Работайте меньше

В течение дня нас постоянно прерывают. Телефон, электронная почта, ICQ и прочие достижения прогресса способны сделать жизнь работника офиса практически невыносимой. Как тут удержаться от соблазна обвинить современные технологии в том, что они снижают вашу продуктивность и вынуждают тратить больше времени на работу? Тем не менее, сегодня в нашем распоряжении есть ряд онлайн-сервисов, которые способны помочь нам меньше работать и использовать рабочие часы более продуктивно.

Виртуальные собрания

Не секрет, что в новом глобальном мире собрать всех нужных сотрудников для обсуждения в одном месте может оказаться непросто и дорого. Телефон имеет ряд недостатков - вы не видите невербальных реакций собеседника и не можете, например, продемонстрировать что-либо. Зато благодаря Skype вы можете устраивать видео-звонки, принять участие в которых могут одновременно несколько человек. Неважно, где они находятся - на другом конце города или в другой стране. Все, что требуется - это веб-камера, микрофон и наушники. Такие видеозвонки в Skype между пользователями абсолютно бесплатны.

Холли Борнштейн, директор по маркетингу компании CleanWell, вынуждена много ездить по стране, и Skype помогает ей существенно сэкономить время и деньги. Например, рассказывает она, когда ей пришлось с другими сотрудниками работать над созданием новых продуктов для Bath & Body Works, при помощи Skype старший дизайнер смогла продемонстрировать варианты упаковки. Она даже смогла показать, как продукт будет выглядеть на полке - рядом с аналогами конкурентов и под различными углами. Другие участники обсуждения могли в режиме реального времени давать свои комментарии.

Виртуальные мероприятия

Виртуальные семинары, или вебинары, позволяют выстроить коммуникацию между спикером и аудиторией вне зависимости от местонахождения участников. В ходе таких вебинаров можно проводить опросы и устраивать сессию вопросов и ответов. Участникам вебинаров не надо тратить время и деньги на то, чтобы добраться до места проведения мероприятия. И это особенно важно для тех, кто не готов провести два дня, добираясь туда и обратно вместо того, чтобы провести время с семьей.

WebEx - онлайн-альтернатива традиционным конференциям, семинарам, презентациям и тренингам. По данным Cisco, ежемесячно более 7 млн людей пользуются этим сервисом. Вам не потребуется какого-то специального оборудования или программного обеспечения. Сервис не бесплатен, но все равно обойдется дешевле, чем организация мероприятия в традиционном формате. Компания предлагает пакеты услуг как отдельным профессионалам, так и малым, средним и крупным компаниям. Например, если вы хотите пользоваться сервисом в индивидуальном порядке, это обойдется вам в $39 в месяц. Попробовать WebEx можно бесплатно. Также бесплатно в течение месяца можно пользоваться аналогичным сервисом GoToMeeting.

Онлайн-офис

Мария К., PR-менеджер одной немаленькой компании, рассказала, что на ее рабочий компьютер так и не был установлен MS Office. Почему? Потому что лицензионный стоит дорого, а нелецензионный использовать страшно. Несмотря на это, работать-то как-то надо. И помогают Марии в этом онлайн-приложения, заменяющие традиционные офисные программы.

Пожалуй, наиболее популярными являются Google Applications, включая Gmail, Google Docs, Google Calendar и Google Sites. Вы получаете доступ к нужным вам файлам из любого места, где есть интернет, можете совместно работать над ними вне зависимости от местоположения участников рабочего процесса.

Стив Рубел, старший вице-президент и директор в Edelman Digital, говорит, что Gmail стал ключевым инструментом в его арсенале. Он связывает сервис мгновенных сообщений в Gmail и сервис notify.me, чтобы получать напоминания. Помимо этого ему нравится то, что в Gmail много места и хорошие возможности поиска. Поэтому он перенес туда свою личную рабочую библиотеку. «Я постоянно обращаюсь к ней, чтобы быстро найти статьи, статистику и кейсы в ходе работы с клиентами», - говорит он.

Но Google Applications не единственная возможность работать с документами он-лайн, на сегодняшний день существует множество альтернатив. Перечень нескольких других полезных сайтов вы найдете в доп. материале. Также обратите внимание на сервисы, созданные для групповой работы и управления проектами (подробнее - в доп. материале).

Управление контактами

Найти нужный контакт в нужное время бывает не так уж просто. Мало у кого выстроена четкая система работы с контактами. Большинство нормальных людей вынуждены тратить время на перебирание визиток и копание в записных книжках. А тем, кто по долгу службы общается с большим количеством людей, не всегда легко вспомнить детали обсуждений, имевших место. На помощь всем, кто клятвенно обещает себе навести порядок в контактах, приходит сервис Jibber Jobber.

«Очень важно осознанно управлять контактами с точки зрения долгосрочной перспективы, - говорит Джейсон Альба, глава Jibber Jobber. - Используя наш сервис, вы можете быстро и безопасно импортировать контакты из разных источников, проранжировать отношения, добавить заметки, создать списки действий и привязать их к людям и компаниям».

Другой аналогичный сервис - BigContacts.

Правила безопасности

Вы и только вы можете определить, какие сервисы способны облегчить вашу работу и сэкономить время. Как правило, выясняется это опытным путем. Но будьте осторожны, избегайте потенциальных ловушек.

Выбирая веб-приложения, поинтересуйтесь тем, как идут дела у компании, предоставляющей сервис. Если компания прибыльна и постоянно развивает функционал, гораздо ниже риск того, что с полюбившимся вам полезным инструментом может случиться нечто неприятное.

Сервисы, которые создавались для того, чтобы помочь вам достичь большей эффективности в работе, могут, наоборот, еще больше все запутать. Не допускайте этого, здесь все зависит от вас. Следите за ощущениями: новый сервис упростил вашу жизнь или усложнил?

Не увлекайтесь чудесами технологий слишком сильно. Согласитесь, глупо проводить вебинар для людей, которые находятся в одном с вами здании этажом ниже. Или обмениваться e-mail´ами с человеком, который сидит в соседней комнате.

При подготовке статьи использованы материалы Forbes