TOYOTA в офисе

  О сокращении затрат сегодня говорится постоянно, что, впрочем, вполне понятно. Когда же их сокращать, как не в кризис? О том, как это сделать «по науке», применяя проверенные методы «точно вовремя», 5S, составления карты потока создания ценности, хэйдзунка и других, и превратить каждый офис в бережливый, рассказывает в своей книге Дон Тэппинг.

Всем и каждому

Задача бережливого производства - избавиться от потерь и не создающих ценность операций в производственном процессе. Однако более 60% затрат приходится на административные процессы. «Принципы бережливого производства можно использовать не только в производстве», - пишет автор, ведь в любой организации существуют задачи и процессы, которые можно стандартизировать и сделать как можно более эффективными.

Автор считает, что концепции и инструменты, описанные в книге, работают везде, где необходимо снижать время выполнения заказа, повышать эффективность использования рабочего времени и прибыль. В строительстве это может быть участие в тендерах и планирование проектов, например. В финансах - при обработке заявок на получение ипотеки или работе с заявлениями о выплате страхового возмещения. Работают они и в здравоохранении, и на производстве, и в правительственных учреждениях.

Пошаговое руководство

Дон Тэпинг шаг за шагом описывает все этапы трансформации. Он пишет о том, как организовать командную работу, считая ее важнейшей составляющей проекта по внедрению бережливого производства; как оценить текущее положение дел, используя различные формы высокоуровневого анализа процессов; как составить карту потока создания ценности и определить, где имеют место потери, и, наконец, как решать возникающие в процессе реорганизации проблемы.

Страница за страницей перед глазами читателя возникает офис, работающий как единый механизм, где каждая бумажка знает свое место, на каждую операцию тратится ровно столько времени, сколько нужно, и ни минутой больше, а нагрузка распределяется так, что все сотрудники в равной степени заняты работой, создающей ценность.

Обязательные условия

Однако для того чтобы все это заработало, важно соблюдать четыре основных условия. Эти условия - фундамент, на котором держится все остальное. «Каждое из условий подразумевает, что вы будете стараться понять своих сотрудников, объяснить им новые принципы работы и вовлечь их в реализацию новой концепции», - пишет Дон Тэппинг.

Первое условие создания культуры непрерывного совершенствования всех процессов - это изменение поведения сотрудников, внедрение модели «поведение - взгляды -культура». Второе - экономическое обоснование перехода к бережливым методам. Условие номер три - семь видов потерь. Сотрудники должны иметь представление о потерях и уметь в них разбираться. И, наконец, четвертое - приверженность руководства. «Руководители высшего звена должны быть на сто процентов вовлечены в положительные изменения в компании и на сто процентов убеждены в том, что для поддержания уже имеющихся успехов или достижения новых высот необходимо создать бережливое предприятие», - утверждает автор. Подробнее об этих условиях и правилах их соблюдения читайте в главе «Четыре условия для воплощения концепции. Люди - ваш самый ценный актив».

Дон Тэппинг, Энн Данн «Бережливый офис». -  М.: Альпина Паблишерз, 2009

5 лучших книг по менеджменту от издательства «Альпина Бизнес Букс»:

• П. Друкер «Классические работы по менеджменту»
• М. Портер «Конкурентное преимущество»
• К. Омае «Мышление стратега»
• И. Адизес «Идеальный руководитель: Почему им нельзя стать и что из этого следует»
• К. Коффман, М. Бакингем «Сначала нарушьте все правила. Что лучшие в мире менеджеры делают по-другому»