Компании переводят сотрудников на корпоративные карты для экономии

Все чаще компании используют корпоративные карточки не только для того, чтобы сэкономить, но и чтобы следить за затратами сотрудников. Если раньше было нетрудно обвести компанию вокруг пальца, пообедав в ресторане не с клиентом, а со своей девушкой, то теперь это сделать сложнее: платежные системы, такие как Visa, MasterCard и другие, разрабатывают для компаний специальные услуги, которые позволяют им отслеживать во всех деталях, на что сотрудник тратит деньги.

В последнее время все большее распространение получают так называемые корпоративные карты – как расчетные, так и кредитные пластиковые карты, которые используются сотрудниками для командировочных расходов и разных корпоративных затрат вроде обедов с клиентами. Конечно, использование таких карт не гарантирует, что от работодателя не ускользнет ни один "левый" платеж. Но новое ПО, которое устанавливается на расчетных системах, дает возможность корпорациям остановить мошеннические растраты сотрудников, сообщает журнал BusinessWeek.

Издание называет новые методы слежения за растратами "оруэльскими": теперь сотрудник в командировке знает, что Большой Брат следит за ним – путь он не в курсе, о чем ты думаешь, но прекрасно осведомлен, где ты проводишь время и на что тратишь деньги компании.

Благодаря этой услуге корпорации уже экономят от 1,3% до 3% командировочных затрат, подсчитала Aberdeen Group. Типичная компания из списка Standard & Poor´s Top 500 экономит больше $2 млн в год благодаря корпоративным картам. К примеру, производитель автомобильных запчастей Tenneco, который тратит каждый год около $20 млн на командировочные, два года назад перешла на использование электронных карт. Позже они заключили контракт с MasterCard на использование системы контроля за командировочными расходами Travel Dashboard. Этот сервис классифицирует и подсчитывает затраты сотрудников в путешествиях. Сегодня менеджеры Tenneco утверждают, что затраты существенно сократились, хотя и не сообщают цифру экономии.

Мало того, компания нашла способ сократить излишние расходы, не связанные с мошенничеством. Tenneco подсчитала, что можно экономить на бензине – самой затратной статье в командировках – если сотрудник будет брать напрокат машины с экономным расходом топлива вместо того, чтобы ездить в деловые поездки на своих личных автомобилях. 

Водные растраты

"Одному из наших клиентов удалось сэкономить $10 тыс. на минеральной воде", - рассказал Марси Вердин, старший вице-президент MasterCard. В процессе изучения затрат выяснилось, что сотрудники покупали слишком дорогую минеральную воду и вообще не скупились на самые дорогие продукты. Согласно исследованию, 24% компаний обнаружили подобное жульничество со стороны сотрудников.

Некоторые работодатели решили автоматически ограничивать использование корпоративных карт. К примеру, ими можно оплачивать счета за авиабилеты, прокат автомобиля и отель, но при попытке оплатить ею в супермаркете карта блокируется. MasterCard в настоящее время разрабатывает услугу под названием inControl – она позволит отслеживать затраты сотрудника в реальном времени: на адрес руководителя или ответственного за контроль расходов сотрудника при каждом платеже по карте будет высылаться e-mail с информацией о том, где и за что человек потратил деньги.

Мошенники в офисе

В России никто не подсчитал, сколько компании экономят на командировочных благодаря техническому прогрессу. Компания PwC недавно обнародовала результаты исследования корпоративного мошенничества. Почти половина опрошенных ею российских компаний стали жертвами экономических преступлений своих сотрудников, и затраты на командировочные входят в эту статистику. В среднем убытки составляют $3,1 млн, что в три раза больше, чем в странах Центральной и Восточной Европы. Пятая часть опрошенных российских компаний указывает на "сопутствующий мошенничеству ущерб". Вред наносится репутации (69%), мотивации сотрудников (50%), отношениям с партнерами (38%). Вернуть похищенные средства в России сложно: для 74% респондентов они обернулись безвозвратными потерями, в Центральной и Восточной Европе этот показатель составляет 63%, а в мире - 53%. В России мошенничеством занимаются в основном топ-менеджеры компаний (50%), в других странах - средний менеджерский состав и линейный персонал (77%), пересказывают детали исследования "Ведомости".