Работать "по бумажке"

Бюрократизм надоел нам еще при советской власти. Причем надоел настолько, что, пытаясь избавиться от лишних бумаг, управленцы подчас перегибают палку. Но деятельность сотрудников (точно так же, как и бизнес-процессы) нуждается в регламентации. Понимая это, российские управленцы начали возрождать забытые было должностные инструкции. По мнению специалистов, они могут помочь избежать неразберихи и правильно построить работу с персоналом.

"Чистая" формальность или "жизненный" документ?

Увы, очень часто бывает так, что кто-то "наверху" решает, что срочно нужно составить должностную инструкцию, и весь коллектив бросается в омут бумаготворчества. После изнурительных согласований и обсуждений этот труд отправляется пылиться на полку. Вспоминают про него лишь во время поиска нового или замены старого сотрудника, а еще при появлении каких-нибудь проверяющих, чаще всего западных. "В таком виде инструкции не более чем пустая формальность, - говорит Всеволод Левков, вице-президент Пробизнесбанка (курирует вопросы работы с персоналом). - Когда-то нечто подобное было и у нас".

В Пробизнесбанке отношение к должностным инструкциям изменилось около полутора лет назад, когда началась реализация проекта реинжиниринга. "Его задача - перестройка всех банковских технологий, начиная от работы с персоналом и заканчивая кредитными и другими бизнес-технологиями", - добавляет Левков. Но далеко не всем компаниям надо немедленно браться за составление инструкций. Большинство специалистов едины в том, что этот документ необходим только в средних и крупных компаниях. Пока фирма невелика, она может обходиться без бюрократизма, но, как только бизнес расширяется, как правило, начинается неразбериха в том, кто за что отвечает. Иногда сотрудники дублируют друг друга, делая одну и ту же работу. Некоторые функции, наоборот, вообще не выполняются и т. д. "Тогда этот документ становится незаменимым", - говорит Татьяна Лобанова, кандидат психологических наук, начальник центра обучения и развития персонала холдинга "Корпоративные финансовые технологии" (КФТ), в который входят "Транстелеком", Транскредитбанк и компания "Иристон-сервис".

По словам Вадима Галки, начальника управления кадров банка "ЗЕНИТ", в последнее время отношение к должностным инструкциям в "динамично развивающихся компаниях" изменилось. "Раньше должностную инструкцию воспринимали как пережиток советского прошлого, а сейчас этот документ стал необходимым элементом кадровой работы, - говорит Галка. - Многие российские компании доросли до того, когда необходимы определенные регламенты". В компании Stins Coman должностные инструкции существуют с момента основания, но недавно этот документ был несколько изменен в связи с получением сертификата качества ISO 9000. "Наличие должностных инструкций - это обязательное требование международного стандарта ISO 9000", - говорит Виктор Алексеев, заместитель генерального директора, начальник центра организации и управления компании Stins Coman.

Как это делается?

В компании должны быть выработаны функциональные обязанности подразделений. На их основании формулируются должностные инструкции на каждую позицию. Затем сотрудники наделяются конкретными функциями. "Чем более четко определен функционал каждого подразделения, тем лучше, так как в этом случае более четко определяются взаимосвязи между ними. Это еще один шажок на пути к профессионализации и повышению эффективности работы компании, - говорит Юлия Кристова, директор Института организационного консультирования (ИОК).

В недавно вышедшей книге "Банки: организация и персонал" ее автор Татьяна Лобанова написала, что примерная должностная инструкция должна включать в себя четыре пункта: "цель работы", "повседневные обязанности", "разовые поручения" и "нормы функционирования". "Такой пункт, как разовые поручения, нужно включать обязательно. Каждый сотрудник должен знать, что руководитель может попросить его сделать дополнительно к его основным обязанностям, а что нет, - говорит Лобанова. - Нормы функционирования помогают оценивать деятельность каждого сотрудника". В Stins Coman каждая должностная инструкция содержит "миссию должности, основные функции и задачи, права и ответственность". Пункт "права", по мнению Алексеева из Stins Coman, также обязателен. "Если мы будем ограничиваться только функциями и обязанностями и не предоставлять каких-либо прав, то сложно говорить об ответственности сотрудников", - говорит он. Данный пункт, например, включает в себя степень участия сотрудника в формировании политики компании. Должностные инструкции помогают компании наладить четкое взаимодействие между ее подразделениями и сотрудниками, занимающими в них различные позиции. Кроме этого документ помогает объективно оценить деятельность каждого сотрудника, повысить эффективность его работы, а также способствует разрешению трудовых споров.

По мнению Виктора Алексеева из Stins Coman, у документа имеется и минус. "Сотрудник, выполняя какое-то поручение, которое не прописано в его должностной инструкции, ставит вопрос о дополнительной оплате. Правда, это встречается крайне редко", - говорит он. Исполнение установленного регламента сотрудниками должен контролировать руководитель каждого подразделения. "Должностные инструкции позволяют наложить на сотрудников дисциплинарное взыскание, - говорит Галка. - В компаниях, где они отсутствуют, руководители сталкиваются с тем, что и наказывать фактически не за что".

Как избежать ошибок?

Однако составление должностных инструкций и доведение их до сведения персонала еще не гарантируют слаженности в работе. Важно избежать ошибок и заставить документ функционировать. Типичная ошибка при разработке должностных инструкций - "дублирование функций". "То есть одна и та же задача приписывается разным подразделениям и разным сотрудникам", - говорит Кристова из Института организационного консультирования. Такая ошибка грозит конфликтами между сотрудниками разных подразделений. "Мы достаточно часто сталкиваемся с такой ситуацией в компаниях. Порой доходит до того, что два руководителя подразделений начинают выяснять отношения между собой, спорить, в чьей компетенции находится тот или иной вопрос", - продолжает Кристова. Кроме этого, должностные инструкции довольно часто содержат размытые формулировки. "В основном это свойственно российским компаниям, - считает Татьяна Лобанова из КФТ. Западные компании, работающие на российском рынке, очень четко прописывают функционал каждого сотрудника. По мнению Татьяны Лобановой, должностная инструкция должна быть согласована с конкретным работником. "Когда на определенную позицию приходит новый человек, должностная инструкция должна быть подогнана, конкретизирована под него", - добавляет она. 

Юлия Фалькевич

Опубликовано в газете "Ведомости" 18 сентября 2005 года