Спам на рабочем собрании

Случается: на переговорах клиент или начальник говорит очень красноречиво и долго. Вроде, даже интересно, но спустя два часа выясняется, что в процессе разговора вы так и не обсудили самое главное...

Матвей, директор отдела продаж в одной крайне крупной на российском рынке компании признался RB.ru, что все их офисные собрания приносят больше вреда, чем пользы:

- Начнем с того, что ради этих собраний мы переносим другие деловые встречи, откладываем важные звонки и не успеваем вовремя ответить на срочные письма. Наше начальство считает, что еженедельные собрания (на которые, кстати, нужно ездить в головной офис на другом конце города!) важнее всего остального. Хорошо, пусть так. Все это можно было бы пережить, если бы собрания проходили более-менее конструктивно. В большинстве же случаев мы просто по очереди отчитываемся о прошедшей неделе. Народу приезжает около 15 человек, выслушивать обсуждение плана, данного каждому отдельно взятому сотруднику, никаких сил не хватит. В общем, просто пустая трата времени. Почти каждая такая планерка заканчивается глубокими вздохами со стороны руководства и монотонным причитанием, что работать нужно активнее. Подытожу: времени тратится очень много – по сути, полдня, но выхлопа со всех этих собраний практически нет.

Похожая ситуация у главного бухгалтера Ирины:

- А наши собрания больше похожи на посиделки старых друзей. Проходят они не очень часто, раз в месяц примерно, но почему-то попадают всегда на отчетный период, когда в нашем отделе невероятный аврал. Увильнуть не удастся – у нас тесный коллектив, где все всё друг про друга знают, да и сами эти собрания, честно говоря, приятны и интересны во всех отношения. Если бы не время, когда они назначались. Сложно относиться лояльно даже к приятным встречам, когда в мозгу стучит: «Нужно срочно дописывать отчет!!!».

- Все это очень хорошо знакомо, - подтверждает маркетолог Алиса. – У нас еще и начальник очень строгий. Собираемся и начинаем обсуждать, вроде, довольно важные вопросы, но все время отходим в сторону – причем ну очень далеко! И обсуждаем такие мелочи и детали, что просто не описать, причем эта тема запросто может касаться всего одного сотрудника, остальные десять просто сидят и терпеливо ждут. Как я уже сказала, начальник у нас строгий (и местами даже агрессивный), и пытаться вернуть собрание в намеченное русло никто не рискует. Приходится терпеть.

 

Ирина Сошникова, партнер гендиректора Академии Живого Бизнеса Жанны Завьяловой, дала несколько советов.

 

- Корректно вернуть человека в русло разговора можно в любой ситуации. Можно дождаться в его речи определенного момента, возвращающего к теме обсуждения. Можно во вдруг возникшую паузу сказать о том, что тема разговора крайне интересна, но в данный момент все-таки нужно обсудить то, что стоит на повестке дня, найти решение задачи, которую начали обсуждать, и уже потом обязательно вернуться к возникшему разговору. Но, повторюсь, все это нужно делать, будучи максимально ориентированным на человека, с пониманием его позиции, не прерывая его на полуслове.

 

В случае, описанном Матвеем - когда начальник начинает обсуждать детали работы каждого отдельно взятого сотрудника, Сошникова рекомендует вот что:

 

- Здесь, опять же, можно корректно поднять вопрос о повестке встречи. Если есть общий вопрос для обсуждения, можно вернуться к нему, получив видение руководителя. Бывает, что для руководителя повестка встречи – это обсуждение действительно только одного вопроса. Если же для него повестка – это диалог с каждым сотрудником, причем он считает важным, чтобы это слышали и все остальные, нужно просто определить это для себя и других участников, задав руководителю уточняющий вопрос.

 

Ирина отмечает, что нужно учитывать и личность руководителя.

 

- Если вы знаете, что у начальника взрывной характер, что он не терпит ни критики, ни замечаний, то лучше, конечно, не подвергаться рискам. Если же вы знаете, что человек конструктивен, то нет ничего страшного. Но действительно, в некоторых ситуациях лучше все-таки подождать, перетерпеть и нагнать упущенное время потом. Провоцировать конфликтные ситуации не стоит ни в коем случае.
 

А каково вам?

Коуч-консультант, автор блога coach4win Наталья Глухих считает, что все зависит от того, действительно ли у вас много работы или вам просто скучно на совещании.

- Если в вашем расписании действительно много важных и неотложных дел, выполнение которых не требует отлагательств, вполне допустимым будет сослаться на срочность конкретного дела, попросить разрешения вернуться к работе, и, извинившись, покинуть совещание. 

А если срочных дел нет, и вы считаете, что можете с большей пользой использовать рабочее время, то Глухих советует прибегнуть к тому же способу, что и в случае наличия срочных задач: ссылаетесь на срочность, извиняетесь, покидаете совещание. Только, отмечает эксперт, нужно учесть,  что если вы будете злоупотреблять этим способом без уважительных причин, может статься так, что вас вообще перестанут приглашать на такие мероприятия и вы «выпадете из обоймы».

- Если у вас есть полномочия, навыки, и вы уверены, что можете сделать совещания более продуктивными и оперативными, после окончания очередного затянувшегося собрания, вы можете подойти к руководителю и предложить ему свою помощь в проведении совещаний. Например, предложить поручить вам следить за временем, за соблюдением регламента, за тем, чтобы спикеры не отклонялись от повестки совещания… Только убедитесь, что предлагаете свою помощь корректно, без намеков на некомпетентность вашего руководителя.

Небольшие рекомендации на будущее

Напоследок Наталья Глухих дала еще пару советов:

- Если вас пригласили на совещание, сразу задайте себе вопрос: «Обязательно ли мое присутствие?». Это означает, что вы берете себе за правило присутствовать только на тех мероприятиях, где необходимо именно ваше участие. От всех остальных вежливо отказываетесь или просите коллегу поприсутствовать вместо вас. Если ваше присутствие на совещании очень важно, и при этом вы знаете о привычке руководителя затягивать такие мероприятия, то, думаю, будет правильным в такой ситуации попросить обсудить важные для вас пункты повестки совещания в первую очередь, а после вернуться к работе. Как говориться в известной пословице: «И волки сыты, и овцы целы».