Передовые методы работы с информацией

Нет сомнений, что новые информационные технологии существенно повлияли на нашу работу. Но вот научились ли мы использовать их с максимальной отдачей? Исследователи из MIT Sloan, изучающие этот вопрос, выделили несколько практических приемов, призванных помочь и сотрудникам, и руководителями более продуктивно работать с информацией.

В кратком изложении эти рекомендации выглядят следующим образом:

1. Станьте «информационным узлом» вашей сети и поддерживайте разноплановые контакты.

Большой объем входящей и исходящей электронной почты сам по себе не гарантирует высокой производительности. Но сотрудники, находящиеся ближе к центру информационной сети (у них множество связей, и они являются посредниками при распределении данных между остальными) - более продуктивны, говорится в отчете.

Более того, каждый дополнительный контакт сотрудника коррелирует с созданием дополнительного дохода более чем в $1000.

Сеть и информационные потоки некоторых сотрудников, участвовавших в исследовании. Сотрудник, обозначенный на рисунке «W14», находится практически в центре сети, что делает его «информационным узлом» этой компании. И он же является одним из лучших ее сотрудников.

Как отмечают исследователи, причина высокой производительности людей с развитой сетью связей состоит в разнообразии этих контактов - чем они разнообразнее, тем больше новой информации получает человек. А это, в свою очередь, определяет существенный рост продуктивности (о том, как не захлебнуться в потоке информации - в доп. материале).

2. Пишите короткие и четкие сообщения

Люди, которые отправляют короткие е-мэйлы, скорее всего, будут быстрее получать ответы, чем те, кто шлет более длинные и менее конкретные письма. Скорость же получения ответа влияет на повышение производительности.

В частности, исследователи выяснили, что быстрые ответы на запросы коррелируют с высокой производительностью. Если руководитель реагирует быстро, то так же поступает его корреспондент. Скорость принятия решений увеличивается, а число задач, которыми приходится заниматься одновременно, сокращается. С уменьшением временного цикла накапливается меньше промежуточных задач.

Высокая скорость ответа не только существенно улучшает работу компании, но и снижает чувство перегруженности информацией. По признанию менеджеров, участвовавших в исследованиях, задержка во времени указывает на перегрузку больше, чем, собственно, количество писем. Менеджеры, ожидающие ответа на большое число запросов, вероятнее всего, страдают от избытка информации. У их коллег, быстро получающих ответы, нет такого ощущения - даже если сам поток данных у них больше.

2. С осторожностью используйте технологии вроде электронной почты для многозадачной работы 

Исследователи выяснили, что более продуктивные сотрудники используют технологии, так как они позволяют работать над несколькими задачами одновременно и выполнять больше проектов. Однако нужно учитывать, что увлеченность работой в многозадачном режиме в действительности снижает производительность (проблемы многозадачности и способы их решения - в доп. материале).

Оказалось, что сотрудники, которые больше используют возможности информационных технологий, чаще работают в многозадачном режиме. Это дает им возможность выполнять больше проектов и больше зарабатывать в единицу времени. Например, рекрутеры, занимающиеся подбором руководителей, при одном дополнительном проекте приносят компании дополнительные $30 000 в год, хотя на завершение остальных проектов может потребоваться больше времени.

Но у работы в многозадачном режиме есть ограничения. Излишняя увлеченность, в конечном счете, приводит к сокращению прибыли и уменьшению результата. Отношение многозадачности и производительности можно представить в виде перевернутой буквы "U". Если проекты похожи, а опыт, полученный на одном, может быть применен и на других, многозадачность до определенного момента улучшает результаты. Однако при достижении предела возможностей каждый новый проект вытесняет другие, и в результате увеличивается неразбериха и затраты на координацию.

3. Поручите рутинную работу с информацией подчиненным и используйте специальные программы 

Ученые обнаружили, что большинство продуктивных сотрудников склонны доверять работу с менее важными данными своим подчиненным или специальным программам. К тому же эти сотрудники были знакомы со специализированными источниками информации, что давало им преимущество.

Лучшие сотрудники не полагаются лишь на один инструмент. Они обычно знакомы со специализированными ресурсами - базами данных или людьми, - более ценными, чем те, что используют все остальные. Неопытные же, напротив, склоны сразу обращаться к интернету - ресурсу, который доступен любому, включая потенциальных конкурентов.

Источник: MIT Sloan Management Review