Евгения Овчинникова

Спонсоры мероприятия. Опыт HackDay


Добрый день, дорогие наши читатели. Мы продолжаем серию статей об организации хакатонов. Сегодня разберем особо волнительную тему — поиск спонсоров на мероприятие, их привлечение и последующее удержание. Также будут рассмотрены возможные ошибки и подводные камни.

Как найти спонсора мероприятия? Зачем компании спонсируют хакатоны? Под катом приводятся несколько возможных мотиваций спонсора хакатона и приемы работы с этим спонсором.

Мотивация спонсора хакатона

Компании-спонсоры отдают свои деньги для того, чтобы получить что-то взамен. Конечно, случается, что спонсируют просто из симпатии (особенно это актуально для задорных студенческих проектов), но и тогда нужно как минимум не разочаровать партнеров . Согласно внутренней классификации HackDay, спонсоры делятся на четыре больших группы по задачам, которые они хотят решить через хакатон.

Задача №1: Подбор и отсев проектов

Актуально для российских и крупных региональных фондов, бизнес-инкубаторов и корпораций, выращивающих проекты. Хакатон становится своеобразным «ситом» для проектов нулевой стадии. Спонсор получает доступ к свежим командам, еще пластилиново-гибких в силу своего возраста, и может привлечь понравившиеся проекты и развивать на собственной площадке.

Эта группа спонсоров смотрит на идею проекта, на опыт основателя, на надежность команды.

Для них важнее всего – адекватные проекты на выходе. Сначала придется поработать над поиском нужных людей, а в продолжение 48 часов хакатона (как в HackDay) — над превращением идей в жизнеспособные прототипы.

Задача №2: Промо бренда

Бывает необходимо международным и крупным российским компаниям. Здесь нужно поработать с информационной поддержкой до и после мероприятия, с приглашением СМИ на площадку хакатона. На выходе такие спонсоры захотят увидеть большой охват аудитории и приличное количество публикаций в СМИ.

Задача №3: Промо нового продукта или технологии

В этом случае спонсорам важно увидеть, что информация о новых разработках донесена до участников хакатона. Хорошо сработают специальные номинации для проектов, сделанных с применением данной технологии или продукта, и мастер-классы, на которых представители спонсора расскажут, как новшество может облегчить жизнь и стать полезным на практике.

Задача №4: HR

НК-задачи могут быть стратегическими и тактическими. В первом случае упор нужно сделать на охват информационной кампании и на ее содержание. Во втором — собрать на площадке как можно больше представителей, интересующих партнера специальностей.

Как правило, интересы спонсора лежат в конкретных областях — iOS-разработка, проектировка интерфейсов и др. На вас будет хорошо работать объявленная номинация на лучший проект для iOS, лучший интерфейс среди прототипов и т.д.

К стратегическим целям могу отнести еще осмотр местного стартап-сообщества и его наиболее активных представителей с целью их релокации или хантинга.

Как найти спонсора для хакатона

Главный вопрос для начинающего организатора — как выйти на правильный контакт в компании. К сожалению, на этот вопрос нет однозначного ответа. Присутствие спонсоров полностью зависит от вас, ваших связей, от опыта в организации. Самый эффективный способ поиска — личные знакомства на мероприятиях или списывание через знакомого. При этом очень хорошо, если проходит серия мероприятий, и у спонсора есть возможность выбрать конкретный город. Кроме того, выстраивание отношений со спонсорами — процесс небыстрый. Чем больше история вашего мероприятия, тем с большей охотой спонсоры становятся партнерами хакатона.

Командам, которые организуют хакатон только в своем городе/регионе, я могу посоветовать плотнее работать с локальными компаниями. Если город небольшой, то заинтересовать крупную корпорацию шансов, на мой взгляд, нет, и время тратить не стоит. Когда мы работали только по Питеру, у нас и количество спонсоров, и собираемые суммы были очень скромные.

Также нет ничего необычного в том, что спонсоры уходят, а затем возвращаются, если вы развиваетесь и показываете прогресс (формат, бренд, спикеры, проекты-выпускники).

Причины ухода могут быть разными — хакатон выполнил/не выполнил задачи, исчерпался бюджет, изменилась стратегия промо продукта/платформы/бренда, ушел из компании человек, который с вами работал — тысячи их.

С другой стороны, хакатонами, как правило, интересуются крупные корпорации, у которых есть насущные проблемы, а не необходимость слить бюджет. Часть бюджета на организацию можно восполнить за счет региональной государственной поддержки. Программы поддержки предпринимательства есть в каждом регионе, нужно отслеживать их заранее и быстро включаться в процесс. Замечу, что они влекут за собой тонну отчетности и часто — необходимость участвовать в тендере. Здесь все не так страшно, как может показаться со стороны. Это обычная работа, которая будет поначалу бесить из-за своей непривычности.

