Чем занят ваш начальник, когда говорит, что на встрече?

Группа ученых из Лондонской школы экономики и Гарвардской школы бизнеса озадачились вопросом: чем в действительности занято «уехавшее на встречу» начальство. Результаты удивили.

Опросив более 500 руководителей со всего мира, исследователи выяснили: говоря о встречах, те действительно уезжают именно на них. В пропорциях этот неожиданный ответ выглядит так: треть рабочего времени наше уважаемое руководство и занято на переговорах. Изначальной же целью опроса было выяснить, как вообще боссы мира сего планируют свой день, и как это влияет на производительность и управления их фирмами.

Один из «подопытных» гендиректоров потратил 18 часов своей 55-часовой рабочей недели на официальные встречи. Еще три часа ушло на общение по телефону и пять часов – на деловые обеды. Часть оставшегося времени было потрачено на занятия в тренажерной зале, ланчи с супругой, а также личные дела, так и не внесенные в график. Случались в ту неделю и незапланированные выезды на экстренные совещания. Кабинетная работа заняла у того руководителя всего шесть часов в неделю.

Делегировать делегации

Интересно, что чем больше подчиненных обнаруживалось у испытуемых руководителей, тем с большим количеством внутренних совещаний им приходилось сталкиваться. Кроме того, за часть работы начальству приходилось браться самостоятельно.

Впрочем, в тех компаниях, где были финансовые директора, ситуация кардинальным образом менялась. За немалую часть вопросов в этих офисах отвечают именно они, так что в среднем в неделю количество присутственных на совещании часов у гендиректоров сокращалось примерно на пять с половиной.

- Наличие финансового директора или операционного директора, а лучше сразу обоих, здорово облегчает жизнь генерального руководства. Главным образом, речь идет о времени, проведенном на разных внутренних совещаниях, – признала соавтор исследования, сотрудница Гарвардской школы бизнеса Рафаэлла Садун.

Ничего удивительного

По словам исследователей, они не были удивлены тем количеством времени, которое генеральное руководство проводит в заседаниях, ведь одна из функций генерального директора заключается как раз в управлении сотрудниками и во встречах с клиентами и консультантами.

Столь плотный график, включающий частые заседания, почти всегда практикуются в корпорациях мирового масштаба. Это доказывает, что руководители занимаются развитием своих компаний буквально наравне с другими сотрудниками. Тем не менее, часть начальников признались исследователям, что скучают по былым временам, когда можно было спокойно посидеть и поработать в офисе. Сейчас бы это время наедине с собой было бы очень кстати – поразмышлять над дальнейшей стратегией, например.

15 минут на контакт

Генеральный директор Lionbridge Technologies Inc. из Массачусетса Рори Коуан, в чьей компании трудятся около 4500 сотрудников, говорит, что он постоянно поддерживает связь как с сотрудниками, так и с клиентами.
- Я почти всегда на каком-то собрании, - говорит он.

Одно выгодное  умение позволяет господину Коуану успевать все и всегда. Вместо того, чтобы тратить целые часы на личные встречи, он общается с коллегами, клиентами и партнерами, используя все достижения цивилизации: skype, sms, электронную почту, в конце концов. В результате все встречи редко длится более 15 минут, говорит он.

Время на медитации

Генеральный директор SuccessFactors Inc. Ларс Далгард тратит на официальные заседания около трети своего рабочего времени. По его словам, это максимум, что он может себе позволить.

- Пока вы сидите и совещаетесь, конкурент не дремлет и работает! – предостерегает он и о побочных эффектах длительных, но столь необходимых заседаний. - А вообще, я бы очень хотел сократить время, потраченное на все эти митинги. Скажем, до 25% рабочих часов в неделю. Думаю, для этого можно установить жесткий лимит. И еще очень важно, чтобы во время встреч мозги соображали, как нельзя лучше, иначе получится очередная трата времени. Чтобы подготовиться к очередному «штурму», мне иногда помогает побыть в тишине или, наоборот, прокатиться с ветерком на машине – на это тоже уходит часть рабочего времени, но оно того стоит.

Между делом, и Рори Коуан говорит о необходимости трезвого взгляда. Ради этого он встает в семь утра и целый час собирается с мыслями. Каждый знакомый Рори знает, что в этот час беспокоить его запрещено.
Аналогичной точки зрения придерживается и президент и генеральный директор ООО Genpact NV Тайгарьян.

- Мы в компании недавно сделали переоценку ценностей. Раньше проводили за столом переговоров очень много времени. Но сейчас поняли, что сидеть, сложа руки, и просто думать – удел не профессионалов, а любителей. Так что отныне у нас для каждой встречи, если она так уж необходима, есть строгая повестка дня.

Что, кроме встреч?

