Шаблоны: инструкция по ведению делопроизводства

Инструкция по ведению делопроизводства является главным локальным нормативным актом на предприятии по вопросам, регламентируюшим порядок документирования (создания документов), документооборота (движения и учета документов), архивного дела (организации хранения документов).  

Делопроизводство - это деятельность по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учета и хранения.  Ответственность за организацию делопроизводства возлагается на  начальников структурных подразделений организации, а непосредственное ведение делопроизводства в структурном подразделении осуществляется секретарем или сотрудником, назначенным начальником соответствующего подразделения.

Напомним, что в соответствии с требованиями законодательства организации обязаны хранить первичные учетные документы в течение 5 лет.

В инструкции следует  отразить  такие вопросы, как:

Прием, учет и отправка корреспонденции

Согласование документов и визирование

Утверждение документов

Срок исполнения документов

Формирование и оформление дел

Хранение документов, номенклатура

Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами установлены ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов», а также ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».    

Особое внимание следует уделить Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения,  утв.  Федеральной архивной службой России 06.10.2000.   

При регламентировании в инструкции порядка ведения архива следует изучить требования законов:

ФЗ от 22.10.04 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»

ФЗ от 26.12.95 №208-ФЗ (ред. от 01.12.2007)  «Об акционерных обществах в РФ» 

Основные правила работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (носят методический характер)