Важные операционные моменты

По правилам HackDay, бюджет мероприятия должен быть закрыт за месяц. За месяц до старта очередного HackDay мы запускаем регистрацию и PR-кампанию, и, соответственно, должны решить, проводим мероприятие или нет. Но в жизни эта схема работает весьма условно. Одни партнеры еще согласуют бюджет — то есть, деньги будут, но непонятно сколько. У других внезапно ушел в отпуск ЛПР и вернется за неделю до ивента. У третьих — то-се, пятое-десятое. Поэтому решение о проведении мероприятия (закроем ли бюджет) принимается не в состоянии 100% наличия информации. Мы берем на себя риски и предполагаем, что бюджет всё-таки будет закрыт. У вас будет то же самое.

Обратите особое внимание на расхождение денежных потоков. Хорошо, когда партнеры перечисляют деньги заранее. Но как быть, если у компании головной офис в Австрии, и акцепт платежей идет 60 дней? Довольно часто долгое акцептование платежа и пост-фактумный платеж открываются за несколько дней до ивента.

Работа с партнерами по бартеру

Натурная схема — очень удобный и выгодный подход для организаторов и спонсоров. Суть ее в том, что партнеры покрывают статьи расходов не деньгами, а прямо — предоставляют свое помещение, организуют питание, оплачивают перевозку экспертов, дарят призы участникам.

Вы даете им в обмен партнерский статус, соответствующий их затратам.

Что можно и нужно брать бартером:

— площадка;

— питание и кофебрейки;

— перелеты и проживание экспертов;

— полиграфия (бейджи, ленты для бейджей, грамоты, футболки, наклейки);

— оборудование для проведения мероприятия (микрофоны, проектор, микшеры, оборудование

— для презентации mobile apps, оборудование для организации онлайн-трансляции);

— призы и сувениры.

Бартерная схема хорошо работает с региональными компаниями, которые занимаются питанием, полиграфией, торговлей и арендой оборудования и техники. Призы и сувениры хорошо брать у крупных российских и международных ИТ-компаний. Но сувениры — ручки, наклейки, брелки и прочие безделушки — будут с их символикой.

Спонсорский пакет

Для привлечения спонсоров вам понадобится внятно оформленное предложение, именуемое спонсорским пакетом.

С некоторых пор мы отказались от сложных и больших спонсорских пакетов, и составляем красивые предложения в фирменном стиле мероприятия с текстом максимум на три страницы, две из которых занимает таблица с предложением с отмеченными галочками. У HackDay нет персонализированных спонсорских пакетов, все получают одно предложение с разницей в письмах, к которым предложения прикрепляются.

Что должно быть в вашем пакете (в любом порядке):

1. Название, дата, город и место проведения хакатона.

2. Описание мероприятия сути мероприятия на полстраницы: что за формат, кто принимает участие, сколько людей планируется, описание цели и задач (стратегически).

3. Описание механики мероприятия на полстраницы: когда начинается активная фаза (регистрация), описание всех дней хакатона с программной точки зрения.

4. Описание выгод, которые спонсор получит от мероприятия. Тоже на полстраницы, кратко и емко, одним списком. Не разводите философию. Формат сотрудничества – конкретный, и предлагать партнерство надо конкретное.

5. Собственно, партнерские опции. На начальном этапе достаточно одной таблицы с галочками. Позже добавите возможностей. Мы разбили предложение на сегменты, которые описаны выше: промо бренда, промо технологий и HR. У вас на начальном этапе вряд ли будут такие широкие возможности.

Пример формирования таблички:

6. Минутка крутоты. Какие СМИ вас поддерживают, какие спонсоры уже с вами, какие крупные организации дают вам моральную поддержку.

8. Контакты.

По этой теме у меня все, спасибо за внимание. Советы, изложенные в статье, можно применять для хакатонов и других некрупных форматов: митапов, тематических конференций и пр.

В следующий раз мы поговорим на очень болезненную для организаторов тему выживаемости проектов во время хакатона и, самое главное, после него, а также обсудим, могут ли на это влиять организаторы мероприятия. Кроме того, будет немного затронут трекинг проектов.

Автор — Евгения Овчинникова — сооснователь Студии Михаила Кечинова, организатор HackDay. Технические подробности организации хакатонов того же автора.


comments powered by Disqus

Подпишитесь на рассылку RUSBASE

Мы будем вам писать только тогда, когда это действительно очень важно