Архив rb.ru

Тайм-менеджмент или как эффективно планировать рабочее время

Архив rb.ru
Ланита

Ланита

Пока Вы не сможете управлять своим временем, Вы не сможете управлять ничем другим, сказал Питер Друкер.

Тайм-менеджмент или как эффективно планировать рабочее время
В этом состоит одна из самых важных и трудных задач современного успешного менеджера.

 

О том, как управлять временем и личной эффективностью рассказывает преподаватель программ Executive MBA Высшей школы менеджмента СПбГУ http://www.gsom.spbu.ru/2demba/content, доцент кафедры организационного поведения и управления персоналом Чанько Анастасия Дмитриевна  www.gsom.spbu.ru/professors/chanko

Во многих бизнес-школах и корпоративных университетах есть учебный курс «Тайм-менеджмент», заслуженно считающийся одним из наиболее важных для сегодняшних управленцев. Курс этот объединяет в себе сведения из ряда классических управленческих дисциплин – стратегического и общего менеджмента, маркетинга, организационного поведения, управления изменениями, управленческого учета, и других. Основным смысловым акцентом, отличающим этот курс от прочих, является то, что в данном случае идет речь о способности и умении менеджера применить все эти знания к самому себе.

Отсюда – ключевая задача такого курса – сделать так, чтобы сапожник не оказался без сапог. Если управленец умеет выстраивать стратегию компании, определять ее миссию и видение, формулировать и SMART-овать долгосрочные и краткосрочные цели, определять конкурентные преимущества и ключевые компетенции, выявлять стейкхолдеров, выверять и согласовывать сбалансированные контролируемые показатели – он без сомнения профессионал. Но вот может ли этот профессионал применить все эти знания и навыки для управления собственной жизнью?  

В современной бизнес-школе все обучение строится путем диалога со слушателями – анализ кейсов – случаев из практики бизнеса, дискуссии, обмен опытом. Курс «Тайм-менеджмент» - не исключение. Ниже – текст, ставший результатом такого диалога, и составленный из работ нескольких слушателей.

Как быстро сгорает короткое лето... И вот опять мы на работе. Позади отпуск. Мы выспались. Мы были вместе с любимым человеком, с детьми и родителями. Мы навестили друзей. Мы побродили в горах, надышались морем, насладились лесами и полями, и вернулись, полными новых сил. Мы почувствовали себя людьми. Любящими. Любимыми. Увлечёнными. Чувствующими всё, что с нами происходит. Думающими легко и ясно. Вспомнившими, как важно иметь ВРЕМЯ ДЛЯ ЭТОЙ ЖИЗНИ.

Постараемся удержать мысли о том, как много мы можем сделать для любимых. Для друзей. Для этого мира. Не дадим «замылиться» мыслям о том, какое счастье иметь любимую работу, создавая теос из хаоса и сохраняя его от неумолимой и бездумной энтропии (каждый менеджер – демиург, и именно этим мы занимаемся…). Создавая при этом ещё и крепкий тыл для семьи, и трамплин для любимых детей.

Настроимся на эффективный год… Давай вместе:

  1. Вспомним о том, зачем взялись за эту работу. Думали ли мы, кем станем? И когда?
    Каждый из нас задавал себе эти вопросы раньше. Пора вновь открыть их для себя. Итак:
  • Кем ты видишь себя, когда решишь уйти, наконец, на заслуженный активный отдых? Опиши себя, почтенного отца/мать семейства, спокойно и солидно сидящего в шезлонге на лужайке перед своей виллой… Или себя, неутомимого путешественника, встречающего седьмой десяток под парусом яхты, носящей имя твоей возлюбленной… Или… (недостающее вписать).
  • Чего ты, ты настоящий, хочешь для себя через пять лет? Опиши себя, окрепшего на пять лет, свой статус, зарплату, интересы, связи, всё, что важно именно для тебя.
  • За какие успехи ты выпьешь в следующую новогоднюю ночь, провожая Старый год? Конкретно опиши те пять личных побед, которые станут в твоей биографии символом нынешнего года.

Теперь надо понять, как претворить это в жизнь.

2. Подумай о том, что ты уникален. Если очень повезет – ты найдешь (уже нашел) свою половинку, но никогда (это точно) не встретишь никого, абсолютно такого же, как ты. Откуда ты пришел и куда идешь? Задумайся – как неслучайно встретились твои родители. Как однажды сплелись ветви их двух родов, а потом в день X появился на свет ты – уникальный, особенный, призванный любовью. Что ты добавляешь в мир? Что приумножаешь?  Что и с кем разделяешь? Что забираешь или готов отнимать? В семье? В дружеском кругу? В родном городе? В регионе и стране? В мире? Какова твоя личная миссия? Что ты считаешь ценным и что готов приумножать?

