Time management: "съешь лягушку" и не чувствуй вины

Подруга стоит у меня в коридоре одетая и разговаривает с мужем по телефону: "Я уже у метро. Через 20 минут буду дома". Я удивляюсь ее отваге: идти от моего дома до метро минут 10, ехать до ее станции - без малого полчаса, да еще там идти... Мы часто ставим себе невыполнимые задачи, с легкостью обещая другим сделать невозможное. А когда в результате не делаем этого, страдает в первую очередь наша репутация. 

Научиться избегать таких ситуаций достаточно легко. Главное - развить в себе чувство времени. Не уметь прикидывать в голове, сколько часов займет выполнение того или иного задания, а знать это на уровне подсознания. Чувствовать время и его ход.

Научиться плыть в течении времени

Оказывается, что чувство времени можно "накачать" подобно мышце. И существует целый ряд таких упражнений. Начать же нужно с малого: не преувеличивать свои возможности. Думаете составить отчет за 20 минут? Увеличьте это время на два.

Можно, например, установить для выполнения важных задач определенный минимум - 1,5-2 часа. Причем включить в это время и запас, погрешность. "Я люблю планировать даже выходные, - рассказала Office Life бренд-менеджер Ирина. - Пользуюсь методом героя фильма "About a boy" (его играл Хью Грант). Он разбивал день на отрезки по два часа. И каждый посвящал какому-нибудь делу. Поскольку этот счастливчик не работал, его дела были специфическими, но сам метод хороший".

Следующий этап - не нервничать. Допустим, вы решили для себя, что подготовитесь к переговорам за час. Прошло 30 минут, и вы понимаете - не успеваете. Катастрофически. Сразу же включается паника. Нужно постараться справиться с нервами. Расслабиться. Отбросить все ненужные мысли. И - вперед!

"Многие дела на самом деле требуют гораздо меньше времени и усилий, чем сначала кажется, - считает редактор Светлана. - Например, позвонить кому-нибудь и назначить встречу - это полторы-две минуты!"

Чтобы реально оценивать свои силы и знать, на что вы действительно способны, специалист по time management Александр Горбачев советует засекать время выполнения той или иной задачи. "Я веду ежедневник текущих событий с отметками, сколько времени потрачено на то или иное действие, - говорит PR-менеджер Ася. -  Перечитываешь вечером эту хронику, еще раз вспоминаешь все лирические отступления, перекуры, непредвиденные обстоятельства, которые ломают график, и понимаешь, почему сегодня не сделано это, это и вот это".

"За 4-6 недель ведения такого дневника человек нарабатывает 80% точности своих часов, - утверждает Горбачев. - Правда, человеку, чья жизнь и до этого была жестко регламентирована, может потребоваться всего 1-2 недели. А людям творческим, кто на часы никогда не обращал внимания, и восьми недель окажется недостаточно".

Съесть лягушку

Когда вы научитесь понимать свои внутренние часы, необходимо выработать в себе "легкость на подъем". Ведь иногда тяжелее всего - начать. Практика показывает, что самые сложные задания легче всего делать с утра. "Если делать что-то совсем не хочется, надо просто зажмуриться и сделать не особо задумываясь - желательно прямо с утра, - рассказывает Светлана. - Психологи называют это "съесть лягушку". Тогда весь день чувствуешь невероятное облегчение".

"Я стараюсь до двух сделать все звонки и провести все встречи, - говорит менеджер по работе с клиентами Мария. -  Потом - уже все, что не требует общения с людьми и зависит только от меня".

Если не хочется что-то делать - переключаться

"Легкие" и "сложные" дела лучше всего записать на бумаге: так будет нагляднее. Некоторые также составляют списки по приоритетам. "Я делаю так: в ежедневнике с вечера записываю дела, которые надо сделать, - объясняет Светлана. - Один список - это основные дела, которые требуют времени и усилий. А второй - дела, которые можно сделать в  промежутках между основными: позвонить кому-нибудь, написать письмо, проверить что-то. Если бывает, что одно из основных дел стопорится (ну не придумывается заголовок и все тут!) - помогает второй список, который на время переключает мозги. А как приятно вычеркивать сделанные дела из обоих списков! То, что не успела - автоматически переносится на следующий день".

"Нет" чувству вины!

Если планы все же не выполняются, не нужно страдать. Чувство вины не прибавит вам эффективности. Важно, наоборот, понять, где план (а не вы!) дал сбой, где силы были переоценены.

И, наконец, главное - не забыть включить в свой ежедневный график время на отдых. "Иногда можно позволить себе c удовольствием полениться", - говорит Ирина.

А у Аси есть любимая история на эту тему: известный физик Эрнест Резенфорд на протяжении долгого времени заглядывая в лабораторию, сталкивался с одним и тем же лаборантом, который постоянно что-то делал. На прямой вопрос о своих занятиях лаборант отвечал: "Я работаю". В какой-то момент Резенфорд вспылил: "Простите, я уважаю вашу работу, но я не понимаю - когда же вы думаете!?"