Почтовый ящик – ваше alter ego

В каждом офисе есть сотрудники, предпочитающие фиксировать в почте каждое свое малейшее движение, чтобы в спорный момент сказать: “Я же вам писал!” И – представить доказательства в папке “Отправленные”. Но есть и такие, чьи почтовые ящики напоминают черные дыры: важное письмо может провисеть у них пару месяцев, после чего вам придет уведомление, что оно было перемещено в папку “Удаленные” непрочитанным. А какие у вас отношения с вашей рабочей почтой?

Электронная почта может быть вам другом, а может обернуться настоящей напастью. Что, например, делать, если в один прекрасный день вы обнаруживаете себя под завалом непрочитанных сообщений, на “разгребание” которых можно потратить целый день, а работа в это время стоит? 

Мы все зависимы от наших e-mail и от той информации, которую мы по ним получаем. Yahoo! Hotjobs выделяет два типа человеческого поведения, условно называя первый “перфекционистом”, а второй – “пофигистом”. Безусловно, это две крайности, однако каждый офисный сотрудник время от времени может найти в себе черты обоих. 

Итак, перфекционист

В вашей почте идеальный порядок? Вы читаете сообщения сразу же, как только они поступают к вам в ящик? Ненужные – удаляете, нужные – помещаете в специальные папки? Вы регулярно чистите папку “Нежелательная почта”, а папка “Удаленные” автоматически опустошается при закрытии? Тогда вам сюда.

Вы настолько одержимы порядком, что стали похожи на собаку Павлова. Вы готовы отвлечься от выполнения любой работы, чтобы прочитать очередной мэйл, который далеко не всегда гарантированно будет важным. Моментально отвечая на поступившие в ящик письма, вы лишаете себя возможности хорошенько обдумать свой ответ и поэтому зачастую получается так, что важную информацию, которую вам хотелось сообщить, приходится досылать еще одним письмом. 

К тому же, постоянная проверка почты отвлекает вас от рабочего процесса и уж наверняка мешает сосредоточиться. Постарайтесь быть менее одержимым своей почтой. Проверяйте ее в перерывах между рабочими заданиями, а приводите в порядок всего дважды в день: утром (когда ящик необходимо почистить от набежавшего спама) и вечером.

Как правило, перфекционисты с трудом говорят “нет”, и их привычка быстро отвечать на почту создает им репутацию всеобщей “жилетки”: в любой экстренной ситуации люди будут обращаться к тому, кто быстрее всех ответит. Чтобы не брать весь огонь на себя, нужно научиться держать паузу.

Пофигист

Если вы пофигист, вы прекрасно знаете, в чем это выражается. Конечно, у вас нет никакой системы организации почтового ящика. Вероятно даже, вы чувствуете себя немного виноватым каждый раз, когда его открываете. В вашей почте – множество непрочитанных сообщений и полный бардак. Да и вообще: найти нужную информацию в нем зачастую просто невозможно.

Как ни удивительно, но многие пофигисты страдают от сверхвежливости: чувствуя, что они должны ответить на то или иное сообщение обстоятельно и не имея на это времени, они предпочитают просто их игнорировать. Хотя более оптимальным решением было бы краткое объяснение. Например: “Sorry, я в запарке”. И потом – обещание обязательно ответить в течение недели. 

Никто не просит вас становиться перфекционистом, но ваш почтовый ящик все-таки нуждается в кое-каком порядке. Например, можно смело удалять спам и ненужные напоминания, письма дублеры и письма, которые по ошибке были адресованы не вам. А вот для посланий, ответить на которые необходимо (например, вы это уже пообещали), можно создать специальную папку. Конечно, эту папку надо регулярно просматривать – чтобы убедиться, что вы держите свое слово. Иначе получится, что вы лишь усугубили свой пофигизм и кардинально ничего не изменили. 

Ваша рабочая почта – зеркало вашей профессиональной деятельности. По тому, как вы ведете деловую переписку, о вас судят и партнеры, и коллеги, и ваш босс. Поэтому не стоит этим пренебрегать. Тем более что наведя порядок у себя в ящике, может быть вы сможете разобраться и в себе?