Как получить желаемое

Расскажите друзьям
Ирина
Ирина

Занимательная инструкция по созданию убедительного делового письма

  «Ты, шайтан турецкий, проклятого черта брат и товарищ». Так начинается письмо запорожцев турецкому султану, по крайней мере, его цензурный вариант. Это письмо одним из первых разбирает в своей книге «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты» бизнес-тренер и консультант по деловым коммуникациям Саша Карепина. Далее будут и переписка Онегина с Татьяной, и письмо Ваньки Жукова на деревню дедушке, и менее известные и поэтичные образцы делового эпистолярного жанра. С помощью занимательных примеров, наглядных схем и шаблонов-клише автор показывает, как добиться от адресата того, что вам нужно.

Выражайтесь яснее! 

На первый взгляд добиться своего не так уж сложно. Нужно «всего лишь» подобрать правильные факты, правильно их изложить и сделать это «с правильным лицом». Для этого стоит не только вспомнить основы, но и разобраться с хитростями, без которых здесь, как и в любом другом деле, не обходится.

Правильное письмо, по мнению Карепиной, выстроено в виде «дерева» с соблюдением принципа «от общего к частному». Как поясняет автор, в этом случает, на каком бы шаге получатель ни остановился, он всегда будет иметь целостное представление о ситуации, а значит, не страшно, если письмо не дочитают до конца.

Принцип дерева действует не только для всего письма, но и для отдельных предложений. Чтобы получатель не оказался в роли булгаковского профессора Преображенского, фразы нужно строить так, чтобы было понятно «кто на ком стоял». Проще говоря, нужно понимать, кто главный герой предложения и что этот герой делает. Азбучная истина? Между тем, авторы деловых посланий благополучно об этом забывают, а несчастным читателям приходится буквально докапываться до сути дела, продираясь через дебри придаточных предложений и деепричастных оборотов. Так что четкие правила и схемы «Искусства делового письма» будут весьма полезны тем, кто все же хочет донести свою мысль до адресата.

Но правильного построения письма мало. Получателя нужно заинтересовать, и сделать это сразу - в заглавных фразах, а чтобы сработало - точно знать, что из себя этот самый получатель представляет. Карепина рассказывает о разных способах привлечения внимания читателя, например, о манипуляции с использованием лести, и на примерах показывает, как каждый из них работает.

Работа над образом 

Еще один аспект - образ самого автора письма. Саша Карпенина разбирает особенности разных стилей и рассуждает о том, когда уместно, а когда нет «включать» чиновника (подробнее об этом читайте в главе «Любовники» и «чиновники». Стиль письма и образ автора»). Она пишет о том, как отказать, причинив как можно меньше дискомфорта адресату, как критиковать, не обижая, и как признаться в собственных ошибках, чтобы на вас не поставили крест.

На каждый случай есть свои приемы. Вот, например, отказ. Говорить «нет» сложно и не очень приятно. «В наших интересах уменьшать дискомфорт, делая отказ как можно менее болезненным, - говорит Карпенина. - Чем дискомфорт сильнее, тем больше получатель письма стремится нам отомстить - и тем меньше остается шансов, что он когда-нибудь признает свои притязания завышенными».

Чтобы сделать дискомфорт менее болезненным, она предлагает использовать несколько проверенных приемов. Нужно показать, что письмо было прочитано, выразить понимание и сочувствие, сослаться на обстоятельства, отметить достоинства, помочь сохранить лицо, предложить альтернативу и оставить дверь открытой. Кстати, все эти приемы, кроме последнего, были использованы в письме Онегина Татьяне (см. доп. материалы).

На создание нужного образа работает и художественное оформление послания. Ему автор посвящает отдельный раздел, поясняя читателю принципы разбиения текста на абзацы, тонкости использования буллетов и таинства выбора шрифтов. Во всем этом есть своя логика, и «понимая эту логику, мы сможем подобрать для своих идей самую подходящую упаковку и в этой упаковке наконец продать их читателям своих писем».

Саша Карепина «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты». - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2010.



Комментарии

Комментарии могут оставлять только авторизованные пользователи.
Экосистема инноваций
30 ноября 2017
Ещё события


Telegram канал @rusbase