Екатерина Зеленова

Зачем в «РусГидро» создали электронный архив для документов?

Екатерина Зеленова, начальник Управления Департамента – Управление делами ПАО «РусГидро», рассказала, почему в компании было решено создать электронный архив документов, оказалось ли это решение правильным и как любая организация может зарабатывать на переработке бумаг.

«РусГидро» стала одной из первых крупных российских компаний, которые всерьез занялись формированием единого центра хранения и оцифровки документации. С 2012 года «РусГидро» реализует проект по созданию «Электронного архива» на базе уникального бумажного. И вот как это работает.


Как устроен архив «РусГидро»

Бумажный архив исполнительного аппарата «РусГидро» содержит более 12 тысяч единиц различной документации (управленческой, кадровой, научно-технической). Если рассматривать весь фонд холдинга, то это более миллиона единиц хранения, среди которых есть чертежи гидроэлектростанций, построенных в 30-х годах прошлого века, схемы установок и зданий, опытно-конструкторская и иная документация. Архив  ГЭС собирался около сотни лет и ценен не просто как интеллектуальная собственность компании, но и как часть исторического наследия.

Документальные архивы, которые содержат управленческую документацию и научно-технические документы, исторически находятся в специальных обособленных архивохранилищах.


В чем суть «Электронного архива»?

В 2012 году мы решили сформировать архив, чтобы собрать воедино огромные массивы ретроспективной информации в области гидроэнергетики. Кроме того, планировалось оцифровать наиболее важные документы, создав «Электронный архив». Это было продиктовано не только необходимостью защитить информацию от возможной утери. Оцифровка помогает сортировать документы по степени важности, а потом и избавиться от тех, которые утратили свою ценность – хранить большой массив документов затратно и неудобно. 

Кроме того, загруженная в «Электронный архив» документация может выстраиваться по заданным параметрам (ключевым словам, регистрационным сведениям и др.) в отчеты.

В перспективе не нужно будет «разбирать» массивы бумаг для поиска того или иного документа и терять время на выборку нужных документов и информации по ним. Достаточно сформировать отчет по ключевым позициям – и вы получите сканированные образцы оригиналов документов, необходимых и для хода строительства, и для работы с учетными бухгалтерскими документами по заключенным договорам.

Создание архива направлено также на работу с внешними органами и ведомствами. Уже сейчас у нас в центральном архиве есть специальные аудит-комнаты, где организации будут работать с документами из архивов «РусГидро». Например, такой опцией смогут воспользоваться сотрудники налоговой службы. Это добавляет и удобства, и оперативности в работу с запросами.

Кроме того, электронный массив документов не статичен.

Система «отслеживает» сроки хранения документов и сигнализирует о том, что пришло время выделять документы к уничтожению.

После такого напоминания соответствующие документы выгружаются в отчет, который поступает в работу экспертной комиссии. Комиссия составляет акты о выделении документов к уничтожению. Только в центральном архиве «РусГидро» в Москве по итогам экспертизы ценности документов было выделено около двух тысяч единиц документации за период с 2002 по 2009 гг., утратившей свою научно-историческую и производственную ценность и подлежащей уничтожению.  В весовом выражении это 1950 кг бумаги, в экологическом – более 60 деревьев.

Тогда в компании всерьез задумались о том, как избавляться от ненужной документации с пользой не только для себя, но для общества.



По теме: Плюсы и минусы электронного документооборота



Как заработать на утилизации ненужных документов?

Своего рода положительным побочным эффектом проекта «Центральный архив» был проект «Чистый стол». Но плюсы его стали так очевидны для компании, что «Чистый стол» решено было продолжать.

«Чистый стол РусГидро» – это  экологический проект, цель которого – способствовать решению задачи по вторичной переработке ненужной отработанной рабочей документации и картона, прочитанных периодических изданий, скопившихся с течением времени в офисах компании.

Для крупных компаний, таких как наша, вопрос об избавлении от бумажной документации стоит особенно остро.

В московских офисах «РусГидро» только за май 2015 года было собрано 1,7 т макулатуры. На обычном шредере такое количество бумаги быстро не уничтожить, а отвезти внутренние документы на свалку не позволяет политика конфиденциальности.

Взяв на вооружение существующий мировой опыт, мы решили воссоздать в «РусГидро» полный цикл по сбору и переработке макулатуры, который используют специализированные компании, оказывающие эту услугу.

В случае с переработкой макулатуры охранять природу стало финансово выгодно. За утилизацию ненужной документации приходилось платить 1,5 рубля за килограмм, а за переработку компания ничего не платит.

Более того, нам удается выручать средства, которые мы отправляем на благотворительность.

Собственная система сбора и переработки бумажных отходов в «РусГидро» была сделана по аналогии с ведущими международными компаниями. В московских офисах установлены сейф-контейнеры, которые выглядят как металлические шкафчики с прорезью на верхней крышке. Внутри у них – плотные брезентовые мешки внутри, по типу инкассаторских, для сбора документации. Сейчас уже установлено 12 сейф-контейнеров в опен-спейсах офиса на Малой Дмитровке и 4 – в офисе на улице Архитектора Власова. Аренда одного сейф-контейнера обходится компании в 354 рубля в месяц, при этом мы экономим на утилизации 1,5 рубля за килограмм бумаги. Офисы филиалов оснащены шредерами, а по 11 филиалам планируется установить сейф- контейнеры (более 50 штук). Все это делается в партнерстве с ресайкл-организациями.



По теме: Можно ли получать прибыль из мусора?



Для вывоза извлеченной из сейф-контейнеров документации (а также для ее последующего уничтожения и утилизации) компания заключила договор со своим дочерним предприятием «СервисНедвижимость РусГидро». Ресайклом  выступил  подрядчик, который занимается этим с середины 90-х годов прошлого века.

Ежемесячно из установленных в офисе сейф-контейнеров извлекается более 1,5 тонны макулатуры, это порядка 20 туго набитых черных полиэтиленовых мешков с отработанной документацией. При этом каждые 60 кг сданной макулатуры позволяют спасти одно взрослое дерево, сэкономить 1200 литров воды и 60 кВт электроэнергии.

Поскольку мы отказались от утилизации бумаг в пользу переработки, теперь мы можем получать с этого прибыль. Конечно, цифры невелики, но все же плюс всегда лучше, чем минус. Так, например, за переработку 4,5 тонны бумажных отходов (макулатура за апрель-май), компания получила 16 тысяч рублей. На конец июля средства, которые «РусГидро» выручит от переработки макулатуры, было решено направлять на благотворительность,30 тысяч рублей были направлены в благотворительный фонд «Б.Э.Л.А.», но рассматривается возможность помощи и другим организациям.

Сейчас планируем развивать «Чистый стол» и постепенно вовлекать в него региональные отделения компании.

Фото: Rushydro.ru.


comments powered by Disqus

Подпишитесь на рассылку RUSBASE

Мы будем вам писать только тогда, когда это действительно очень важно