Доверять, но и проверять!

Если вы хотите быть уверены в том, что все операции в компании выполняются в срок и согласно предписаниям, если вы не хотите платить налоговые штрафы и совершать лишние налоговые платежи, если вы хотите избежать множества мелких, но неприятных неувязок и поддержать репутацию фирмы, то вашей компании нужен отдел внутреннего аудита - служба, которая будет заниматься исключительно контролем за работой организации. Причем контроль будет осуществляться не только в области финансов, но и в маркетинге, логистике, управлении персоналом, - во всех сферах работы компании.

Что это такое?

Наличие отделов внутреннего аудита в коммерческих банках - обязательное требование Центрального банка РФ. Однако в нефинансовой сфере внутренний аудит развит весьма слабо. А он может послужить средством серьезного сокращения издержек и оптимизации работы компании. Внутренний аудитор - не просто ревизор, но и консультант, специалист чрезвычайно широких знаний, который постоянно отслеживает все возможные риски и нарушения в компании и помимо результатов проверок дает конкретные советы по решению создавшихся проблем. "Сертифицированный по международным стандартам внутренний аудитор должен быть хорошо знаком с 333 профессиями", - говорит экс-председатель и член совета директоров международного Института внутреннего аудита Жан-Пьер Гаритт.

Глаза и уши руководителя

Главное отличие внутреннего аудитора от всех остальных служащих компании в том, что он напрямую подчиняется высшему руководству организации. "Внутренние аудиторы должны подчиняться высшему руководству компании и быть независимыми от главного бухгалтера. В открытых АО целесообразно подчинять их ревизионным комиссиям", - считает Андрей Никифоров, директор департамента аудита компании "Делойт и Туш СНГ". Эта независимость от нижестоящих начальников позволяет внутреннему аудитору объективно подходить к полученным в ходе проверок данным.

Необходимо также отметить и психологическую, воспитательную роль внутреннего аудита. "Внутренний аудитор - дамоклов меч компании, - объясняет Михаил Кисляков, партнер компании Arthur Andersen. Он может прийти с проверкой в любой момент. Это заставляет людей оглядываться, работать более усердно".

От чего избавит внутренний аудит

По мнению менеджера по внутреннему контролю Procter&Gamble; Алексея Сонина, во внутреннем аудите можно выделить восемь основных техник контроля.

1. Четкое распределение и понимание ответственности. "Как правило, все неувязки и потери происходят на стыке ответственности отделов, где неясно, кто за что отвечает. Внутренний аудитор может вовремя заметить такие узкие места в работе компании", - говорит Михаил Кисляков. По словам Татьяны Лавинской из "Вестдойче Ландесбанк Восток", "своевременное выявление узких мест в системе внутреннего контроля позволяет предотвратить как прямые финансовые потери, так и косвенные, связанные с возможным ухудшением репутации компании". "В одной компании производственный отдел выпускал большое количество брака, - рассказывает начальник отдела внутреннего аудита компании Kodak Павел Дулепов. - Сначала это казалось проблемой недостаточного контроля качества. Но в результате проверок внутренних аудиторов выяснилось, что действительной причиной оказалась несбалансированность организации. Менеджер по контролю за качеством подчинялся директору производства, который не слушал сотрудников по контролю, "гнал" план и снижал расходы".

2. Контроль права доступа к активам и информации. Без этой функции компания может быть легко побеждена конкурентами. Алексей Сонин из P&G; рассказал, как однажды в результате недостаточного контроля за доступом к информации их компания столкнулась с настоящим злоумышленником. Сотрудник-контрактор получил доступ к формуле продукта и попытался продать ее конкурентам. От потери секрета компанию спасло лишь то, что конкуренты отказались покупать информацию.

3. Надлежащий уровень наблюдения за работой подчиненных. Не все сотрудники всегда работают усердно. Даже хороший специалист устает, болеет, у него меняется настроение. Чтобы избежать сбоев, необходим контроль за работой сотрудников.

4. Транзакции должны быть авторизованы. Классический случай отсутствия авторизации - сотрудник самовольно вносит в систему нового поставщика и кладет деньги от операций себе в карман. Впечатляющий пример привел внутренний аудитор из Philip Morris Олег Пароев. Одна известная западная компания, давно работающая на российском рынке, страховала свои грузоперевозки, осуществлявшиеся исключительно автомобилями. При проверке этой статьи расходов аудитором было обнаружено, что договор страхования был составлен на основе морского полиса Lloyds и перевозки страховались, в частности, от случайной гибели в результате затопления или взрыва глубинных бомб и торпед времен Второй мировой войны. Естественно, договор был немедленно перезаключен.

5. Транзакции своевременно и точно отражены в отчетности. "Некорректно составленная отчетность не позволяет руководству оценить остальные элементы", говорит Пароев. "Договор или контракт оформляется часто задним числом. Точнее, сперва проплачиваются деньги, а договор, говорят, успеем сделать потом. Но потом его забывают оформить", - иллюстрирует этот пункт Ксения Пятницкая, аудитор из компании "ЛУКОЙЛ-Консалтинг", занимающейся внутренним аудитом подразделений холдинга "ЛУКОЙЛ". Внутренний аудитор следит за тем, чтобы ничего подобного не происходило.

6. Политика, процедуры, инструкции документированы и исполняются. Любая компания должна иметь свой устав, регламент работы, определенную стратегию. Но часто в российских компаниях никакого регламента нет, а если есть, то пылится на полке, и персонал о нем даже не вспоминает. Однако даже мелкие процессуальные недочеты в регламенте компании могут привести к серьезным потерям. Так, в одной компании были разработаны стандартные операционные процедуры, распределена ответственность за действия, но не были установлены правила проведения и лимиты на сделки с фьючерсами. В результате агрессивной позиции трейдера компания понесла гигантские потери и в результате была поглощена. Один-единственный внутренний аудитор мог бы это предотвратить.

7. Разграничение критических полномочий. Отсутствие контроля за полномочиями может создать идеальную ситуацию для мошенничества. И тогда только внутренний аудитор способен определить, какое нужно в данной ситуации разграничение. В одной из компаний инженер капитального проекта был одновременно наделен полномочиями выбирать поставщиков и подписывать их счета. И он выбрал ту фирму, которая согласилась платить ему регулярное вознаграждение.

8. Достаточный уровень профессиональной подготовки сотрудников. Рекрутеры и отделы персонала не всегда способны отследить действительный уровень образования и подготовки работников. Многие качества открываются уже во время работы. Но дальше обычно работника уже не проверяют. Внутренний аудитор во время проверки работы отдела может оценить и качество работы конкретных сотрудников.

Когда он нужен?

Внутренний аудит наиболее востребован в больших холдингах. Удаленность филиалов от центрального офиса серьезно влияет на управляемость компании. Однако и в средних компаниях внутренний аудит может принести немалую пользу. "Если в бухгалтерии начинает работать более 3 - 4 человек, то, по-моему, наличие внутреннего аудитора в компании уже необходимо. Чем больше людей, тем больше возможность ошибок", - считает Пятницкая. Безусловно, если компания совсем маленькая, то тратить деньги на новую ставку не имеет смысла. Стоимость работы одного внешнего аудитора равняется $60 - 100 в час.

Федор Сваровский

Опубликовано в газете "Ведомости" 20 апреля 2005 года