10 советов для успешного проведения онлайн-мероприятия

Создайте микросайт 

Чтобы о мероприятии узнало больше людей, необходимо его продвигать. В этом может помочь микросайт. Так аудитория сможет получить всю необходимую информацию о встрече. Там можно разместить новости о предстоящем событии, краткие биографии докладчиков, логотипы спонсоров, чат и виджеты. С помощью сайта зрители и участники смогут получить доступ к мероприятию, а те, кто его пропустил, — ознакомиться с информацией.

Правильно сочетайте живой и заранее записанный материал 

Не проводите заранее записанные презентации только потому, что это безопасно. Живая подача материала ценится зрителями и вносит в мероприятие элемент интерактивности. Распределите роли и обязанности заранее. Затем проработайте с докладчиком четкий план, чтобы он знал, в какой форме сможет отвечать на вопросы и кто будет их отбирать. 

Заранее устраните возможные неполадки 

На виртуальных мероприятиях часто происходят технические проблемы. Важно продумать все нюансы заранее. Перед запуском обратите внимание на следующие моменты.

• Проверьте наличие мощного сигнала Wi-Fi. 
• Отключите все ненужные устройства и попросите окружающих не перегружать сеть.
• Убедитесь, что на устройствах нет активных программ, которые могли бы влиять на качество соединения. 
• Выключите звуки уведомлений на своих устройствах. 
• Перепроверьте с другого устройства, как выглядит презентация. 

Продумайте альтернативный способ связи

Если во время трансляции возникает проблема, у вас должна быть возможность связаться с участниками за пределами онлайн-платформы.

Воспользуйтесь функцией виртуальных комнат: если возникнут проблемы с одним каналом связи, можно будет перейти в другой. Также стоит задуматься о создании группового чата, чтобы можно было быстро сообщать о проблемах.

Взаимодействуйте с аудиторией

Чтобы вебинар не был монотонным, важно вовлекать аудиторию. Зрители должны ощущать, что участвуют в мероприятии. Самый простой способ — предложить задать вопросы. Для этого они могут использовать чаты, микросайты или формы Google. Также можно проводить опросы, чтобы у участников был шанс высказаться. Допустимы и развлекательные элементы, соответствующие направленности мероприятия. 

Давайте участникам отдохнуть 

Интенсивный, длительный вебинар без перерывов может отрицательно сказаться на эффективности. Идеальная продолжительность сеанса — 45-90 минут, так вы сможете удержать внимание пользователей до конца и не утомите их. Делайте небольшие паузы, чтобы участники могли встать, размяться, перекусить или попить. 

Убедитесь в наличии технической поддержки 

Как и при организации обычного мероприятия, для вебинара или конференции потребуется целая производственная группа. В среднем команда из шести-восьми человек может управлять графикой, звуком, переходами, давать инструкции и управлять виртуальными комнатами. Это необходимо, чтобы избежать проблем в ходе вебинара. Четкое распределение обязанностей гарантирует успешное проведение мероприятия.

Отрепетируйте вебинар

Если вы хотите, чтобы мероприятие прошло гладко, вам следует запланировать репетицию со всеми участниками. Так вы можете определить проблемные аспекты и успеть исправить их. 

Проверьте, что аудио- и видеосигнал устойчивый, а спикеры знакомы с особенностями вашей платформы и знают, как расположены камеры. 

Убедитесь, что мероприятие доступно для всех

Ваше мероприятие должно соответствовать всем стандартам и быть доступным для людей с ограниченными возможностями. Один из способов — использование живых субтитров. Также вы можете организовать перевод для иностранных участников и привлечь сурдопереводчиков.

Используйте аналитику

Одно из самых больших преимуществ виртуальных встреч — возможность проанализировать данные . Вы можете узнать, какими устройствами пользуется ваша аудитория, их геолокацию, количество просмотров и многое другое. Так вы сможете проанализировать результат и применить полученные знания для дальнейшего продвижения. 

Не стесняйтесь отключать микрофон

Убедитесь, что вы (или назначенный технический специалист) можете управлять всеми микрофонами и при необходимости отключить звук, чтобы никто не смог перебить докладчика.

Даже на самоизоляции мы не должны забывать о профессиональном развитии, нетворкинге и образовании. Существует множество безопасных, надежных и эффективных способов проведения конференций и вебинаров в онлайн-среде. Следуйте этим советам и сможете успешно провести мероприятие. 

Источник.