Зачем BI среднему и малому бизнесу: пять понятных сценариев

Направления для оптимизации

Эксперты назвали отрасли, в которых использование BI наиболее эффективно: финансы, продажи и маркетинг. Главное преимущество бизнес-аналитики — возможность принимать управленческие решения, основанные на данных. Быстрая реакция на внешние и внутренние меняющиеся условия особенно важна для средних и небольших компаний, поскольку кризис в экономике сильнее всего влияет именно на них. 

Что можно улучшить с помощью BI

• Скорость принятия решений: за счет минимизации ручного ввода данных и оперативного создания отчетов. Система анализирует огромные массивы информации — текущую, историческую и в динамике, фиксируя изменения в режиме реального времени. Предоставляет объективный срез по ключевым показателям: производству, финансам, продажам, персоналу.
• Качество внутренних бизнес-процессов и их управляемость: благодаря эффективной коммуникации сотрудники разных уровней и направлений вовлекаются во взаимодействие. Прозрачный и быстрый обмен данными между командами снижает вероятность ошибок и помогает оперативнее реагировать на любые запросы. 

Рассмотрим использование систем бизнес-аналитики на примере небольшой сети отелей. Управляющий часто сталкивался с просьбами о скидках от постоянных клиентов. На первый взгляд кажется логичным удовлетворить просьбы, тем самым заслужив лояльность гостей. Однако правильнее будет довериться бизнес-аналитике. Один из клиентов, обратившихся с таким запросом, чаще всего останавливается в гостинице на один день — во вторник или среду (самые дешевые варианты), никогда не остается на выходные и выбирает стандартный номер. Зная это, становится понятно, что дополнительная скидка бизнесу невыгодна.

Другая ситуация с семьей из четырех человек. Заехав в отель на выходные (самые дорогие дни) и получив скидку на третий день проживания (понедельник), она оценила комплимент гостиницы и через несколько выходных вернулась в отель снова. В данном случае снижение цены было оправданным. 

• Операционную эффективность: оценка положения дел по таким направлениям, как маркетинг, закупки, продажи позволяет определить зоны для возможного улучшения.

• Конкурентоспособность: качественный мониторинг рыночных тенденций, существующих продуктов и ожиданий клиентов дает возможность реагировать на запросы и адаптировать под них бизнес-модель, а также выявлять проблемы и решать их в короткие сроки. 

Одна небольшая компания, проводящая обучение для руководителей, используя BI, выяснила, что клиенты, покупающие серию коучинговых встреч, чаще приходят на обучение вновь — в отличие от тех, кто выбирает разовые. Поэтому решили запустить рекламу, стимулирующую клиентов к покупке пакетов с несколькими сессиями.

• Контроль затрат: подключив аналитику, можно определить, какие активности стали «черной дырой» для бюджета, а какие, наоборот, приносят деньги. 

Проанализируем кейс небольшой сети ресторанов. Маркетологи обнаружили, что блюда, считающиеся коронными, заказывают редко. Это помогло шеф-повару переработать меню, основываясь уже на предпочтениях посетителей заведения. 

Точно так же можно настроить и управление запасами на складе в зависимости от спроса в той или иной торговой точке. Таким образом сократятся риски, так как продукты портятся, а клиенты не будут огорчены отсутствием в магазине любимого десерта.

Что изменилось

За последние несколько лет рынок BI-решений стал более демократичным: появились легкие (с ограниченным набором функций, более простые для освоения) и недорогие решения. Разработчики стали чаще использовать open source и low-code — технологии, позволяющие дорабатывать продукт под собственные требования силами внутренней команды. 

Широкое распространение получила и SSBI (Self-Service Business Intelligence, бизнес-аналитика самообслуживания). Ее главное преимущество — почти любой пользователь системы может самостоятельно создавать необходимые отчеты, модели данных и визуализации (предпочтительные виды графиков или диаграмм) и делиться ими с остальными членами команды. Раньше для этого требовалось обращаться к инженерам данных, специалистам по моделированию данных или архитекторам.

На подготовку дашбордов в такой системе уходит в 4–5 раз меньше времени. Кроме того, SSBI положительным образом влияет и на уровень цифровой зрелости. Сотрудники понимают, насколько полезными становятся данные и активно используют инновации. Все это делает BI-продукты доступными для средних и небольших компаний. 

Топ-5 точечных сценариев

Перечислю самые распространенные сценарии применения BI-решений. 

Продажи: сокращение маркетинговых бюджетов

Маркетологи, использующие бизнес-аналитику, могут определить наиболее эффективную тактику, чтобы сосредоточиться на самых прибыльных каналах, отказаться от заведомо проигрышных стратегий или пересмотреть их, а еще оптимизировать распределение маркетингового бюджета и определить возможности для экономии.  

BI позволяет визуализировать ключевые KPI кампании и отслеживать их изменение в режиме реального времени. Цифры по значимым метрикам (трафику, конверсии, кликабельности) группируются и фильтруются нужным образом, отображаются в одном интерактивном отчете и меняются в реальном времени. Раньше эти данные обрабатывались сотрудниками в Excel-таблицах, и трудозатраты были огромными. 

Эксперты eLama — сервиса для управления контекстной рекламой — тратят на подготовку BI-отчета в 2,5 раза меньше времени.

HR: управляемый наем

Владельцы МСБ могут учитывать время выхода новых сотрудников на работу, создавать календари найма и прогнозировать влияние сезонных колебаний. За счет такого планирования даже в режиме кадрового дефицита наем сотрудников становится реальным.

Проектное управление: прогресс, KPI, отклонения

В МСБ управлением проектами занимается, как правило, один человек. Помощь в планировании, распределении ресурсов и составлении графиков могут оказать BI-системы. Руководитель проектов получает доступ ко всей ключевой информации по ходу проекта и может контролировать показатели на каждом промежуточном этапе. 

Самая частая проблема — срыв сроков. Отслеживать дедлайны удобнее всего, используя диаграмму Ганта, а она есть практически в любой BI-системе. Кроме этого, функционал решений позволяет видеть в одном окне весь список проектов, этапы по каждому с ответственными, прогрессом и дедлайнами. Можно планировать все задачи и даже прогнозировать сроки выполнения. Есть возможность задавать приоритетность и последовательность шагов, определяя взаимозависимости и распределение ресурсов и персонала.

Любое отклонение на дашборде сразу видно — меры можно принять без промедления. Раньше их подготовка выполнялась вручную, любые изменения проекта требовали внесения правок, а в некоторых случаях приходилось переделывать графики заново. BI-система автоматизирует процесс создания дашборда целиком, а все изменения и связи видны в режиме реального времени.

Финансы: план-факт анализ, контроль KPI

BI влияет на видимость и прозрачность бизнес-операций, помогает измерять производительность и соответствующим образом корректировать финансы. Без BI представители МСБ планируют бюджеты на ограниченных исторических данных, планы выходят некорректными или неполными. Расширенный доступ к аналитике и предсказательным моделям помогает существенно повысить точность прогноза будущих продаж, расходов и прибыли.

Карельский производитель круп и бобовых ТД «Ярмарка», внедривший BI-систему, теперь тратит на подготовку план-факт отчетов один-два дня, а не пять, как раньше. Для расчета плановых финансовых показателей использует данные о количестве продукта, ценах, налоговых ставках и анализирует их по каждому контрагенту и SKU (специальный цифровой код товара для отслеживания остатков на складе, аналитики продаж по группам и категориям, а также для планирования закупок). К тому же именно благодаря этому решению в начале 2022 года компания быстро адаптировалась под изменившиеся экономические условия и перестроила стратегию без затрат времени на разработку и формирование новых систем отчетности.

Производство и логистика: исполнение заказов, анализ цен и движения товаров

Осязаемый эффект можно получить и для мониторинга логистических и производственных процессов, анализируя загрузку, поставщиков, сроки и рыночные факторы. Это помогает выявить узкие места, оптимизировать операции и снизить затраты.

«Транском» еще будучи средней по объему выручки компанией начала использовать BI для лучшей оркестрации перевозок. В реальном времени рассчитывали рентабельность каждой машины, груза и клиента. Менеджеры и сейчас продолжают оптимально распределять нагрузку на автопарк, повышая уровень сервиса и прибыль. По данным компании, с появлением новой системы принятие управленческих решений ускорилось на 30%, а доля компании в пуле перевозчиков у фокусных заказчиков выросла на 10–15%.

Сегодня невозможно управлять конкурентоспособной организацией без базового уровня отчетности и аналитических возможностей. Поэтому МСБ пора переходить на современные технологичные инструменты работы с данными, тем более что все возможности для этого уже есть.

Фото на обложке: Unsplash