкономит время и бюджет и позволит сделать предложение тем, кто действительно заинтересован в работе. Последним предварительная адаптация поможет эффективно подготовиться к первому дню в компании. 

Какие задачи решает пребординг

В процессе предварительной адаптации сотруднику приходится решать много административных задач. Например, заполнять бланки, приносить нужные документы, делать фото на пропуск и т.д. Это неизбежные хлопоты, однако они не способны вызвать эмоциональный отклик и привязанность к компании.

Важно с пользой провести время после принятия оффера и до первого рабочего дня нового сотрудника. Например, можно пригласить человека ненадолго в офис, познакомить с командой. Если сотрудники работают удаленно, можно провести короткую встречу-знакомство по скайпу или в Zoom.  

Что еще можно сделать на этапе пребординга:

• рассказать кандидату о компании, об особенностях, структуре и внутренних распорядках;
• заполнить все документы, заявки и другие формальные бумаги; 
• подготовить рабочее место, учетную запись, карты доступа;
• ввести в должность;
• ответить на вопросы будущего сотрудника.

Эти мероприятия снизят уровень стресса в первый рабочий день и покажут новому сотруднику, что его ждут и ценят в компании. 

А можно обойтись без пребординга?

Современные исследования говорят о том, что 16% людей, которые сменили работу, задумываются об увольнении уже в первые несколько недель. 8% сотрудников начали подумывать об уходе сразу, как только переступили порог компании.

Чаще всего это происходит в организациях с традиционными взглядами на адаптацию новичков. Их руководители и HR-специалисты уверены, что если человек ищет работу, он будет заинтересован в том, чтобы удержаться на ней. 

При этом они упускают из виду, что сотрудник может получить не один оффер или он может ждать ответа из другой компании. 

Большинство таких компаний концентрируются на онбординге и не считают нужным тратить время на предварительную адаптацию. Однако в результате они теряют больше, так как за каждым вышедшим на работу соискателем стоят часы отбора резюме, созвонов, собеседований и т.д.

Если компания готова к этим тратам, она может обойтись без пребординга. Для всех остальных предварительная адаптация — важный этап в процессе подбора персонала.

Причины, по которым 20% людей готовы уйти после подписания оффера 

Еще две недели назад соискатель убедительно отвечал на вопрос «Почему вы хотите у нас работать?», а сегодня он вышел за кофе и не вернулся. Чтобы не попасть в такую ситуацию, нужно понимать, почему она может возникнуть. 

Вот самые распространенные причины бегства в первый рабочий день.

• Соискатель выбрал оффер другой компании или принял контрпредложение прошлого работодателя. Чем ценнее и опытнее сотрудник, тем выше риск такого исхода.
• На собеседовании человеку обещали одни условия, а в первый рабочий день он попал совсем в другие. Например, он хотел работать с определенным руководителем или командой, а его направили в другой отдел. Или предложили гибридный график работы, а потом потребовали ежедневного присутствия в офисе. Такие ситуации снижают доверие и лояльность к компании.
• Новичку поручили задачи, которые не обсуждали во время собеседований. К примеру, человека взяли на позицию офис-менеджера, а в первый рабочий день дали задание делать холодные звонки.
• Сотрудник оказался не готов к темпам или объемам работ. Из-за этого он испытал стресс, побоялся не справиться и предпочел скрыться.
• Во время собеседований человек не смог оценить атмосферу внутри компании, а в первый рабочий день понял, что она ему не подходит. Например, соискатель — творческая натура, а в офисе принят строгий дресс-код и субординация. Или он мечтал об удобном рабочем месте для интроверта, а получил опенспейс и шумных коллег по соседству. 

Не во всех случаях можно повлиять на ситуацию и избежать ухода ценного сотрудника. Однако если заранее ввести человека в курс дела и не давать ложных надежд, он уйдет еще до подписания трудового договора и сэкономит время работодателя.

Как правильно подготовиться к выходу нового сотрудника

Начинать готовиться к выходу нового сотрудника нужно за пару недель до дня икс. В это время руководитель назначает ответственных за адаптацию новичка, формулирует цели на испытательный срок, составляет программу пребординга и онбординга, планирует задачи на первый рабочий день и назначает дату для предварительной встречи.

Можно отправить электронное письмо или составить чек-лист для нового сотрудника с задачами на первые дни. Например, получить доступ к корпоративным ресурсам, принести документы или прислать сканы по почте, познакомиться с коллегами.

Некоторые работодатели готовят специальные онлайн-курсы для предварительной адаптации. Их смысл в том, что введение в курс каждого нового сотрудника по отдельности отнимает много времени. Особенно если в компании высокая текучка кадров. 

Асинхронный курс (тот, который можно пройти без привязки ко времени) позволяет подготовить любое количество сотрудников бесконечное количество раз. Для его создания нужно выбрать обучающую онлайн-платформу, разработать программу адаптации сотрудников, записать и смонтировать короткие видеоролики. В них можно рассказать о корпоративной культуре компании, о ее ценностях и важных правилах.

Пять советов, как сделать пребординг эффективным

• Важно быть честными с соискателями. Нет смысла утаивать или искажать информацию об условиях работы, задачах, которые предстоит выполнять и коллективе, с которым придется работать. В противном случае правда все равно вскроется, и сотрудник уйдет, потратив время и ресурсы компании.

• В то же время нужно рассказать сотруднику о достоинствах компании. Наверняка ему будет интересно узнать, какие есть премии и бонусы, какая программа развития и обучения предусмотрена для работников, как проходят корпоративные праздники и т. д.

• Автоматизация процессов помогает экономить силы руководителей и HR. Не нужно каждый раз привлекать сотрудников, чтобы отправить новичку приветственное письмо, рассказать о компании или предоставить список необходимых документов. Со всеми этими задачами справится корпоративный портал и обучающая платформа.

• Некоторые уходят в первый рабочий день из-за того, что не смогли справиться со стрессом. Важно создать комфортные условия с первого рабочего дня. Для этого новый сотрудник должен знать, к кому обращаться за помощью, что от него ждут и какие задачи нужно решить в первый рабочий день.

• Не стоит забывать об эмоциях и сводить предварительную адаптацию к сухому перечислению правил и требований. Во время пребординга нужно помочь кандидату проникнуться атмосферой, ценностями и командным духом компании. Возможно, благодаря этому он примет решение остаться даже несмотря на более выгодные предложения других работодателей.

Фото на обложке предоставлено автором.