Трудный жанр

Расскажите друзьям

Успешное завершение проектов зависит столько от сути дела, сколько от умения изложить результаты


Стать "титаном" этого жанра весьма непросто, но любой может повысить результативность своих презентаций. Для этого нужно освоить и соблюдать порядок подготовки и проведения презентации. Эти процедуры достаточно просты, но спросите себя сами: знаете ли вы их и, самое главное, соблюдаете ли?

Определение цели. Постарайтесь максимально конкретизировать цель презентации, сформулировав ее желательно одним предложением. Цель должна быть критерием, по которому вы и будете проверять все: от объема необходимой информации до способа ее изложения. 

Выяснение аудитории. Ваша задача - как можно точнее предсказать состав предполагаемых слушателей. Это принципиально важно для содержания и стиля презентации. 

Разработка структуры презентации. Сначала выберите информацию, которая вам необходима. Затем нужно составить четкий план, разместить разделы в логическом порядке, сформулировать вопросы, предложения, аргументы.
Хорошая полномасштабная презентация, как и любой ее раздел, может быть построена по схеме "6П":
1) Предисловие - предмет разговора;
2) Положение - описание ситуации;
3) Проблемы - формулирование решаемых задач;
4) Перспективы - анализ возможных последствий и рисков;
5) Предложения - рекомендации по возможным действиям;
6) Послесловие - резюме важнейших фактов, рисков и рекомендаций.

Отбор команды, определение порядка и времени выступлений. Каждый участник должен четко представлять, что и как он должен будет излагать. 

Определение характера использования визуальных средств. Любые ошибки в подготовке и демонстрации слайдов существенно ухудшают восприятие презентации. 

Подготовка демонстрационных и раздаточных материалов. Они должны быть подготовлены заранее. Лучше иметь некоторый излишек раздаточных материалов. Демонстрационные и раздаточные материалы должны быть лаконичными, но информативными. 

Подготовка каждым участником своего выступления. На основе указанных лимитов времени и объема информации все участники готовят свои выступления. При этом определенная в самом начале цель продолжает быть основным критерием при подготовке выступлений. 

Проведение репетиции. Даже для самых опытных профессионалов чрезвычайно полезно проведение репетиции презентации. Она должна быть приближена к реальным условиям. Проверяется все: длительность и характер выступлений с использованием визуальных средств, возможные технические проблемы и т. д. Хорошо, если кто-то может просмотреть и прокомментировать все с точки зрения аудитории. 

Презентация. Форма изложения материала должна соответствовать профессиональным требованиям: нельзя, уткнувшись в бумагу, зачитывать заранее приготовленный текст - нужно говорить свободно и обращаться к слушателям. Необходимо контролировать время и последовательность изложения. Общая готовность и собранность команды, четкость изложения текста, хорошее качество демонстрационных и раздаточных материалов должны убедить в тщательности подготовки, а значит, и в должном внимании к клиенту. Будьте готовы к любым неожиданностям: чем лучше вы готовы на них адекватно отреагировать, тем меньше вероятность неприятностей с этой стороны.
 
Анализ проделанной работы. Жизнь не заканчивается после удачной или, наоборот, провальной презентации. Чуть-чуть остыв от пережитого, полезно провести анализ всей подготовительной работы и проведенной презентации. Это будет хорошим фундаментом грядущих успехов.

Сергей Пятенко, первый заместитель генерального директора аудиторско-консультационной фирмы "ФБК".
Татьяна Сапрыкина, сотрудник аудиторско-консультационной фирмы "ФБК".

Опубликовано в газете "Ведомости" 11 сентября 2005 года


Комментарии

Комментарии могут оставлять только авторизованные пользователи.
Экосистема инноваций
30 ноября 2017
Ещё события


Telegram канал @rusbase