Как перестать нервничать из-за дедлайнов и научиться укладываться в сроки

Почему мы так нервничаем?

Иногда дедлайны ставят третьи лица — ваш начальник или спонсор проекта — и делают это необдуманно. Они не учитывают количество работы, которое необходимо будет выполнить для завершения проекта, и наличие у вас других обязанностей. Вы смотрите на нависший над вами дедлайн и понимаете, что не сможете уложиться в сроки или же вам придется работать сверхурочно. Разумеется, все это вызывает стресс.

Дедлайны, которые мы ставим себе сами, тоже могут вызывать стресс, потому что зачастую мы плохо оцениваем свое свободное время. Мы недооцениваем количество часов, которое нам понадобится, и устанавливаем слишком амбициозные сроки — в итоге нервничаем точно так же, как нереальные дедлайны, которые назначают нам другие.

Наконец, дедлайны могут вызывать стресс, потому что мы знаем только одно — дату, когда проект должен быть завершен. Единственная дата завершения крупного проекта может вызвать прокрастинацию — из-за того, что на нас слишком давят масштабы задачи и мы никак не можем к ней приступить, либо потому что мы недооцениваем сроки ее выполнения.

Справиться со стрессом из-за дедлайна, который назначил вам кто-то другой, практически невозможно (разве что можно попытаться объяснить, почему установленные сроки нереалистичны, и попросить изменить их). В других же случаях большую часть стресса можно избежать.

Если вы научитесь избегать излишне стрессовых дедлайнов, то сможете использовать дедлайны для самомотивации и увеличения продуктивности. Вот пять способов, как это сделать.

Ставьте несколько дедлайнов, а не один

В 2002 году ученые Дэн Ариэли и Клаус Вертеброх провели исследование эффективности дедлайнов, в котором участвовало три группы людей, которые должны были выполнить три задания.

• Первая группа получала дедлайны каждую неделю на каждую задачу.
• Второй группе поставили один дедлайн на выполнение всех трех задач.
• Третья группа сама назначала себе сроки выполнения задач.

Группа, которая узнавала дедлайны каждую неделю, показала значительно лучший результат, чем две другие. Ее участники допускали меньше ошибок и реже пропускали дедлайны.

Судя по этому исследованию, лучше разбивать крупные проекты на небольшие задачи и назначать дедлайны для каждой из них, вместо одного общего срока выполнения проекта.

«Выпустить продукт к 15 февраля» звучит, как слишком огромная задача, за которую страшно браться. Но «Набросать идеи к 1 января, сделать макет к 15 января, собрать примерный прототип к 31 января» это более выполнимые и конкретные задачи, с которыми проще справиться.

Фото: Unsplash

Найдите свой идеальный уровень стресса

Хорошие новости: не все виды стресса вредны. Умеренный стресс способен нас мотивировать к действиям, а не удерживать нас от выполнения проекта в срок.

В 1908 году психологи Роберт Йеркес с Джон Додсон обнаружили, что чем больше стресса вы испытываете, тем продуктивнее становитесь. Однако после преодоления определенного стрессового порога, продуктивность падает.

Так какой же он, идеальный уровень стресса? Все зависит от типа проекта, который вы выполняете.

Простые задачи дают лучшие результаты, когда вы испытываете сильный стресс. Работа над сложными проектами, наоборот, ухудшается. Продуктивность в выполнении трудных задач становится выше, когда уровень стресса низкий или средний.

В следующий раз, когда вы будете устанавливать сроки, сделайте дедлайн для простых задач покороче. В случае со сложными заданиями, наоборот, выберите более дальний срок.

Ставьте короткие дедлайны

Если вы постоянно не укладываетесь в сроки, из-за того, что у вас нет мотивации взяться за дело, возможно, вам стоит ставить себе более короткие дедлайны.

В 2018 году было проведено исследование, участники которого должны были пройти опрос. Одной группе дали на это неделю, а другой — две.

Угадайте, какая группа справилась с заданием вовремя? Верно, та, у которой были более короткие сроки.

Потом исследователи провели еще один эксперимент — перед студентами поставили выбор: выполнить задание за короткий срок и получить три шоколадки или завершить проект с более долгим дедлайном и получить пять шоколадок. Подопытные в основном выбрали первый вариант, несмотря на улучшенную награду.

Ученые сделали вывод — есть такая вещь, как эффект срочности. Мы больше настроены выполнить краткосрочную задачу, чем долгосрочную, даже если награда за нее меньше.

Длинные дедлайны могут удерживать нас от работы, потому что мы ассоциируем их с более трудной задачей. Если мы думаем, что работа сложная, мы начинаем прокрастинировать. В итоге не получается уложиться в срок.

Фото: Unsplash

Делитесь своими целями и прогрессом

В 2015 году Ассоциация развития талантов провела исследование и обнаружила, что если вы будете отчитываться о своих планах хотя бы одному человеку, шансы их реализовать повышаются на 65%. При этом они могут вырасти на 95%, если вы будете проводить собрания с отчетами о своем прогрессе.

Эти находки совпадают с открытиями Ариэли и Вертенброха, которые мы обсуждали ранее. Ученые пришли к выводу, что эффективнее всего дедлайны, которые нам назначают посторонние люди.

Если у вас нет начальника или спонсора проекта, возможно, стоит попросить кого-нибудь о помощи. Фрилансеры часто находят себе партнеров, которым регулярно отчитываются о своих целях и прогрессе.

В офисе же можно внедрить культуру прозрачности отчетов. Пусть сотрудники постоянно рассказывают команде о том, что они сделали, и делают это естественно. Можно проводить в начале каждого дня собрания, где все будут отчитываться о том, что они успели сделать за вчерашний день, и над чем планируют поработать сегодня.

Превращайте задания в игру

Михай Чиксентмихайи в своей лекции TED рассказывал о состоянии потока, которое наступает, когда мы настолько сосредотачиваемся на работе, что даже не замечаем, как пролетает время. По его словам, для этого состояния нужно, чтобы задание было достаточно сложным, чтобы вам нравилось над ним работать, и не слишком простым, чтобы у вас не снижалась мотивация.

В состоянии потока меняется активность нашего мозга. В префронтальной коре увеличивается концентрация насыщенного кислородом гемоглобина. Когда нам скучно, она снижается.

Таким образом, нам просто физически сложнее сосредоточиться на выполнении задачи, преследовании цели или измерении прогресса, если нам скучно, потому наша префронтальная кора работает хуже, чем когда мы находимся в состоянии потока.

Чтобы справиться со скукой попробуйте геймифицировать особенно неинтересные задачи. Вы должны буквально превратить дело в игру, чтобы оно стало более интересным. Дедлайны не всегда помогают нам взяться за работу, если нас не привлекает задача, которую нужно выполнить. Если вы сделаете ее интересной, то сможете уложиться в срок.

Источник.

Материалы по теме:

Названы 10 профессий для тех, кто ненавидит дедлайны

Как не срывать дедлайны: 8 работающих советов

«Проблемы? Выпей кофе, перекуси и «жги» на 100%». Философия одного стартапа

Как повысить продуктивность? Не перетруждайтесь

Фото на обложке: stokkete/Depositphotos