Исполнительный директор нью-йоркского фотобанка Shutterstock Images LLC Джон Оринджер помимо встреч тратится еще и на изучение блогов на TechCrunch, просмотр новостной ленты и Twitter-ленты. Кроме того, он работает еще и над одним из собственных проектов.  В офисе он обычно находится с 9.30 до 16.00, однако уверяет, что много работает еще и на дому, а также в выходные дни.



В процессе исследования также выяснилось, что редко чей график совпадает с изложенным в органайзере планом дня.

- Когда начальники видят установленный еще две недели назад план на день, они признаются, что редко находят какие-то совпадения, - говорит Стивен Каплан, профессор практики управления в Гарвардской школе бизнеса. – Топы обычно сами расставляют приоритеты, и нередко они оказываются совершенно иными, чем было запланировано.

У нас, в России

Мы, пожалуй, не будем говорить о чиновниках, чья работа, кажется, в одних только заседаниях и заключается. Но, между делом, не только у представителей власти рабочий день начинается и заканчивается почти одинаково. Вот яркий пример от одного питерского торгового представителя:

- Я работаю в одной очень крупной компании, которая производит продукты питания. Собраний у нас столько, что я вообще не представляю, когда мы успеваем еще и работать. Три раза в неделю мы обязаны ездить на другой конец Санкт-Петербурга, чтобы обсудить, как продвигается план. До моего начальника никогда нельзя дозвониться, потому что он всегда на встречах. Сам я (как и все мои коллеги – торговые представители) со встреч просто не вылезаю, вся работа из них состоит. С одной стороны, понятно, что в некоторых случаях без личного общения не обойтись – например, когда знакомишься с директором магазина, даришь ему какой-то подарок и т.д. С другой стороны, когда ты раз в неделю приезжаешь к этому же директору (который еще и не всегда тебя дожидается!), чтобы обменяться парой фраз и узнать, что наша продукция пока не раскуплена, и новая еще не нужна. Такие вопросы, я думаю, вполне можно было бы решить и по телефону, потратив освободившееся время на поиск новых клиентов. Но считается, что личные встречи скорее убедят пресловутого директора магазина согласиться на очередной заказ. Ну, или еще чего-то не понимаю… Та же история с мерчендайзерами, начальниками отделов, начальниками начальников отделов – одни проверяют других, мотаясь по городу.

- Наш босс сидит в офисе с 9.30 до 12, потом куда-то пропадает часа на три, потом возвращается и сидит до шести. Не представляю, чем он занимается эти три часа, поскольку почти все редкие встречи проходят в нашем офисе, - делится системный администратор Виктор. – Несколько раз его видели в расположенном неподалеку кафе с девушкой. Назвать такое свидание деловой встречей, судя по рассказам очевидцев, было бы сложно…

Куда без них!

И если в каких-то случаях количество встреч действительно можно было бы ограничить, кое-где без них не обойтись. Как, например, в случае начальника отдела продаж Виктории:

- Часто, очень часто у меня проходят встречи, и в большинстве случаев - на разных концах города. Ездить на них не всегда удобно и не всегда хочется, но без этого работать крайне сложно. Я должна наглядно показать клиенту продукцию, лично убедить его в необходимости сделать заказ – серьезный бизнес только так и строится. А если сидеть все время в офисе – далеко не уедешь. Я знаю, что в глазах некоторых сотрудников, возможно, выгляжу не очень хорошо: им все кажется, что я уехала по личным делам, по магазинам, в бассейн – куда угодно. И в итоге они сидят работают, а я отдыхаю. Сама была на их месте, и хорошо это помню. Но это очень большое заблуждение.

Разумное объяснение огромному количеству встреч привел Алексей Баканов, менеджер по развитию персонала и организационной эффективности  группы компаний Unilever в России, Украине и Беларуси. По его словам,  в зависимости от должности сотрудника, время, проводимое на встречах, разное. Например, сотрудник отдела продаж Unilever может уделять общению с клиентом до 90% своего времени.

- Выбрав стратегию роста, компания уделяет внимание поиску новых, более эффективных решений и  продуктов, ведь достижение цели требует сплоченности коллектива и вклада каждого. Встречи - это как раз тот формат взаимодействия, который гарантирует понимание каждым участником своей роли, своевременность и слаженность действий в команде, а также расстановку верных акцентов. Главное, чтобы встречи не заменили самой сути и их цели. Все собрания, проводимые в нашей компании, подчинены согласованной структуре встреч (meeting structure). В ней четко определены регулярность, повестка и цель, список участников, формат и другие важные атрибуты эффективной командной коммуникации. Встречи могут иметь разный характер: общение с клиентом, согласование дальнейших действий команды - контроль выполнения задач, собрание для принятия решений, просто информационные встречи, "мозговой штурм" в рамках той или иной задачи.