Управление временем и собой

Время принципиально отличается от всех ресурсов, которые есть в распоряжении человека. Оно идет вперед и никогда не "оглядывается" на отстающих. Но в серьезном бизнесе, где формула "время - деньги" по-настоящему работает, каждая потерянная минута может приносить вполне ощутимые убытки. Тренинги по тайм-менеджменту (однодневный курс стоит от $250 до $450) существуют как раз для того, чтобы научить людей рационально распоряжаться временем.

Российские бизнесмены, правда, часто недооценивают роль этого навыка. "За годы советской власти мы привыкли работать либо спустя рукава, либо в режиме аврала. Посмотрите фильм "Служебный роман", там очень наглядно показаны все особенности неправильного управления временем", - говорит тренер-консультант компании CBSD (Center for business skills development) Наталья Осветимская. Так или иначе своим временем управляют все. Вопрос только в том, насколько эффективно.

В международной тренинговой компании Time Manager International (TMI) считают, что проблема управления временем куда шире, чем простое составление графика или схемы выполнения проекта. "Существуют такие понятия, как стратегическое планирование, проектное планирование и оперативное планирование", - говорит инструктор-консультант по менеджменту компании Time Manager International Геннадий Суровцев. Стратегическое планирование определяет долгосрочные цели. Проектное необходимо тогда, когда речь идет о подготовке конкретного проекта. Оперативное планирование рассчитано на день и более. На оперативном уровне уже нужны подробности, а не общий обзор. В зависимости от того, о каком планировании идет речь, нужен соответствующий инструмент от сложных диаграмм долгосрочного планирования до банального ежедневника.

Один из самых простых инструментов тайм-менеджмента - матрица, разделенная на четыре квадрата: в первом - важные дела, которые требуют срочного решения, во втором не важные, но срочные дела. Третий квадрат - это дела важные, но несрочные. В четвертом находятся дела несрочные и неважные. Управление временем начинается тогда, когда человек садится и расписывает все дела, которые должен сделать за день, по четырем квадратам. Порой уже этого бывает достаточно для того, чтобы повысить эффективность работы. Рекомендации, которые дают тренеры, кажутся очень простыми: во-первых, большую часть времени (около 60 %) уделять стратегическому планированию, во-вторых, как можно более четко определять цели работы. Только так можно предотвращать кризисы, которые однажды навалятся на вас скопом и потребуют срочного решения.

"Задача топ-менеджера, - говорит Наталья Осветимская из CBSD, - ранжировать цели и задачи, которые он ставит перед людьми по принципу важности срочности, для того чтобы как можно быстрее и эффективнее достичь цели. Он планирует общее время (ресурс, который отводится на достижение конкретной цели) и выбирает задачи, которые стоит делегировать подчиненным. Чем четче мысли сформулированы, тем меньше потребуется времени на объяснение их подчиненному". Делегирование полномочий один из главных способов экономии времени. "Единственный шанс разгрузить себя мотивировать людей - это передать ответственность, - говорит Геннадий Суровцев из TMI. - Для этого необходимо четко поставить цели определить критерии их достижения. Иначе невозможно будет ни оценить ход процесса, ни определить, достигли вы результата или нет".

По сути, основное содержание курсов тайм-менеджмента это основы целевого управления. Тренеры по тайм-менеджменту советуют относиться ко времени так же, как к деньгам. "Многие люди, не понимая, что время это тоже вполне измеряемый ресурс, пытаются, образно говоря, купить все", - поясняет Геннадий Суровцев из TMI. "У каждой корпорации - свои пожиратели времени, - констатирует разработчик авторского курса тайм-менеджмента президент Кадрового клуба Александр Литягин. - И решать проблему можно только сообща, когда, например, совет директоров компании своим решением выделяет для персонала "тихий час", когда каждый может закрыться в собственном кабинете и планировать свои действия на ближайший период времени. А эффективность будет зависеть от желания всех сотрудников улучшить результаты своей работы".

По признанию специалистов, результаты тренингов часто удивляют клиентов. "Многие даже жаловались, говорили, что люди стали замкнутые, необщительные, более требовательные", - говорит Александр Литягин из Кадрового клуба. Менеджер по региональным продажам компании FritoLay Inc Валерий Самусенко сказал, что считает тренинги по тайм-менеджменту для сотрудников любой фирмы самыми важными наряду с тренингами по налогообложению и организации продаж. "Мне они очень помогли в карьере", - отметил он.

Николай Федянин

Опубликовано в газете "Ведомости" 22 марта 2005 года