Трудовые отношения в стартапе: какие нужны документы?

Так сложилось, что этот месяц прошел в «Зарцын и партнеры» под девизом: «Трудовые отношения – наше все». Сразу у нескольких клиентов возникли вопросы внутри коллектива, которые никак не хотели решаться без юриста. Посмотрев внимательнее, мы обнаружили, что до таких ситуаций можно было и не доводить, если бы все документы были оформлены правильно с самого начала.

Для любого стартапа найм сотрудников – это новая «веха» в развитии. Значит, они стали расти, и, возможно, к ним уже пришел инвестор (или это радностое событие близко).

По теме: Типовые юридические риски, которые могут остановить инвестора

Сотрудников выбирают, как соратников – чтобы глаза горели и пылали сердца. И в этот момент мало кто думает о «бумажках» в виде трудового договора, приказа о принятии на работу, правилах внутреннего трудового распорядка и прочем.

А ведь именно эти документы будут и для проекта, и для самого работника гарантом разрешения конфликта в будущем.

Что нужно подписать «на старте»?

1. Трудовой договор

В нем необходимо прописать:

– Должность, которую новый сотрудник будет занимать

– Срок, на который вы нанимаете сотрудника (если договор срочный)

– Наличие и длительность испытательного срока

– Права и обязанности

– Место работы

– Условия отпуска

2. Должностная инструкция

Должна содержать:

– Подробное описание должностных обязанностей

– Избегайте шаблонов из интернета и общих фраз

– Только то, что фактически будет выполнять сотрудник, кому он подчиняется и как отчитывается

Помните! В спорных ситуациях это станет одним из самых важных документов.

3. Приказ о приеме на работу

В нем нужно указать данные о начале работы, должности и окладе принимаемого сотрудника.

4. Согласие о обработке персональных данных

Если этот пункт отсутствует в трудовом договоре, то сотрудник должен подписать согласие отдельно.

5. Договор о полной материальной ответственности

Указываете в нем наличие полной материальной ответственности работника (такой документ может быть подписан с работникам входящими в перечень утв. Постановлением Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. N 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности»).

6. Правила внутреннего трудового распорядка

Сотруднику нужно ознакомиться с документом, о согласии со всем перечисленным должна свидетельствовать его подпись.

7. Иные внутренние локальные акты

Этот пункт включает в себя такие документы как, например, Положение о коммерческой тайне и Положение о премировании. Так же, как и в пункте 6, сотрудник должен быть с ними ознакомлен.

Такое бывает, когда части документов нет либо все они скачаны из интернета. К сожалению, нам часто приходится сталкиваться со случаями, когда из-за такой на первый взгляд несущественной ошибки компании получают большие проблемы.

На примерах

Допустим, вы принимаете на работу дизайнера (который фактически создает объекты интеллектуальной собственности). Должностной инструкции у него нет. В трудовом договоре, кроме названия должности, ничего не указано, и судьба создаваемых объектов не оговорена (а это значит, что и права на них к вашей компании не перейдут – то есть, использование работ дизайнера будет ограничено авторским правом). При любом подобном конфликте защитить права компании будет очень сложно, и в самом лучшем случае вам придется платить существенную компенсацию работнику (чтобы получить права и не получить судебные иски).

Или возьмем другой вариант. Например, у вас появился недобросовестный сотрудник, который плохо работает, но, как это часто бывает, хорошо знает свои права. Он все время опаздывает, но вы не можете применить к нему дисциплинарное взыскание, так как время начала работы не указано ни в трудовом договоре, ни в Правилах внутреннего трудового распорядка. Тогда вы хотите наказать его за неисполнение должностных обязанностей – а он справедливо отмечает, что ни в одном документе они не прописаны. Вам остается только договариваться с таким сотрудником о том, чтобы уволить его по собственному желанию (и выплатать при этом немаленькую компенсацию).

По теме: 5 вещей, о которых не думают начинающие ИТ-предприниматели

Третий пример. Вы все-таки уволили нерадивого сотрудника «по статье». А он пошел обжаловать ваши действия в суд или в трудовую инспекцию. И первым делом вам будут нужны доказательства правоты (все те же документы). Если не предоставить их – суд назначит штраф и восстановит сотрудника на работе (с выплатой компенсации за вынужденный прогул).

А вот позитивный пример. У вас появляется недобросовестный сотрудник, который «сливает» клиентскую базу конкурентам и саботирует работу.

Но у работодателя есть :

– Трудовой договор и должностная инструкция (в которой четко прописано, какие отчеты нужно направлять работнику и в какие сроки, какие документы он должен составлять, а также его зоны ответственности).

– В Положении о коммерческой тайне было указано, что база контактов относится к защищаемой информации, а отдельным актом зафиксирована передача сотруднику доступа (в виде логина и пароля). При такой доказательственной базе Проект смог взыскать компенсацию с работника за разглашение информации, а также расторгнуть трудовой договор без всяких финансовых последствий.

Фото: Shutterstock.