10 полезных «фишек», которые помогают работать с сервисами Google

Встроенные «фишки»

1. Работа с документами офлайн

У некоторых пользователей есть опасение, что если не будет подключения к интернету, то работа с документами встанет. Это не так. Достаточно включить офлайн-доступ в настройках Google Диска и можно совершенно спокойно создавать файлы и вносить в них изменения даже без подключения к сети. Все данные будут синхронизированы как только появится интернет.

Настройки Google Диска находятся под значком шестеренки в правом верхнем углу. Потом ставите галку в пункте офлайн-доступ.

2. Поиск в интернете напрямую из документа

Часто при работе с документом требуется найти какую-либо информацию во внешних источниках. С помощью расширенного поиска, который вызывается либо правой клавишей мыши на выделенном тексте («Поиск по тексту…»), либо сочетанием Ctrl + Alt + Shift + I, эта выделенная фраза сразу гуглится в интернете, результаты поиска отображаются в окне справа.

Самое интересное, что найденные ссылки, картинки, документы на диске можно сразу же вставить в редактируемый документ.

3. Веб-буфер обмена

Все мы используем буфер обмена для переноса частей текста и картинок между приложениями на стационарном компьютере. В Google Документах есть возможность использовать похожий инструмент, но для переноса данных между устройствами!

Такой веб-буфер находится в меню Правка-Веб-буфер. В него можно поместить несколько кусков данных и вставлять их в другие документы, даже на другом компьютере.

Дополнительные «фишки»

4. Дополнительное оглавление

Table of contents предлагает удобную навигация по большой документу. После установки дополнения после нажатия на меню Дополнения — Table of contents — Показывать в боковой панели справа строиться таблица разделов с возможностью быстро перейти к необходимому.

5. Переводчик текста внутри документа

Многие используют переводчик Google в интернете, полезный инструмент, неплохой справляющийся с переводом между многими популярными языками. Такой же переводчик доступен прямо внутри Google Документа — устанавливаете дополнение Translate по ссылке и пользуетесь.

По умолчанию русского языка нет, но auto-detect его понимает и переводит на английский.

6. Автоматическая рассылка напоминаний по списку email-адресов

Дополнение Add Reminders позволяет разослать уведомления с произвольным текстом в заданное время по указанному вами списку адресов электронной почты. Это может быть полезно для рассылки новостей клиентам или уведомлений о скидках.

Рассылка осуществляется прямо из Google Таблицы. Вы можете как отправить одно и то же напоминание всем получателям, так и создать отдельное напоминание для адресата.

7. Для тех, кто работает с английскими текстами

• Еще парочка полезных дополнений, которые пока, к сожалению, работают только для английского языка. Тем, кто пишет тексты на английском это мегаполезно!
• Thasaurus. Позволяет найти синонимы для выбранного слова.
• Word Cloud Generator. Генерирует облако наиболее часто повторяющихся слов в документе — облако тегов.

Сторонние сервисы, расширяющие возможности экосистемы Google

Речь пойдет о полноценных приложениях, которые в связке с сервисами Google закрывают практически все возможные сферы бизнес-задач. Эти приложения тесно интегрированы с экосистемой Google и максимально используют эти возможности.

8. Система управления малым бизнесом Brown Boot Works

Не каждый малый бизнес нуждается в отдельных дорогостоящих и сложных системах для управления финансами, рабочими процессами, проектами, продажами и отношениями с клиентами.

Основные возможности Brown Boot Works:

• Задания. Планируйте бизнес-дела.
• Команда. Ставьте задачи коллегам, работайте совместно, контролируйте результат.
• Документы. Работайте с документами в единой системе с любого устройства.
• Продажи. Прогнозируйте доходы от клиентов и следите за работой со сделками.
• Проекты. Контролируйте исполнение проектов и их бюджеты.
• Бюджеты. Управляйте доходами и расходами бизнеса в реальном режиме времени.

9. Мощная система управления документами на Диске Google Powertools

Если возможностей предыдущей системы по управлению документами вам не хватило, или у вас крупная корпорация с большим объемом данных, обратите внимание на Powertools for Google Drive.

Powertools превращает Google Диск в систему Document Management System корпоративного уровня. Сервис работает прямо из интерфейса Google Диска и позволяет делать с документами практически все, что может понадобиться как обычному пользователю, так и продвинутому администратору.

Основные возможности:

• Редактирование документов MS Office
• Дополнительная информация для документов (метаданные и теги)
• Мощная классификация документов
• Отображение документов на собственном Портале, поиск на Портале по метаданным и тегам.
• Возможность настройки процессов работы с документами и контроля статуса прохождения этого процесса.
• Расширенное управление версиями

10. Служба поддержки клиентов FreshDesk

Функциональная и гибкая help-desk система позволит вам сделать неупорядоченный процесс поддержки ваших клиентов четким и контролируемым. С помощью FreshDesk вы сможете эффективно обрабатывать заявки, откуда бы они ни поступали: email, сайт, телефон, чат, мобильное приложение, Facebook, Twitter. Также вы сможете легко создать удобный портал самообслуживания и базу знаний.

Кроме того, что сервис — один из лидеров среди системы поддержки клиентов, у него глубокая интеграция с экосистемой Google. Это и синхронизация контактов ваших клиентов, и синхронизация с Календарем Google, и интеграция с Google Диском, и даже использование гаджета Freshdesk прямо в Gmail.

Так, получив уведомление от Freshdesk в Gmail, вы, не покидая почты, сможете получить всю информацию по данной заявке, контакты клиента, и даже предыдущие заявки от этого клиента.

Интеграции с этими приложениями позволяют расширить функционал, доступный для работы в helpdesk, и сделают возможным вносить в календарь звонки клиентам, присоединять к заявкам большие по объему файлы и многое другое.

Материалы по теме:

Правда и ложь о кэшбэк-сервисах

10 Telegram-ботов для стартаперов: работа, языки, поездки и продуктивность

Как бренды используют ошибки нашего мышления, чтобы продавать всё больше и больше

Маркетинг без бюджета: минимум затрат – максимум креатива

Как все успевать: лайфхаки от российских предпринимателей и топ-менеджеров