Как не захлебнуться в потоке информации

Каждый день на нас обрушиваются потоки новой информации, справиться с которыми становится все труднее и труднее. Как правильно систематизировать имеющиеся и вновь поступающие данные? Как упорядочить электронные и бумажные документы? Как с помощью управления информацией добиться профессионального и карьерного роста? Ответы на эти вопросы содержит книга Евгения Коноплева «Про INFO: Разложить все по полочкам».

По оценкам некоторых исследователей, среднестатистический офисный работник тратит на поиск нужных документов, файлов, электронных писем до 50% своего времени. Это ужасает, ведь информационный профессионал не может позволить себе такого расточительства, но и обнадеживает - буквально «под ногами» лежат ресурсы, которые можно высвободить, нужно только приложить некоторые усилия.

От новичка до профессионала

По словам автора книги, он стремился создать «универсальный» или комплексный продукт, которой был бы полезен как новичкам, которые недавно осознали необходимость управления информации, но пока не знают, как это делать, так и профессионалам, у которых уже есть собственные наработки, но которые хотели бы усовершенствовать свою систему.

«Я в курсе того, как живется офисным работникам - самым многочисленным представителям общества знаний и информации, - пишет он. - В курсе я и что такое информационные перегрузки и катастрофическая нехватка времени. Для меня не секрет, что зачастую единственным местом для чтения бывает или вагон метро, или обеденный столик, или кресло в зале ожидания. Эта книжка подготовлена с учетом реалий, то есть для чтения в условиях, когда все время некогда».

Новичкам адресована первая часть книги, в которой рассматриваются «азы» - правильная визитная карточка и электронная подпись, выбор правильного имени для e-mail, создание системы папок для хранения файлов и наиболее удобные способы названия файлов, мобильность баз данных. Там же рассказывается о «магическом числе». В 1950-х годах ученый Джордж Миллер решил измерить усредненный объем «оперативной памяти» человека и выяснил, что среднестатистический человек способен одновременно удерживать в своей кратковременной памяти семь плюс-минус два параметра. То есть в идеале объектов, которыми вы оперируете (типов файлов, одновровневых папок в структуре каталогов и т.п.) должно быть не больше пяти-семи.

Эффективные коммуникации и информационные продукты

«Личность не существует вне общества, - пишет Евгений Коноплев. - Информационный работник не существует без коммуникаций: общение с внешним миром (переписка, звонки, встречи) - это одно из его основных «средств производства» и одна из наиболее частых «операций». Как и любую операцию, ее можно выполнять с той или иной степенью эффективности, и эффективность эту можно повышать». Во второй части книги он предлагает избавиться от потерь при коммуникации, воспитывая неэффективных контрагентов, и поработать над качеством информационных продуктов.

Вы отправили важное письмо, но не получили ответ о том, что оно получено? «Дозвоните» его. В любом случае ваше обращение, дополненное телефонным разговором, будет более четко зафиксировано в сознании адресата. У вас состоялась деловая встреча? Зафиксируйте факты и договоренности в письменном виде и разошлите всем ее участникам, так вы сможете избежать недопонимания. Вы подозреваете, что организация или специалист, с которым вы имеете дело, не спешит выполнять договоренности? Звоните и интересуйтесь, как идут дела, до того, как наступит дедлайн. Если в ответ вы слышите, что «вопрос почти решен», это может означать, что им только начали заниматься.

Поскольку мы живем в условиях дефицита внимания и избытка информации, только качественные (краткие и внятные) информационные продукты имеют шанс завоевать внимание потенциальных адресатов. Получая и создавая информационные продукты, вы можете пользоваться предложенным автором инструментом качественной оценки ФТОП:

Ф - форма предоставления информации. Соответствует ли ваш продукт отраслевым стандартам?

Т - точность информации. Вы проверили факты и цифры?

О - оперативность информации. Вы уверены, что к моменту, когда ваш продукт дойдет до адресата, он все еще будет содержать актуальную информацию?

П - полнота информации. Какая справочная или дополнительная информация может потребоваться потребителю вашего продукта?

Для создания лаконичных и структурированных документов вы можете воспользоваться подробно описанным автором НОПС-форматированием, то есть ответить на четыре вопроса: Что? (надобъекты); Для чего? (объекты); Благодаря чему? (подобъекты); Что еще известно? (связанные объекты).

VIP - variously informed person

В нынешних условиях очень важной персоной становится всесторонне информированная личность. То есть преимущество сегодня на стороне тех, кто лучше осведомлен. Чтобы попасть в их число, считает автор, надо черпать знания и вдохновение из печатных и электронных СМИ, а также читать книги. Причем все это надо делать правильно, чтобы не захлебнуться информацией.

Во-первых, разделяйте источники информации на развлекательные, познавательные и деловые. Во-вторых, отдавайте предпочтение источникам, позволяющим архивировать полезную информацию. В-третьих, источники информации должны быть множественными, то есть представлять разные точки зрения. В-четвертых, поставщики информации должны быть надежными и неангажированными.

По данным «Левада-центра», сегодня только 24% россиян читают книги. А если из этой цифры вычесть еще и потребителей развлекательной литературы, то получится, что те, кто читает деловую литературу, получают значительное конкурентное преимущество. Чтобы оценить степень полезности заинтересовавшей вас книги, читайте аннотации и рецензии, а также демо-версии - например, RB.ru публикует главы из новых книг каждую неделю.

Стремление к профессиональному росту, пишет автор, по идее, должно быть одним из основных руководящих моментов в деятельности любого работника, и информационного в том числе. Не рассчитывайте, что помощь придет извне, действуйте самостоятельно. Определите свои личные мотиваторы и оцените текущее положение дел. Планируйте свой профессиональный рост и помните, что во многом ему способствует контакт с сильными профессионалами. А о карьерных стратегиях информационного работника читайте в 10-й главе книги в доп.материале.

Евгений Коноплев «Про INFO: Разложить все по полочкам». - М.: Альпина Паблишерз, 2009.