От новой формы - к новому содержанию

Руководитель требует от подчиненного к определенному числу сдать отчет, последний идет на разного рода ухищрения, выполняя ненавистную директиву, и в результате отчеты превращаются в формальные, никому не нужные отписки. А между тем "работающие" отчеты не только помогают руководителю быть в курсе дел своих подчиненных, но и дают возможность наладить обмен информацией между сотрудниками внутри компании. 

Некоторое время назад в московском офисе компании Kelly Services CIS была введена новая система отчетности сотрудников - интервьюирование. До этого в компании царила традиционная форма отчетности - еженедельно каждый сотрудник сдавал в письменной форме свой отчет. "Потом мы поняли, что это превратилось в формальные отписки. Брался отчет недельной давности, и в нем просто менялись какие-то слова. У консультантов по работе с клиентами из-за большой загруженности не хватало времени, чтобы сесть, подумать, а потом все написать", - говорит Наталья Шуман, глава московского офиса Kelly Services CIS. "Хотя консультанты и понимали, что отчеты необходимы для работы, но относились к ним небрежно", - добавляет Светлана Демичева, координатор по маркетингу этой компании. Поэтому пришлось искать другие пути.

Решили пригласить человека со стороны, который раз в месяц должен был проводить с каждым сотрудником часовое интервью, а затем, систематизируя информацию, делать обзор. Однако этот эксперимент также не увенчался успехом. "Человеку со стороны нужно было объяснять, что такое рекрутмент, каковы тенденции на рынке труда и т. д. На это тратилось слишком много времени", вспоминает Наталья Шуман. Поэтому решили, что заниматься интервьюированием и систематизацией информации должен свой человек, имеющий доступ ко всем консультантам компании, разбирающийся в тонкостях рекрутмента, понимающий, какая именно информация нужна. Новые функции были возложены на координатора по маркетингу, был составлен вопросник и выбрано время проведения интервью.

Сегодня новая схема отчетности работает как часы. В вопроснике содержится около 20 вопросов. Среди них: Какой из заказов был самым сложным/легким и почему? Каков средний уровень зарплат по позициям? Выпускники каких вузов пользуются наибольшим спросом у клиентов? Каковы новые тенденции в области рекрутмента? Новости рынка труда и т. д. В первую неделю каждого месяца проходят часовые интервью, затем информация обрабатывается и в виде отчета ложится каждому консультанту на стол. Отчет небольшой около трех страниц (чтобы лишний раз не перегружать консультантов).

"От каждого консультанта мы получаем небольшой кусочек информации. Складывая их вместе, мы составляем цельную картинку", - говорит Наталья Шуман. По ее словам, необходимость в обмене информацией между консультантами была вызвана тем, что как кандидатам, так и работодателям требовался не просто рекрутер, а эксперт, знающий не только свой узкий сегмент рынка. "Сегодня сложилась тенденция к ориентации сотрудников не на конкретную работу или задание, а на бизнес компании в целом", - говорит Шуман. Как и в большинстве компаний, специализирующихся на подборе персонала, в Kelly Services у каждого консультанта по работе с клиентами есть своя специализация. Один работает с банками, другой - с системными интеграторами и т. д. Такое разделение зачастую означает, что консультант владеет только своей "темой" и не располагает информацией о том, что происходит в других сферах бизнеса. "Раньше было приблизительно так: наш консультант, который работает с финансовыми организациями, приходил, например, в банк и, если его спрашивали: "А какая сейчас ситуация с IT-специалистами? Сколько они стоят? " - он отвечал: "За IT-специалистов у нас отвечает другой человек. Я с ним проконсультируюсь и вам перезвоню", - рассказывает Наталья Шуман. Сейчас каждый консультант владеет информацией и по всем сферам бизнеса. Тот, кто занимается банками, знает, сколько стоят ITспециалисты, много ли их сейчас на рынке и т. д.

Результатом новой формы отчетности, по словам Шуман, стало то, что консультантов действительно стали воспринимать как экспертов. "Мы стали чувствовать себя профессионалами. Мы не просто получаем резюме и пересылаем его клиенту, а обладаем достоверной информацией о ситуации на рынке", - говорит она. По мнению Светланы Демичевой, такая форма отчетности универсальна и может применяться не только в рекрутинговом бизнесе. "Во-первых, это очень эффективный метод, а во-вторых - экономичный", - говорит она. 

Юлия Фалькевич

Опубликовано в газете "Ведомости" 7 июня 2005 года