Как арендовать офис

метров) - вследствие чего договоры аренды все чаще заключаются на этапе строительства; в-третьих, для коммерческой недвижимости характерны долгосрочные отношения  - от 3 лет.  

«Что касается организации самого пространства, то  все большее распространение получает технология open space, благодаря которой на определенной площади можно разместить большое количество сотрудников, - говорит Андрей Бушин, генеральный директор компании «МИЭЛЬ-Коммерческая недвижимость». - Другая тенденция, правда, характерная для помещений высокого класса, -   это прокладка коммуникаций внутри фальшь-полов, благодаря чему сотрудники могут работать из любой точки офиса, не будучи привязаны к телефонной или электрической розетке».

Основные сложности при аренде офиса, по словам Дениса Габы, генерального директора компании Gaba Estate, касаются подбора помещения и построения работы с риэлтером, а вовсе не самого договора аренды, т.к. он не является юридически сложным. Несмотря на то, что рынок большой, предложение хороших площадей ограничено. Нужно понимать, что офис находится на рынке и, помимо вас, его смотрят ещё 150 человек в день. При заключении договора юристы должны проверить «титул» и полномочия лиц, которые будут его подписывать, а также нужно грамотно распределить расходы между арендатором и арендодателем.

При выборе офиса необходимо исходить из потребностей компании, то есть из того, чем  этот офис будет являться: call-центром, «продажами», back-офисом - словом, должно ли подыскиваемое помещение быть «клиентским» или предназначаться для выполнения технических задач. Это влияет на местоположение, класс зданий.  Представительские офисы (front-office), в которых сидят топ-менеджеры и клиентские отделы, располагаются в помещениях высокого класса, в центре города. В случае с back-офисом (вспомогательным) нет необходимости арендовывать дорогостоящее помещение.

Как строить свою работу с риэлтором (советы Дениса Габы)

1. Переезд - это два пожара. - Чем меньше времени у компании на переезд, тем сложнее риэлтору подобрать оптимальный вариант. Желательно начинать  поиск помещения за полгода. Важно понимать, что при неудачном переезде можно потерять до 30% персонала, но это решаемые проблемы. Если офис арендуется далеко от метро, всегда можно пустить корпоративный транспорт.

2. Большие помещения, как правило, редко бывают готовыми к въезду (уровень развития коммуникаций, планировка и т.д. не соответствуют потребностям клиента), поэтому достаточно редко сразу заключается договор аренды - для начала заключается предварительный договор. Основная задача на этом этапе  - проработка разграничения полномочий. Если требуется ремонт или другие капиталоемкие улучшения, нужно оговорить, кто будет нести расходы по их выполнению. Если арендатору предстоит решить это самостоятельно, то можно договориться с арендодателем об определенной скидке на несколько лет.

3. Если вы никогда раньше не обращались к услугам риэлтора для поиска офиса и не представляете, как его выбирать, - в любом случае, придется потратить время на изучение рынка: цены и аналитику. Начинать нужно с составления своего шорт-листа агентств и предварительных встреч с их представителями. На предварительной встрече можно понять, насколько человек владеет рынком и насколько готов к работе.

4. Когда агент определен, клиент и риэлтор вместе составляют техническое задание, которое описывает требования к объекту. Техническое задание будет являться неотъемлемой частью договора аренды. После этого агент, предлагает, условно говоря, 15 объектов, из которых клиент составляет свой список, на которые уже выезжает с риэлтором. Один из показателей профессионализма риэлтора - он никогда не повезет клиента на объект, который сам видит впервые.  За один выезд я советую  смотреть  не более 2 объектов, иначе глаз «замыливается».

5. Очень часто агентства предлагают на подписание клиентам типовые договоры на оказание риэлторских услуг. Стоит иметь дело лишь с теми агентствами, которые предлагают заключить эксклюзивный договор. В этом договоре, в частности, следует предусмотреть, что агент должен  начать работу и предложить свой список подходящих объектов в течение первых двух недель. В противном случае нужно оговорить возможность досрочного расторжения договора без штрафных санкций. Клиент иногда «блокирует» объект, заключая с владельцем предварительный договор, внеся аванс. В нем он ставит условие о том, что планирует арендовать помещение при условии, что  в течение определенного срока, который он берет на анализ права собственности,  не будет найдено никаких непреодолимых препятствий к заключению договора. Если же такие условия обнаружатся, то аванс возвращается.