3. А теперь наберись смелости и терпения и переведи это виденье себя во времени в конкретный план. На пятилетку. На год. Приумножить. Добавить. Вычесть. Разделить.

Обсуди с шефом, или продумай сам – соответствует ли твой план задачам (и возможностям!) твоей Компании, твоего департамента. Здорово, если ты обнаружишь, что твои потребности и задачи Компании по меньшей мере наполовину совпадают.

Если не совпадают, подумай, зачем ты здесь.

4. Привыкни планировать своё продвижение к личной цели – на месяц и на неделю. Соберись и запиши эти планы. Наша память – хитрая бестия и всегда делает мелкие уступки нашему же бессознательному – уже через неделю ты можешь помнить о своих планах не совсем то, что думал в начале.

5. Оттачивай своё мастерство управления временем в каждодневной тренировке. Старайся жить по насыщенному, но реалистичному ежедневному плану. Используй Закон Парето, матрицу Эйзенхауэра, правило распределения рабочего времени 60х20х20 … Первоисточники найдёшь сам – ты умный.

6. ОЧЕНЬ ВАЖНЫЙ МОМЕНТ: ОБЯЗАТЕЛЬНО ПРОВЕРЯЙ, НАСКОЛЬКО ТЕБЕ УДАЁТСЯ ВЫПОЛНЯТЬ СВОИ ПЛАНЫ И ПОЧЕМУ ЕСТЬ НЕУДАЧИ.

Ты получишь особое удовлетворение, отмечая в плане выполненные тобою задачи.

Это твоя награда.

Гораздо меньше удовольствия приносит анализ причин невыполнения, отмены или переноса запланированных тобою ранее конкретных дел и задач.

Но именно это – твой шанс «двигаться дальше».

Терпение и последовательность, и скоро ты увидишь, как планы раз от раза становятся всё реалистичнее, процент их невыполнения снижается, и как появляется уверенность в своих возможностях управлять жизнью.

Не пропусти это момент – он чертовски любопытен.

7. Коротко о двух неизбежных противниках и том, что с ними делать:

7.1. Текучка:

-          Внеси в расписание все заранее известные мероприятия;

-          Запланируй ежедневные «два часа текучки» – один утром и один вечером.

-          Максимально стандартизируй и регламентируй свои бизнес-процессы и взаимодействие с коллегами по работе.

-          Если можешь сделать что-то прямо сейчас – сделай это.
Если можешь принять какое-нибудь решение, не откладывая – сделай это.
Сразу станет легче…

-          Если случилось чудо, и ты вдруг обнаружил, что не осталось ни одного важного и срочного дела – займись текучкой, не откладывая.

7.2. Твоя неготовность делегировать:

Когда ты говоришь «эту работу надо сделать мне, потому что я отвечаю за всё», ты одновременно говоришь свом подчиненным «вы плохи для этой работы, вы не справитесь».

Тебе точно нужны подчинённые с комплексом неполноценности?..

-          Вовлеки в реализацию сложных и важных проектов лучших подчинённых (не забудь обеспечить баланс опыта и креатива). Зажги их, покажи, куда двигаться. Если нужно, отправь на обучение, организуй обмен опытом.

И не забудь с радостью и уважением воздать сотрудникам за их заслуженный успех.

-          Отдай то, что можно сделать на уровне «good enough» надёжным, ответственным коллегам, проверь исполнение по реперным точкам, прими результат. Поблагодари – есть ведь за что.

-          Отдай типовую работу наименее опытным или наименее толковым подчинённым – детально проинструктируй, опиши результат, проверь понимание, проверь исполнение, дай обратную связь. Потом ещё раз… Как правило двух раз хватает.

-          Учи и креативных, и надежных, и наименее опытных самостоятельно и регулярно определять и формулировать цели, оценивать результаты.

-          Делай всё это регулярно. Не будь жадным в этом вопросе – жадные, вообще говоря, живут плохо.

8. Очень важный совет – не перегорай на работе.

 

Желаю, чтобы у тебя всё получилось.

И приходи, поговорим. О том, что мы еще хотим понять, и чему уже научились, чтобы жить, не теряя ни минуты, чувствуя СВОЕ время.

 

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter