«Заключай договор – и только потом начинай работать». Советы от специалиста по корпоративному праву

Последнее время очень много предпринимателей предпочитают обсуждать дела и договариваться о сделках при встречах, через электронную почту и мессенджеры. При этом они сразу приступают к исполнению обязательств, а уже потом «соблюдают формальности». И то в основном когда это требуется для дальнейшего взаимодействия с государственными органами. Причем такой подход не только у малого предпринимателя, но и в крупных корпорациях. Обсуждение сотрудничества хорошо влияет на развитие коммуникативных навыков, поиск наилучших решений, компромиссов, но никак не гарантирует выполнение всех договоренностей в нужном объеме. 

Форма договора 

Российское законодательство дает нам «зеленый свет» для выбора формы оформления договоренностей. Это прямо предусмотрено в статье 434 ГК РФ, в которой установлено, что стороны могут заключить договор в любой форме, предусмотренной для совершения сделок, если законом для договоров данного вида не установлена определенная форма. Да и Пленум Верховного Суда (в своем Постановлении от 25.12.2018 N 49 «О некоторых вопросах применения общих положений Гражданского кодекса Российской Федерации о заключении и толковании договора») разъясняет, что договор не считается незаключенным, если не были соблюдены требования к форме. Но такой подход никак не защитит бизнес, если другая сторона исполняет условия недобросовестно и использует лазейки для уклонения от исполнения обязательств в полном объеме. 

Поэтому недостаточно просто заключить договор, необходимо конкретизировать и детализировать условия исполнения обязательств. Речь не только об описании существенных условий, чего требует ГК РФ и специальные нормы.

Также не стоит забывать, что есть очень много специальных законодательных норм, которые включают в себя конкретные требования к оформлению сделок. Несоблюдение таких требований может привести к признанию сделки недействительной или вовсе ничтожной.

Приведу пример. Бизнес-департамент одной из компаний, в которой я работала, нашел клиента и вел переговоры около 3 месяцев. Контракт заключался на $50 млн, участвовали 3 стороны из разных стран. 

Наши коллеги после проведения переговоров и достижения соглашений просто взяли договор, предоставленный нашим головным офисом на английском языке, перевели его на русский машинным переводом и собирались быстро подписать и приступить к исполнению.

Все сервисы и компании, связанные с релокацией, на одной карте

Если бы мы вовремя не выявили это, то возникли бы следующие проблемы:

• несоблюдение норм российского законодательства о процедурах документированного одобрения крупной сделки учредителями;
• несоблюдение требований российского законодательства о включении обязательных (существенных) условий в договор;
• расхождения между положениями договора на разных языках, включая отсутствие указания языковой приоритетности;
• неполучение банковской гарантии;
• невозвратность НДС.

Сделка могла бы быть признана недействительной. Но даже если бы этого не случилось, корпорация понесла бы колоссальные убытки из-за неполучения возврата НДС, поскольку там очень жесткие требования и их невыполнение предоставляет право отказать в возврате.

Привлечение специалистов

Подписать контракт может каждый, не любой может его составить. Важно понимать, что составлением каждого условия контракта должен заниматься соответствующий специалист – юрист, бухгалтер, логист и т.д. У него должны быть знания, опыт, представления о деятельности, целях и принципах компании.

Как и большинство международных корпораций, компания, в которой я работала, оформляет все необходимые документы для иностранных работников через провайдера, специализирующегося на этом. В миграционном законодательстве очень много тонкостей, и такие провайдеры помогают существенно экономить время, хотя стоимость их услуг высокая.

Один из наших сотрудников получил на территории РФ новый паспорт. Из-за этого надо было вносить корректировки в остальные документы, позволяющие ему находиться и работать в РФ. Без этих документов иностранный сотрудник не может работать, а если в течение 30 дней их не получит, должен покинуть территорию РФ.

Компания направила запрос провайдеру, который тут же приступил к исполнению, пока контракт еще согласовывался. Изучив соглашение и требования законодательства, мы выяснили, что провайдер разбил один этап на два – а это стоило на $650 больше. Мы своевременно сообщили провайдеру о том, что требуем совмещения этапов и сокращения комиссии за услуги.

Казалось бы, $650 для международной корпорации – «не деньги», но если посмотреть на такие переплаты при большом штате, то сумма убытков увеличивается в разы.

Также хочу заметить, что проверенные штатные специалисты помогают развивать бизнес и позволяет экономить на привлечении внешних консультантов, которые в большинстве своем берут высокую комиссию за предоставление профессиональных заключений.

Есть несколько причин, почему нужен свой штат специалистов :

• свой сотрудник привлекается не только на стадии заключения договора, но и работает с ним, решает возникающие вопросы в ходе исполнения обязательств;
• свой сотрудник заинтересован в развитии бизнеса, на который он работает, поскольку от этого зависит жизненная стабильность;
• свой сотрудник знает все тонкости работы в компании и легко их внедряет в новые процессы.

Шаблон

Я рекомендую подготовить шаблоны по всем направлениям бизнеса. Иметь у себя в арсенале шаблон, в котором описаны все условия с учетом специфики компании, помогает экономить время и нервы. Адаптировать уже имеющийся шаблон под требования контрагента намного быстрее и проще, чем писать все с нуля.

Корректировки шаблонов – это нормально, главное исключать противоречия условиям корректируемого договора и целям взаимодействия.

Электронный документооборот

Еще одно полезное изобретение XXI века – это системы электронного документооборота. Подписать, передать, получить, архивировать – бумажная работа многих пугает. А такие системы ускоряют процесс подписания контракта в разы и позволяют экономить на курьерах. 

Выводы, которые можно сделать: 

1. Заключать договоры важно и нужно.
   Подходить к их составлению необходимо со всей серьезностью, учитывать все особенности взаимодействия, описывать процедуру контроля над исполнением и указывать объем ответственности за ненадлежащее исполнение или отказ от исполнения условий заключенного договора.
2. Заключать договоры нужно до начала фактического взаимодействия.
   Никто не запрещает по ходу сотрудничества корректировать договор путем подписания дополнительных соглашений, но «костяк» должен быть составлен вовремя для плодотворного взаимодействия.

Иметь подробный и грамотно составленный шаблон не старомодно, а наоборот – это демонстрирует серьезный подход к делам.

---

Материалы по теме: 

Как предпринимателю правильно подписать договор аренды

Инвестор и фаундер: что нужно обговорить до подписания договора

Что делать, если украли вашу интеллектуальную собственность?

Rusbase Young ищет авторов в молодежную редакцию

Фото на обложке: Unsplash